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Letztes Aktualisierungsdatum dieses CRIS-Profils: 13.06.2024
📝 Konzeption
Was ist der eigentliche Kern des Systems? Was ist die dahinter stehende Philosophie? Was soll das System eigentlich leisten? Ist es ein Selbstmeldesystem oder werden die Daten zentral eingetragen? Hat das System auch Bestandteile, die nicht unbedingt zu einem CRIS im engeren Sinne gehören (z. B. Nutzbarkeit auch als Repositorium)? Ist es ein “Out-of-the-Box”-System, oder muss viel konfiguriert werden?
- Erfassung von Forschungsinformation via Webanwendung
- Eingaben parallel als Selbstmeldesystem, verteilt zentral und dezentral möglich
- Verschiedene Objekttypen (Personen, Ressourcen/Publikationen, Projekte und Verlaufsdaten)
- Zurodnung von Kategorien (kontrolliertes Vokabular) und freien Tags
- Konfigurierbare Workflows pro Objekttyp zur Qualitätskontrolle
- Zahlreiche Einstellmöglichkeiten zur Individualisierung
- Rechtemanagement
- Sichtbarkeitsmanagement (für die Webanbindung)
- Wartungslisten für die Datenkuratierung
- Workflowmanagement
“GRIS bedeutet für uns eine umfängliche Professionalisierung der Erfassung, Wartung und Weiterverarbeitung unserer Forschungsinformationen.” - Stella Mickeler García, Leibniz-Institut für Medienforschung, Hans-Bredow-Institut (HBI)
🗃️ Separat erfassbare Datentypen
Welche Datentypen können erfasst werden? Inwiefern können die erfassbaren Datentypen vom Institut angepasst oder um weitere ergänzt werden? Wird nach Stammdaten, Flussdaten, Verlaufsdaten unterschieden? Können neben Metadaten auch Volltexte, Bilder, Videos usw. aufgenommen werden?
- Personenprofile inklusive CV und Foto
- Publikationen mit Volltext (individuelle Feldauswahl pro Typ)
- Projekte einschließlich Verlauf von Antrag bis zum Projektende
- Veranstaltungen (Vorträge, Lehre, Veranstaltungsorganisation, …)
- Gutachten
- Preise/Ehrungen
- Verlaufsdaten: Abteilungszugehörigkeit, Ämter, Ausbildung, Berufung, Gastaufenthalte (outgoing/incoming/Betreuung), Gremienmitgliedschaft, Stipendien, Teilnahme an externer Weiterbildung, Volontariate, Wissenschaftliche Abschlüsse (Arbeit/Betreuung)
- Promotionsprogramme
- Individuelle Kategorien
- Individuelle Schlagwörter (Tags)
- Organigrammdaten
- Notizen (mit Sichtbarkeit für bestimmte Personen/Gruppen)
🌟 Besonders hervorhebenswerte Features
Wodurch hebt sich das System besonders hervor? Was bietet das System, das andere Systeme eher nicht bieten? Was sind ganz hervorragende und beeindruckende Aspekte des Systems, die seine Nützlichkeit deutlich erhöhen?
- Vollständig Open Source
- Ständig erweiterte Dokumentationen für Entwickler*innen, Administrator*innen und Benutzer*innen (http://gris.git.gesis.org/index.html)
- Automatisch aktualisierende API-Dokumentation (http://gris.git.gesis.org/gris-leibniz/master/)
- Dokumentiertes Datenmodell und unkomplizierter Zugriff auf die Datenbank (keine Black-Box)
- API für die Webdarstellung
- Individuell konfigurierbare Datenübertragung zur IDA-API
- Unterstützung von Zweitveröffentlichungen im Rahmen von Open Access mit individueller Textgestaltung
- Die GRIS-Datenstruktur orientiert sich sehr nah an der Paktabfrage, um mit IDA kompatibel zu sein und an vielen Stellen eine automatische Datenübertragung zu ermöglichen.
- GRIS ist auf Grundlage des Institutsalltags der Leibniz-Einrichtungen entstanden. Es gibt keine generischen Systemanteile, alles ist an Leibniz-Bedarfen orientiert.
- GRIS profitiert in seiner laufenden Weiterentwicklung sehr von den Erfahrungen der unterschiedlichen Leibniz-Einrichtungen im GRIS-Konsortium.
