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Letztes Aktualisierungsdatum dieses CRIS-Profils: 22.05.2024
📝 Konzeption
Was ist der eigentliche Kern des Systems? Was ist die dahinter stehende Philosophie? Was soll das System eigentlich leisten? Ist es ein Selbstmeldesystem oder werden die Daten zentral eingetragen? Hat das System auch Bestandteile, die nicht unbedingt zu einem CRIS im engeren Sinne gehören (z. B. Nutzbarkeit auch als Repositorium)? Ist es ein “Out-of-the-Box”-System, oder muss viel konfiguriert werden?
- Erfassung von Forschungsinformation via Webanwendung
- Eingaben parallel als Selbstmeldesystem, verteilt zentral und zentral möglich
- Fokus auf Flexibilität, sowohl in Bezug auf die Darstellung als auch auf das Datenmodell
- Sichtbarkeitsmanagement (für die Webanbindung)
- Wartungslisten für die Datenkuratierung
- Tiefe Verankerung in der Open-Science-Bewegung: “Open Source - Open Community - Open Data”
“VIVO ist sehr gut auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten!” - Max Mustermann, Test-Institut
🗃️ Separat erfassbare Datentypen
Welche Datentypen können erfasst werden? Inwiefern können die erfassbaren Datentypen vom Institut angepasst oder um weitere ergänzt werden? Wird nach Stammdaten, Flussdaten, Verlaufsdaten unterschieden? Können neben Metadaten auch Volltexte, Bilder, Videos usw. aufgenommen werden?
Prinzipiell sind die erfassbaren Datentypen (Entitäten) beliebig erweiterbar. Beispiele für typische Entitäten in VIVO sind:
- Personenprofile inklusive CV und Foto
- Metadaten zu Publikationen
- Metadaten zu Projekten
- Metadaten zu Veranstaltungen (Events, Konferenzen, Seminare…)
- Metadaten zu Datensets
- Standardisierte und individuelle Kategorien, Schlagwörter, wissenschaftliche Fachgebiete
“VIVO bietet zwar schon viele verschiedene Datentypen und recht gute Anpassungsmöglichkeiten, aber ich wünsche mir noch bessere Handhabbarkeit.” - Marlene Musterfrau, Test-Institut
🌟 Besonders hervorhebenswerte Features
Wodurch hebt sich das System besonders hervor? Was bietet das System, das andere Systeme eher nicht bieten? Was sind ganz hervorragende und beeindruckende Aspekte des Systems, die seine Nützlichkeit deutlich erhöhen?
- Vollständig Open Source
- Verknüpfung mit vielen Online-Datenquellen über Schnittstellen möglich (z. B. OpenAlex)
- Aufnahme von Publikationen allein durch Angabe der DOI möglich (die Daten werden dann automatisch abgerufen)
- In 7 Sprachen verfügbar
- Dokumentiertes Datenmodell und unkomplizierter Zugriff auf die Datenbank (keine Black-Box)
- API für die Webdarstellung
📊 Reporting-Funktionen
Welche Reporting-Möglichkeiten gibt es? Wie flexibel kann das Reporting angepasst werden? Welche Daten können auf welche Weise bzw. nach welchen Kriterien ausgewertet werden? Welche Visualisierungsmöglichkeiten gibt es? Wie viel von dem, was man für die Leibniz-Paktabfrage benötigt, kann bereits mittels der Standardinstallation des Systems bedient werden? Können Auswertungen oder Berichtsvorlagen gespeichert und laufend aktualisiert werden?
- Viele Möglichkeiten der Visualisierung
- Automatische Erstellung von Textbausteinen für Berichte
“Durch die automatische Erstellung von Berichtsteilen kann man viel Zeit sparen.” - Max Mustermann, Test-Institut
🧩 Use Cases
Wofür und wie häufig wird das System verwendet? Welche Anwendungsfälle gibt es, insbesondere auch über die “klassische” CRIS-Aufgabe des Reportings hinaus? Was sind Nutzen und Mehrwert des Systems? Was kann man mit den Daten im System machen?
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🛡️ Rollen- und Rechtemodell
Wie detailliert ist das Rollen- und Rechtemodell? Wie viele Rollen gibt es (vielleicht mit Beispielen)? Auf welchen Ebenen können Berechtigungen festgelegt werden? Können Berechtigungen zwischen Nutzer*innen übertragen werden? Berücksichtigt das Rollen- und Rechtemodell auch Gruppen? Wie flexibel sind das Rollen- und Rechtemodell und die Möglichkeiten, Berechtigungen festzulegen?
