Voraussetzungen
Im Rahmen der Initiative “Stärkung von CRIS” werden die Leibniz-Einrichtungen bei der Einführung der Open Source-CRIS, die aus den Leibniz-Einrichtungen heraus entwickelt oder wesentlich mitentwickelt werden, finanziell unterstützt. Dies erfolgt in Form von nachträglichen anteiligen Kostenerstattungen.
Grundsätzlich können alle Einrichtungen, die Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft sind, eine Kostenerstattung erhalten. In erster Linie werden neue Einführungsprojekte in den Blick genommen, um die Zahl der in der Leibniz-Gemeinschaft genutzten CRIS zu erhöhen. Aber auch für Weiterentwicklungen bereits bestehender Open Source-Installationen können Kosten erstattet werden, soweit eine solche Weiterentwicklung der Community wieder zur Verfügung gestellt bzw. das Programm dadurch insgesamt verbessert wird.
Kostenerstattungen mit einem der (unten) genannten CRIS sind grundsätzlich auch für Einführungsprojekte möglich, mit denen bereits begonnen wurde, sofern die Leistungen nach dem 1. November 2024 erfolgten (dem Beginn des 3. Jahres der Initiative “Stärkung von CRIS”). Die Kostenerstattung wird nachträglich auf den nachgewiesenen Rechnungsbetrag ausgereicht.
Der Initiative “Stärkung von CRIS” stehen hierfür insgesamt 50.000 EUR zur Verfügung. Daraus können für jede Neuinstallation (oder der Community zugute kommende Weiterentwicklung, s. oben) nachträglich bis zu 5.000 € erstattet werden. Die Mittel stehen bis zum 31.10.2025 zur Verfügung. Für Leistungen, die erst nach diesem Datum erbracht werden, sind Kostenerstattungen nicht möglich.
Erstattet werden Kosten im Zusammenhang mit den drei Open Source-CRIS, die aus Leibniz-Einrichtungen heraus entwickelt oder wesentlich mitentwickelt werden:
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Ablauf
Bei Interesse sollten die Leibniz-Einrichtung, der jeweilige „Softwareanbieter“ und die Initiative „Stärkung von CRIS“ alle kurzfristig (z.B. im Rahmen einer Videokonferenz) zusammenkommen und die Umrisse des Projektes besprechen. In dieser Vorabberatung ist dann vor allem zu klären, was die Leibniz-Einrichtung genau beabsichtigt, damit alle Beteiligten dabei den gleichen Plan vor Augen haben. Die Initiative “Stärkung von CRIS” dokumentiert dies während des Gespräches und reserviert den Erstattungsbetrag. Dieses Vorgehen ist erforderlich, damit bei großem Interesse rechtzeitig genug feststeht, wann das für Erstattungen verfügbare Budget erschöpft ist.
Im Vorfeld sollte seitens der Leibniz-Einrichtung so weitgehend wie möglich bereits geklärt sein, was erreicht werden soll. Gibt es eventuelle zeitliche oder finanzielle Restriktionen? Die jeweilige Institutsleitung bzw. der Vorstand (o.ä.) sollte das Vorhaben auf jeden Fall unterstützen. Ein Mandat zur Durchführung des Projektes von Seiten des leitenden Managements ist unbedingt erforderlich, bevor das Projekt beginnen kann.
Ansonsten müssten interessierte Leibniz-Einrichtungen dann vor Projektbeginn hausintern noch klären, wie der Auftrag an den Softwareanbieter vergeben werden kann, damit die wesentlichen für die Einrichtung geltenden Spielregeln des Vergaberechts eingehalten sind. Sie müssen die Leistung in Auftrag geben, abnehmen und dem jeweiligen Anbieter den in Rechnung gestellten Betrag erst bezahlen, bevor Sie eine Erstattung beantragen können. Im Bund und in vielen Bundesländern wurden inzwischen vereinfachte Vergabeverfahren festgelegt (u.a. Erhöhung von Wertgrenzen, vereinfachte Dokumentationspflichten), welche die Leibniz-Einrichtungen hier wahrscheinlich für sich nutzen können.
Dokumente
Die wichtigsten Informationen (auch zur Weitergabe in der eigenen Einrichtung) sind auf einen Blick in dieser Handreichung zu finden:
Eine Zusammenfassung finden Sie außerdem in diesen Präsentationsfolien, die im Rahmen der Online-Workshops der Initiative “Stärkung von CRIS” dazu gezeigt wurden:
Bei Fragen wenden Sie sich gern an die Initiative “Stärkung von CRIS”: cris@leibniz-gemeinschaft.de