📊 Reporting-Funktionen
Welche Reporting-Möglichkeiten gibt es? Wie flexibel kann das Reporting angepasst werden? Welche Daten können auf welche Weise bzw. nach welchen Kriterien ausgewertet werden? Welche Visualisierungsmöglichkeiten gibt es? Wie viel von dem, was man für die Leibniz-Paktabfrage benötigt, kann bereits mittels der Standardinstallation des Systems bedient werden? Können Auswertungen oder Berichtsvorlagen gespeichert und laufend aktualisiert werden?
- Auswertung der Ressourcen nach „Current Potential“, „Work done at” oder Kategorien
- Auswertung u. a. nach Ressourcentypen und Organisationseinheiten
- Auswertung von Projekten und Verlaufsdaten
- Ausgabe in Tabellenform mit direktem Export in die Zwischenablege, zu MS Excel oder als PDF
- Kumulierte Wertermittlung für die IDA-Übertragung
🧩 Use Cases
Wofür und wie häufig wird das System verwendet? Welche Anwendungsfälle gibt es, insbesondere auch über die “klassische” CRIS-Aufgabe des Reportings hinaus? Was sind Nutzen und Mehrwert des Systems? Was kann man mit den Daten im System machen?
- Erfassung von Forschungsinformationen als Selbstmeldesystem
- Auswertung der Informationen (als Liste, aggregiert oder über individuelle Suchanfragen)
- Zusammenstellung von formatierten Publikationslisten (z. B. für Jahresberichte)
- Anzeige von Personenprofilen im Web
- Export der Daten in andere Anwendungen (Excel, Word, Bibtex…)
- Mittels einer Kompetenzbörse können sich Personen in GRIS Kompetenzen und Kenntnisse zuordnen und sind dann innerhalb der Einrichtung als Expert*innen für die ausgewählten Themen auffindbar.
- Mittels der strukturierten Daten und Auswertungen ist eine strategische Steuerung der Institutsweiterentwicklung möglich.
- Über das Kategorien- und das Schlagwortsystem lassen sich eigene Informationsräume strukturieren und gezielt abfragen.
🛡️ Rollen- und Rechtemodell
Wie detailliert ist das Rollen- und Rechtemodell? Wie viele Rollen gibt es (vielleicht mit Beispielen)? Auf welchen Ebenen können Berechtigungen festgelegt werden? Können Berechtigungen zwischen Nutzer*innen übertragen werden? Berücksichtigt das Rollen- und Rechtemodell auch Gruppen? Wie flexibel sind das Rollen- und Rechtemodell und die Möglichkeiten, Berechtigungen festzulegen?
- Anbindung an LDAP/Active Directory
- Freigabe von Seiten/Funktionen auf Gruppenebene
- Individuelle Gruppen
- Rechteübertragung für die Eingabe an andere Personen/Gruppen möglich
- Über das Rollen- und Rechtemodell kann auch definiert werden, welche Nutzenden welche Arten von Suchen und Auswertungen ausführen dürfen.
🖍️ Qualitätssicherung
Bietet das System Workflows zur Kontrolle bzw. Validierung und Bestätigung von Einträgen? Wie detailliert sind solche Workflows ausgearbeitet und für welche Daten sind sie verfügbar? Welche Kommentar- und Beanchrichtigungsfunktionen gibt es? Gibt es automatische Qualitätssicherungsprozesse wie z. B. kontrollierte Vokabulare beim Eintragen von Affiliationen (etwa mit einer ROR-Integration)?
- Mehrstufige Workflows mit beliebiger Anzahl von Schritten und Einzelchecks
- Für jeden Datentyp individuell konfigurierbar
- Workflowmanagement zum strukturierten Bearbeiten von Prüffällen
- Bei neu eingetragenen Forschungsleistungen führt GRIS automatisch eine Dublettenprüfung durch und gibt bei gefundenen Dubletten eine entsprechende Warnmeldung aus.
↔️ Schnittstellen
Hat das System eine (offene) Schnittstelle zur Datenausgabe? Wie ist diese dokumentiert? An welche anderen Arten von Software kann das System beispielsweise Daten übergeben? Aus welchen Quellen kann das System Daten aufnehmen? In welchen Formaten werden Daten ausgegeben und aufgenommen? Welche Daten können ausgegeben oder aufgenommen werden?
