Inhaltsverzeichnis

• Inhaltsverzeichnis
• 0. Die Abfrage 2023/24
• 0.1 Der Abfragezeitraum
• 0.2 Antwortende Einrichtungen
• 0.3 Der Fragebogen
• 0.4 Die Antworten
• 1. Aufbau der Auswertung
• 1.1 Die Auswertungsdatei im Excel-Format
• 1.2 Die Datentabellen
• 1.3 Die Auswertungstabellen
• 2. Veröffentlichung
• 3. FAQs
• 4. JASPER-Workshops
• 5. Evaluation

0. Die Abfrage 2023/24

0.1 Der Abfragezeitraum

Die Abfrage war von Juli 2023 bis Februar 2024 geöffnet. Innerhalb dieses Zeitraums wurde die Abgabefrist mehrfach verlängert, um eine höchstmögliche Beteiligung und damit aussagekräftige Ergebnisse zu erhalten. Erfreulicherweise haben mehr als 2/3 aller Leibniz-Einrichtungen JASPER beantwortet.

0.2 Antwortende Einrichtungen

Neben den 97 Leibniz-Einrichtungen, die zum Start von JASPER im Jahr 2023 der Gemeinschaft angehörten, waren auch noch der Forschungsverbund (FVB), die Geisteswissenschaftlichen Zentren (GWZ) und die Geschäftsstelle (GS) aufgefordert, an der Abfrage teilzunehmen. Teilnahme der Leibniz-Einrichtungen nach Sektion

0.3 Der Fragebogen

Ziel des Fragebogens war, diejenigen Softwareprodukte und Dienstangebote zu identifizieren, die (potentiell) von mehreren Einrichtungen genutzt werden (können). Begleitende Fragen zu Kosten, Zufriedenheit, Nutzung in der Organisation und Betriebsformen sollen einen Überblick über den Einsatz der Softwarelösung liefern. Der Auftrag für JASPER stammt aus dem Verwaltungsausschuss, dementsprechend steht administrative IT im Vordergrund, zumal diese in allen Einrichtungen (gleich welcher Fachrichtung) vorkommt.

JASPER verfolgt wichtige Ziele im alle Bereiche und Institute durchziehenden unternehmungskritischen IT-Sektor:

• Vergleichs- und Marktübersicht,
• Möglichkeiten zu konzertierten ausgewogenen Beschaffungen,
• passgenaue Workshops,
• Zugang zu Expert*innenwissen,
• Erkennen von Trends und Desideraten,
• breitere Grundlagen für strategische Entscheidungen und
• noch stärkere Vernetzung.

Siehe auch: JASPER - Warum, weshalb, wieso? - !! Allerdings kann der JASPER-Fragebogen — um noch ausfüllbar zu bleiben — nicht die Feinheiten, wie z.B. die ausgefeilten, volatilen Lizenzmodelle der Softwareanbieter abbilden: Über einmalige und laufende Kosten liefert er aber einen groben & guten Überblick. Gleichwohl kann dies nur eine Momentaufnahme sein, denn Inflation, Lizenzgestaltung, Änderung des Rahmenvertrages etc. können nicht berücksichtigt werden und die Angaben ‘altern’ zwangsläufig.

0.4 Die Antworten

Die Antworten der Einrichtungen wurden vom JASPER-Team der Geschäftsstelle gesichtet, behutsam lektoriert und wo die Zahlen offen unplausibel waren (z.B. um den Faktor 1.000 bei “T€”) korrigiert. Für einen gar mehrstufigen Rücksprache- und Freigabeprozess stehen keine Ressourcen zur Verfügung. Die Antworten basieren auf Freiwilligkeit. — Alle Daten ohne Gewähr!

1. Aufbau der Auswertung

1.1 Die Auswertungsdatei im Excel-Format

Die Auswertung der JASPER-Umfrage 2023/24 wird in Form einer Excel-Datei zur Verfügung gestellt. Diese enthält für jeden der sechs Fragenblöcke zwei Arbeitsmappen - eine Arbeitsmappe mit der Datentabelle und eine Arbeitsmappe mit der aggregierten Auswertung. Die Dateien sind mit der Nummer des Fragenblocks codiert. Dabei steht der folgende Code jeweils für den entsprechenden Themenblock.

• 200 Personalsoftware
• 300 Finanzsoftware
• 400 weitere Verwaltungssoftware
• 500 Dokumentation; Kommunikation und Austausch
• 600 IT & IT-Sicherheit
• 700 DFN-Dienste

Für den Block 600 IT & IT-Sicherheit fehlt die Datentabelle, da diese als besonders schutzbedürftig eingestuft wurden. Eine Kontaktvermittlung zu den entsprechenden Expert*innen kann bei Interesse über die Geschäftsstelle erfolgen. (Block 100 erfasst “Allgemeine Angaben” zu administrativen Zwecken und wird nicht veröffentlicht.)

1.2 Die Datentabellen

Die Auswertungstabellen sind mit Nummer des Frageblocks_Daten gekennzeichnet.

