Hallo und herzlich willkommen zur Abfrage zum Pakt Monitoring-Bericht. Im Folgenden werden wir Ihnen die Paktabfrage in IDA – dem Informationssystem zur Datenerfassung und Auswertung der Leibniz-Gemeinschaft – im Detail vorstellen. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung dient sowohl als vollständiges Tutorial für neue Nutzende. Zudem ist es auch eine Auffrischung und Vorstellung der Weiterentwicklungen, die IDA dieses Jahr durchlaufen ist, für Nutzende, die bereits mit IDA vertraut sind. Im Folgenden werden wir zur ökonomischen Sprachnutzung das generische Maskulinum verwenden.
Inhaltsverzeichnis
- Registrierung
- Anmeldung
- Erklärung des Dashboards
- Formulare freigeben
- Formulare bearbeiten
- Abschluss
4.2 Neue Benutzer einladen / Benutzer Profile erstellen
4.3 Freigegebene Nutzer löschen
4.4 Freigabeübersicht [Freigabeübersicht]
4.5 Freigabeübersicht [Benutzer]
5.3 Pflichtfelder
5.4 Abhängigkeiten
5.5 Abgabe
5.6 Nachrichten
1. Registrierungsds
Um in IDA zu arbeiten und die Formulare der jährlichen Paktabfrage auszufüllen, müssen Sie über einen IDA-Account (Benutzerkonto) verfügen. Falls Sie noch keinen Account bei IDA besitzen, müssen Sie sich zuvor registrieren. Dazu besuchen Sie bitte die Website https://ida.leibniz-gemeinschaft.de und wählen REGISTRIEREN aus.
Sie werden gebeten, ihre persönlichen Daten in die dafür vorgesehenen Felder einzutragen. Tragen Sie bitte eine E-Mail-Adresse ein, auf welche Sie Zugriff haben. An diese E-Mail-Adresse wird nach der Registrierung eine Aktivierungs-E-Mail gesendet. Wählen Sie bitte ein sicheres Passwort aus. Dieses muss mindestens 12 Zeichen lang sein und eine Zahl, einen Großbuchstaben, einen Kleinbuchstaben und eines der zugelassenen Sonderzeichen - ()?!.,$%&*+-;<>=_~{}@ -enthalten. Im Passwort sind keine Sonderbuchstaben wie Ä, Ö, Ü, ß oder ähnliches zulässig. Anschließend gehen sie auf die Schaltfläche REGISTRIEREN.
Sie erhalten eine E-Mail mit Aktivierungslink, den Sie in den folgenden 14 Tagen verwenden müssen, um Ihren Account zu aktivieren. Überprüfen Sie bitte auch Ihren Spam-Ordner. Sollte auch dort keine E-Mail eingetroffen sein, kontaktieren Sie uns bitte über ida@leibniz-gemeinschaft.de. Sobald Sie dem Aktivierungslink gefolgt sind, sind Sie bei IDA registriert.
Herzlichen Glückwunsch!
2. Anmeldung
Um sich bei IDA zu anzumelden, besuchen Sie bitte die Website https://ida.leibniz-gemeinschaft.de. Anschließend tragen sie die Daten ihres IDA-Accounts ein.
Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, wählen Sie das Feld PASSWORT VERGESSEN?. Sie werden aufgefordert, die E-Mail-Adresse die sie zur Registrierung ihres IDA-Account genutzt haben anzugeben. Anschließend wird an diese E-Mail-Adresse ein Link zum Zurücksetzen des Passworts gesendet. FolgendSie diesem Link und wählen Sie ein neues starkes Passwort.
Sobald Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort eingegeben haben, wählen Sie LOGIN.