- Datenexport an vielen Stelle als PDF, Excel, Word oder Bibtex
- Ausgabe von Zitationen nach Chicago oder APA-Style
- Automatische Synchronisierung mit LDAP/Active Directory
- Datenausgabe via dokumentierter REST-API (ebenfalls quelloffen)
- Die GRIS-API gibt vollständige Datensätze aus, die in beliebigen anderen Systemen, die Datenimporte erlauben, weiterverwendet werden
- GRIS kann Daten an Websites übergeben. Hierfür sind jeweils individuelle Schnittstellenprogrammierungen erforderlich. Für eine Übergabe von Daten an Typo3-basierte Websites gibt es bereits ein Plugin, das genutzt werden kann.
- Aktuell wird an Importroutinen aus OpenAlex und ORCID gearbeitet. Weitere Anbindungen und Importformate, wie Web of Science sind in Planung. Auch automatische Abrufe von Metadaten zu Publikationen anhand von DOIs werden dann möglich sein. Voraussichtlich wird die Umsetzung eines Großteils der neuen Funktionen bis Ende 2024 erfolgen können.
🧾 Unterstützung persistenter Identifikatoren (PIDs)
Welche persistenten Idenfikatoren (PIDs) unterstützt das System (z. B. DOI für Publikationen, ORCID für Personen, ROR für Institutionen…)? Welche Integrationen gibt es, und wie funktionieren diese? Wofür können PIDs genutzt werden (z. B. Validierung von Eingaben oder Abruf von Daten aus externen Quellen)?
Ressourcen
- DOI
- URN
- ISSN
- ISBN
- URL
Personen
- GUID (AD und LDAP)
- ORCID-Angabe für Personen
- Eigene ID-Nummern (z. B. Personalnummern)
Aktuell wird an Importroutinen aus OpenAlex und ORCID gearbeitet. Weitere Anbindungen und Importformate, wie Web of Science sind in Planung. Auch automatische Abrufe von Metadaten zu Publikationen anhand von DOIs werden dann möglich sein. Voraussichtlich wird die Umsetzung eines Großteils der neuen Funktionen bis Ende 2024 erfolgen können.
🔍 Suchfunktion
Welche Möglichkeiten der Suche gibt es? Wird zwischen einfacher und erweiterter Suche unterschieden? Wie stark kann in der erweiterten Suche differenziert werden? Kann mit Operatoren (UND, ODER, NICHT) gesucht werden? Gibt es auch eine Volltextsuche (wenn auch Volltexte in das System aufgenommen werden)? Können Suchanfragen gespeichert werden?
- Einfache Suche für schnelle Abfragen
- Erweiterte Suchfunktion mit visuellem Abfrageeditor
- Boolsche Operatoren (UND, ODER, NICHT)
- Verschiedene Vergleichsoperatoren (größer, kleiner, gleich, ungleich, enthält)
- Klammersetzung (in Verbindung mit boolschen Operatoren)
- Speicherung von Suchanfragen
- Filterung nach geprüften Ressourcen (Prüfung innerhalb der jeweiligen Workflows)
- Suchergebnisse können nach MS Excel exportiert werden. GRIS exportiert immer die vollständigen Datensätze, mit denen dann weitergearbeitet werden kann.
🪄 Anpassbarkeit / Customization
Welche Möglichkeiten gibt es für das Institut, Anpassungen an den Datentypen, Formularen und Strukturen vorzunehmen? Können neue Datentypen angelegt und bestehende geändert werden? Lassen sich Pflichtfelder definieren? Können Workflows erstellt und angepasst werden? Lässt sich das Reporting anpassen bzw. konfigurieren? Welche Anpassungsmöglichkeiten am Design gibt es?