Die Datentabelle sind zeilen- und spaltenweise zu lesen. Dabei steht jede Zeile für eine Einrichtung. Die verschiedenen Antworten auf die Fragen finden sich in Reihenfolge des JASPER-Fragebogens spaltenweise von links nach rechts.

Da alle Antworten in JASPER freiwillig sind, kann jedes Datenfeld übersprungen werden. Wenn also in einer Zeile kein Wert eingetragen ist, bedeutet dies, dass die Einrichtung diese Information nicht mitteilen konnte oder wollte.

Die Kommentare befinden sich immer in der letzten Spalte der jeweiligen Frage.

Es besteht die Möglichkeit alle Antworten nach eigenem Bedürfnis zu filtern und/oder zu kopieren.

1.3 Die Auswertungstabellen

Die Auswertungstabellen sind mit Nummer des Frageblocks_Auswertung benannt.

Sie bestehen aus einer tabellarischen Auswertung und einer grafischen Auswertung in Form eines Balkendiagramms, das sich unter den jeweiligen Tabellen befindet. Die Diagramme enthalten alle Software und Programme, die in den Antworten mindestens einmal genannt wurden.

Sollte in einem Diagramm der Wert "Sonstiges" häufiger genannt werden, so ist die Bedeutung dieser Auswahl in der Datentabelle im Feld "Kommentar" der jeweiligen Frage nachzulesen.

2. Veröffentlichung

Aufgrund von Sicherheitsbedenken werden die Ergebnisse der JASPER-Umfrage als Excel-Datei nur über den Leibniz-internen Verteiler des Verwaltungsausschuss [leibniz-va] passwortgeschützt versendet. Den administrativen Leitungen obliegt es, die Ergebnisse innerhalb der Einrichtungen selbst zu kommunizieren und allen notwendigen Stellen (z.B. IT und Beschaffung) sowie interessierten Personen (Digitalisierungsbeauftragte) in der Einrichtung zur Verfügung zu stellen.

Nach Außen, auch an (Geschäfts-)Partner oder andere Wissenschaftseinrichtungen, dürfen die Ergebnisse nicht weitergegeben werden!

Die Einstufung von Informationen als TLP: AMBER+STRICT beschränkt die Weitergabe ausschließlich auf die Organisation des Empfängers, jegliche Weitergabe darüber hinaus ist untersagt. Es gilt „Kenntnis nur, wenn nötig“. Der Informationsersteller kann weitergehende oder zusätzliche Einschränkungen der Informationsweitergabe festlegen, diese müssen eingehalten werden.

Weitere Informationen sowie Konsequenzen beim Verstoß gegen das TLP finden sich im : Merkblatt zum sicheren Informationsaustausch mit dem Traffic Light Protocol (TLP)

3. FAQs

Bei der Lektüre der JASPER-Umfrage 2023/24 können mögliche Fragen zur Lesart der Daten entstehen.

Die Fragen und Antworten werden laufend ergänzt und aktualisiert. Falls Ihre Frage nicht darunter ist, stellen Sie diese bitte direkt an ida@leibniz-gemeinschaft.de .

4. JASPER-Workshops

Begleitend zu unserem Wiki bieten wir mehrere virtuelle Workshops unter dem Titel: JASPER 2023/2024 - Ergebnisse und Nutzungsmöglichkeiten für die eigene Einrichtung an. In diesen Veranstaltungen haben Sie die Möglichkeit weitere Informationen zum Projekt zu erhalten und die Nutzung von JASPER mit dem Projektteam und in der Gemeinschaft zu diskutieren.

Der erste Workshop fand am Donnerstag, den 11. Juli 2024, 11:00 - 12:30 Uhr statt.

Aufgrund der Sommerpause wird es eine weitere Veranstaltung Ende September geben

Eine Anmeldung ist nicht notwendig. Die Einladung wurde bereits über die internen Leibnizverteiler des Verwaltungsausschusses, des AK IT und des Vergabetags verschickt. Wenn Sie an einer Teilnahme interessiert sind, erfragen Sie bitte die Teilnahmeinformationen bei Ihrer Verwaltungsleitung, IT-Leitung oder bei den Beschaffer*innen oder wenden Sie sich direkt an ida@leibniz-gemeinschaft.de

5. Evaluation

JASPER steht für Jährliche Abfrage der Software und Programme in den Einrichtungen. In der Konzeption des Projektes ist daher eine regelmäßige Wiederholung der Befragung vorgesehen. Ob, wie oft und in welcher Form die JASPER-Umfrage wiederholt wird, hängt vom Nutzen für die Leibniz-Einrichtungen ab.

Sie haben im Rahmen der Workshops die Möglichkeit Feedback zu geben. Darüber hinaus werden wir ab ca. Anfang Oktober 2024 zur Beantwortung einer Evaluationsumfrage per E-Mail über die E-Mail-Verteiler aufrufen. Fragebogen, Auswertung und Kommunikation sollen evaluiert und ggf. künftig angepasst werden.