Text hier einfügen.
🖍️ Qualitätssicherung
Bietet das System Workflows zur Kontrolle bzw. Validierung und Bestätigung von Einträgen? Wie detailliert sind solche Workflows ausgearbeitet und für welche Daten sind sie verfügbar? Welche Kommentar- und Benachrichtigungsfunktionen gibt es? Gibt es automatische Qualitätssicherungsprozesse wie z. B. kontrollierte Vokabulare beim Eintragen von Affiliationen (etwa mit einer ROR-Integration)?
- Eingegebene Publikationen gehen immer zunächst zu einer verantwortlichen Person zur Überprüfung
“Die Workflows in VIVO haben uns bei der Organisation unserer Arbeitsprozesse sehr geholfen.” - Marlene Musterfrau, Test-Institut
↔️ Schnittstellen
Hat das System eine (offene) Schnittstelle zur Datenausgabe? Wie ist diese dokumentiert? An welche anderen Arten von Software kann das System beispielsweise Daten übergeben? Aus welchen Quellen kann das System Daten aufnehmen? In welchen Formaten werden Daten ausgegeben und aufgenommen? Welche Daten können ausgegeben oder aufgenommen werden?
- Der VIVO-Harvester kann Daten aus beliebigen Quellen importieren, solange diese maschinenlesbar vorliegen. Beispielimplementationen liegen vor für verschiedene offene und proprietäre Datenquellen wie OpenAlex oder Web of Science, aus CSV-Dateien und aus Open-Access-Repositorien via OAI-PMH.
- Es bestehen Importmechanismen durch Autor.innen für Publikationen Metadaten via DOI und Pubmed-ID
- VIVO Harvester kann Daten aus beliebigen Quellen importieren, solange diese maschinenlesbar vorliegen
- In Zukunft werden Informationen zu Forschenden auch zwischen zwei VIVO-Instanzen übertragbar sein (wenn z. B. eine Person von einem Institut an ein anderes Institut wechselt)
“Die Schnittstellen von und zu VIVO sind sehr komfortabel und vielseitig.” - Max Mustermann, Test-Institut
🧾 Unterstützung persistenter Identifikatoren (PIDs)
Welche persistenten Idenfikatoren (PIDs) unterstützt das System (z. B. DOI für Publikationen, ORCID für Personen, ROR für Institutionen…)? Welche Integrationen gibt es, und wie funktionieren diese? Wofür können PIDs genutzt werden (z. B. Validierung von Eingaben oder Abruf von Daten aus externen Quellen)?
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🔍 Suchfunktion
Welche Möglichkeiten der Suche gibt es? Wird zwischen einfacher und erweiterter Suche unterschieden? Wie stark kann in der erweiterten Suche differenziert werden? Kann mit Operatoren (UND, ODER, NICHT) gesucht werden? Gibt es auch eine Volltextsuche (wenn auch Volltexte in das System aufgenommen werden)? Können Suchanfragen gespeichert werden?
VIVO bietet verschiedene Suchfunktionen.
- Erweiterte Search
Die erweiterte Suche (”extended search”) erlaubt die freie Definition von Filtern über das Backend. Somit lassen sich institutionsspezifische Filter definieren. Diese Filter können sowohl öffentlich sichtbar als auch nur nach Anmeldung verfügbar sein.
- SPARQL-Queries
Die Daten in einem VIVO werden in einem Wissensgraphen abgelegt, der auch direkt mit der Abfragesprache SPARQL angesprochen werden kann. Dies ist nur für Anwender:innen mit entsprechender Berechtigung verfügbar.
🪄 Anpassbarkeit / Customization
Welche Möglichkeiten gibt es für das Institut, Anpassungen an den Datentypen, Formularen und Strukturen vorzunehmen? Können neue Datentypen angelegt und bestehende geändert werden? Lassen sich Pflichtfelder definieren? Können Workflows erstellt und angepasst werden? Lässt sich das Reporting anpassen bzw. konfigurieren? Welche Anpassungsmöglichkeiten am Design gibt es?