- Anlegen eigener Ressourcentypen
- Zuordnung beliebiger Datenfelder pro Typ
- Aus-/Einblenden von Feldern
- Angabe zusätzlicher Pflichtfelder
- Freie Sortierung der Ressourcentypen
- Anlegen von Kategorien, Tags und Organigramm
- Eigene CSS-Stile für individuelles Branding
- Eigene Übersetzungen (über 900 Begriffe sind bereits zweisprachig und mit Genderversionen vorhanden)
- Über 100 individuelle Einstellungen über die Settings direkt im Backend möglich (mit Import-/Exportfunktion der Einstellungen)
- Freie Justierung der Prüfworkflows von liberal bis strikt
- Einbindung eigener FAQs, Handbücher und Hinweise
- GRIS unterstützt derzeit die Sprachen Deutsch und Englisch.
“Das Beste an GRIS ist die kooperative Zusammenarbeit bei der Entwicklung mit anderen Leibniz-Instituten. So gelingt es uns ein System zu erschaffen was uns zusammenbringt und gleichzeitig Möglichkeiten zu erhalten die Nutzung institutsspezifisch zu individualisieren.” - Stella Mickeler García, Leibniz-Institut für Medienforschung, Hans-Bredow-Institut (HBI)
🧱 Erweiterbarkeit
Welche Möglichkeiten bietet der Hersteller bzw. das System, zusätzliche Funktionen aufzunehmen? Gibt es optionale Zusatzmodule? Welche Zusatzmodule, die in der Standardversion nicht automatisch enthalten sind, sind am wichtigsten? Auf welche Weise können Erweiterungen des Systems durchgeführt werden?
- Individuell erweiterbar durch offenen Quellcode und ausführliche Dokumentation
- Modularer Aufbau
- Eigene Weiterentwicklungen können als Merge Request an das GRIS-Konsortium übergeben werden. Wird die Weiterentwicklung angenommen, wird sie dann Teil einer späteren offiziellen GRIS-Version sein. Ansonsten kann eine Weiterentwicklung auch als Fork individuell fortgeführt werden. In diesem Fall ist jeweils sicherzustellen, dass die Fork-Version auch nach späteren offiziellen Updates noch funktioniert.
- Leibniz-Einrichtungen, die Mitglied im GRIS-Konsortium sind, können Feature-Wünsche äußern. Das Konsortium entscheidet darüber, welche neuen Features implementiert werden. Hieraus entstehen keine zusätzlichen Kosten.
📡 Updatezyklen
Wie häufig und in welchem Umfang gibt es Systemupdates? Müssen die Updates übernommen werden, oder ist das (teilweise) optional? Wie laufen die Updateprozesse ab? Welchen Einfluss haben Nutzer*innen auf die allgemeine Weiterentwicklung des Systems?
- In jeder Projektphase (jeweils 1 Jahr) werden merhere Releases mit großem Funktionsumfang herausgegeben
- Neben den Major-Releases werden Bugfixes oder kleinere Feature-Releases bereitgestellt
- Alle Features werden im Arbeitskreis Anforderungen gesammelt, abgestimmt und in das Product-Backlog übernommen
🔧 Wartung und Support
Welche Support- und Wartungsmodelle gibt es? Mit welcher Geschwindigkeit und welcher Gründlichkeit werden Supportanfragen bearbeitet? Gibt es für den Support ein Ticketsystem? Lässt sich das System (auch) selbst warten?
- GRIS bietet verschiedene Support-Modelle an, die sich an verschiedenen Faktoren orientieren: https://www.gris-leibniz.org/support
- Für Mitglieder des GRIS-Konsortiums ist der Support kostengünstiger.
- Supportmöglichkeiten werden durch Funktionen in GRIS unterstützt; z. B. lässt sich eine Datei exportieren, die die aktuell verwendete Datenbankversion auf Fehler prüft.
- Support ist beispielsweise beim Altdatenimport möglich, wenn GRIS als neues System angeschafft wird. Hier wird etwa bei der Konzeption oder beim Schreiben von Import-Skripten unterstützt. Der Umfang des möglichen Supports richtet sich nach den aktuellen Verfügbarkeiten der Entwickler*innen im GRIS-Konsortium.
⚙️ Technische Anforderungen
Wie und wo wird das System gehostet? Gibt es hier unterschiedliche Modelle, aus denen gewählt werden kann? Wenn das Institut das System hostet (oder hosten kann), welche technischen Anforderungen muss der Server erfüllen? Welche weitere technische Infrastruktur ist erforderlich?