- Anlegen eigener Entitäten
- Zuordnung beliebiger Datenfelder pro Entität
- Frei definierbare Berechtigungen
- Design, Farben, Logos usw. sind frei anpassbar
🧱 Erweiterbarkeit
Welche Möglichkeiten bietet der Hersteller bzw. das System, zusätzliche Funktionen aufzunehmen? Gibt es optionale Zusatzmodule? Welche Zusatzmodule, die in der Standardversion nicht automatisch enthalten sind, sind am wichtigsten? Auf welche Weise können Erweiterungen des Systems durchgeführt werden?
- Individuell erweiterbar durch offenen Quellcode und ausführliche Dokumentation
- Modularer Aufbau; bestehende Module können zusätzlich installiert und weitere Module können entwickelt werden
“Wir haben zusätzlich das Modul “XYZ” im Einsatz und haben damit gute Erfahrungen gemacht.” - Marlene Musterfrau, Test-Institut
📡 Updatezyklen
Wie häufig und in welchem Umfang gibt es Systemupdates? Müssen die Updates übernommen werden, oder ist das (teilweise) optional? Wie laufen die Updateprozesse ab? Welchen Einfluss haben Nutzer*innen auf die allgemeine Weiterentwicklung des Systems?
Neue Releases werden in der Regel jährlich veröffentlicht. Sie müssen nicht installiert werden, doch ist dies ratsam, um von neuen Features zu profitieren bzw. um sicherheitsrelevante Updates zu erhalten. Minor Releases, die Bugs beseitigen etc. finden zwischenzeitlich bei Bedarf statt. Die Releases werden in Github auf der Seite https://github.com/vivo-project/VIVO/releases veröffentlicht.
🔧 Wartung und Support
Welche Support- und Wartungsmodelle gibt es? Mit welcher Geschwindigkeit und welcher Gründlichkeit werden Supportanfragen bearbeitet? Gibt es für den Support ein Ticketsystem? Lässt sich das System (auch) selbst warten?
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“Für den passgenauen Support empfiehlt es sich, Personal mit Java-Programmierkenntnissen im Haus zu haben.” - Marlene Musterfrau, Test-Institut
⚙️ Technische Anforderungen
Wie und wo wird das System gehostet? Gibt es hier unterschiedliche Modelle, aus denen gewählt werden kann? Wenn das Institut das System hostet (oder hosten kann), welche technischen Anforderungen muss der Server erfüllen? Welche weitere technische Infrastruktur ist erforderlich?
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💶 Kosten und Lizenzmodell
Welche Sachkosten entstehen? Wie hoch sind die einmaligen Kosten, wie hoch sind die laufenden Kosten pro Jahr? Welche Lizenzbänder gibt es, und wie stark unterscheiden sich die Preise zwischen ihnen? Wie hoch ist der Preisunterschied zwischen Hosting seitens des Herstellers und Hosting seitens des Instituts? Welche zusätzlichen Kosten enstehen etwa durch Zusatzmodule? UND: Welcher Personalaufwand entsteht? Wie viel Arbeitszeit muss das Institut investieren, sowohl im Rahmen der Einführung als auch jährlich während des Produktivbetriebs?
Für VIVO gibt es ein Mitgliedsmodell, das auf jährlichen Beiträgen basiert. VIVO kann auch ohne Mitgliedschaft genutzt werden. Vorteile der Mitgliedschaft sind jedoch:
- …?
Außerdem können folgende Kosten entstehen:
Einmalige Anschaffungskosten: Personeller Aufwand in der Einrichtung:
👥 User-Community
Welche User-Communities gibt es (in der Leibniz-Gemeinschaft, in Deutschland, weltweit)? Wie kann man Teil der Communities werden? Wie und wann kommunizieren die Community-Mitglieder? Gibt es öffentlich verfügbare Ressourcen der Communities? Wie kommuniziert der Hersteller mit den Communities?werden.
Es existieren verschiedene Task Forces, Interest Groups und User Groups. Mit VIVO-DE gibt es auch eine deutschsprachige VIVO-User-Community. Weitere Informationen finden sich im VIVO-Wiki.
⚠️ Nachteile und Verbesserungsbedarf
Was sind mögliche Nachteile des Systems? Was sollte bei der Wahl dieses Systems unbedingt beachtet werden? Inwiefern ist das System stellenweise noch verbesserungsbedürftig? Welche Lücken gibt es, die das System nicht abdeckt?
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