Das System kann vom Kunden wahlweise On-Premise oder in der Cloud bzw. auf einem extern Server installiert werden. Die technischen Anforderungen orientieren sich an gängigen Webstandards. Die Mindestanforderungen sind sehr niedrig:
- Debian oder Ubuntu als OS-Empfehlung
- Apache Webserver
- MariaDB
- PHP
- (Open-)LDAP oder Anbindung an externen LDAP- bzw. AD-Server
- Mailfunktion (optional)
Sobald die lokale IT GRIS installiert hat, sollte es innerhalb von 2 bis 4 Wochen möglich sein, das System in den Produktivbetrieb zu nehmen. Erfahrungsgemäß entsteht der größte Zeitaufwand im Zusammenhang mit dem Altdatenimport.
💶 Kosten und Lizenzmodell
Welche Sachkosten entstehen? Wie hoch sind die einmaligen Kosten, wie hoch sind die laufenden Kosten pro Jahr? Welche Lizenzbänder gibt es, und wie stark unterscheiden sich die Preise zwischen ihnen? Wie hoch ist der Preisunterschied zwischen Hosting seitens des Herstellers und Hosting seitens des Instituts? Welche zusätzlichen Kosten enstehen etwa durch Zusatzmodule? UND: Welcher Personalaufwand entsteht? Wie viel Arbeitszeit muss das Institut investieren, sowohl im Rahmen der Einführung als auch jährlich während des Produktivbetriebs?
GRIS ist komplett Open-Source. Kosten entstehen lediglich für den Betrieb oder die Teilnahme am Konsortium. Für individuelle Beitragsberechnungen wenden Sie sich bitte an die Kontaktadresse oben.
- Für die Mitgliedschaft im GRIS-Konsortium fällt ein Sockelbetrag von jährlich 5.000 EUR an, zzgl. eines Betrags, der von der Anzahl der teilnehmenden Leibniz-Einrichtungen und dem Kernhaushalt der jeweiligen Einrichtungen abhängt. Je mehr Leibniz-Einrichtungen Mitglieder im Konsortium sind, desto geringer werden die Kosten für jede einzelne Einrichtung. Trägt eine Einrichtung Entwicklerleistungen bei, ermäßigt sich der zu zahlende Jahresbetrag.
- Durch die Mitgliedschaft im Konsortium können Einrichtungen an den regelmäßig stattfindenden Treffen teilnehmen: ein bis zwei Orga-Treffen pro Jahr (Treffen der Institutsleitungen), ein Treffen der AG Anforderungen etwa alle zwei Monate, und Entwicklertreffen alle zwei Wochen. Mitglieder des Konsortiums zahlen einen ermäßigten Stundensatz, wenn sie Supportleistungen in Anspruch nehmen (momentan 75 EUR anstatt 150 EUR pro Stunde). Zudem können Konsortiumsmitglieder Wünsche für die GRIS-Weiterentwicklung einbringen, über die das Konsortium abstimmt. Weiterentwicklungswünsche, die vom Konsortium unterstützt werden, werden ohne zusätzliche Kosten umgesetzt.
- Es handelt sich nicht um ein Abo-Modell. Das Konsortium kann nach jeder Projektphase wieder verlassen werden.
👥 User-Community
Welche User-Communities gibt es (in der Leibniz-Gemeinschaft, in Deutschland, weltweit)? Wie kann man Teil der Communities werden? Wie und wann kommunizieren die Community-Mitglieder? Gibt es öffentlich verfügbare Ressourcen der Communities? Wie kommuniziert der Hersteller mit den Communities?
Es existiert eine aktive Anwender-Community, in der Fragen der Anforderungen, Prozesse und eventuelle Fehler regelmäßig besprochen und zentral verwaltet werden.
Es gibt sowohl eine inhaltliche Community als auch eine Entwicklercommunity.
“Die Zusammenarbeit im GRIS-Arbeitskreis macht einfach Spaß.” - Stella Mickeler García, Leibniz-Institut für Medienforschung, Hans-Bredow-Institut (HBI)
⚠️ Nachteile und Verbesserungsbedarf
Was sind mögliche Nachteile des Systems? Was sollte bei der Wahl dieses Systems unbedingt beachtet werden? Inwiefern ist das System stellenweise noch verbesserungsbedürftig? Welche Lücken gibt es, die das System nicht abdeckt?
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