3. Das Dashboard
Sobald Sie sich erfolgreich angemeldet haben, kommen Sie auf die Startseite von IDA. Links finden Sie eine Seitenleiste mit den Reitern START, ZULETZT GEÖFFNET, FREIGABEÜBERSICHT und BERICHTE. Diese Seitenleiste lässt sich über den weißen Punkt in der oberen linken Ecke zur erleichterten Bedienung ausklappen. Ausgeklappt haben Sie zudem Zugriff auf die Schaltfläche STARTSEITE, welcher Sie zurück zu Ihrer jetzigen Dashboard-Ansicht führt. Oben rechts finden Sie die Schaltflächen BENACHRICHTIGUNGEN, EINRICHTUNG und ACCOUNT.
Sollten Sie für mehrere Einrichtungen registriert sein, können Sie über die Schaltfläche EINRICHTUNG zwischen diesen Einrichtungen wechseln. Bei diesem Sonderfall ist folgendes zu beachten: Das Wechseln der Einrichtung innerhalb von Formularen ist nicht möglich; Sie können diese nur außerhalb von Formularen wechseln. Die Einrichtung, bei welcher Sie derzeit angemeldet sind, wird hier angezeigt.
Über die Schaltfläche ACCOUNT können Sie sich abmelden oder Ihr Profil bearbeiten.
Wenn Sie die Option PROFIL auswählen, erscheint das Pop-up KONTOEINSTELLUNGEN. Im Reiter PROFIL können Sie in den Feldern ANREDE, TITEL, VORNAME, NACHNAME und E-MAIL die jeweiligen Informationen nach Ihren Bedürfnissen anpassen.
Mehr Informationen hierzu erhalten Sie im Abschnitt „Registrierung“.
Im Reiter EINSTELLUNGEN können Sie die von Ihnen bevorzugte INTERFACE-Sprache auswählen. Wir empfehlen, die Sprache auf „Deutsch“ einzustellen, da nicht alle Elemente der Paktabfrage auf Englisch eingepflegt sind. Zudem können Sie hier den DARK MODE für IDA auswählen.
Im Reiter PASSWORT können Sie Ihr Passwort ändern.
BITTE VERGESSEN SIE BEI KEINER DIESER ÄNDERUNGEN AUF SPEICHERN ZU GEHEN. Andernfalls werden ihre Änderungen nicht übernommen.
Auf der Startseite sehen Sie Ihr Dashboard. Die Dashboard-Elemente, die Ihnen dieses Jahr zur Verfügung stehen, sind die Formulare der gegenwärtigen Paktabfrage,
sowie die Formulare der letztjährigen Paktabfrage. Die Formulare der letztjährigen Paktabfrage sind nur zur Ansicht und nicht zur Bearbeitung freigegeben. Auf dieser Seite finden Sie die Statusanzeige Ihres Datensatzes:. UNGEÖFFNET, LETZTE ABGABEMÖGLICHKEIT [Datum] und ABGEGEBEN [Datum der Abgabe].
4. Formulare freigeben
Als Administrator einer Einrichtung in IDA können Sie jedes Formular der gegenwärtigen Datenabfrage einsehen, bearbeiten und abgeben. Für Mitarbeiter, die keine Administratoren-Rechte haben, müssen die Administratoren die einzelnen Formulare freischalten.
Mitarbeitern ohne Administratoren-Status können vier unterschiedlichen Rechte-Rollen zugeteilt werden: LESEN, LESEN/ABGEBEN, SCHREIBEN und SCHREIBEN/ABGEBEN. LESEN ist die Rolle mit den geringsten Handlungsmöglichkeiten, SCHREIBEN/ABGEBEN die Rolle, die einem Administrator am nächsten kommt.
4.1 Freigabe von Nutzern
Neue Benutzer können auf verschiedene Möglichkeiten dem System hinzugefügt und Rollen zugeteilt werden.
1.) Im Dashboard gibt es neben der Statusangabe die Schaltfläche FREIGABE. Über diese können Sie das jeweilige Formular (mehreren) Benutzern freigeben.
2.) Gehen Sie auf das FREIGABESYMBOL und im dann erscheinenden Pop-Up auf BENUTZER EINLADEN. Nun öffnet sich ein weiteres Pop-Up mit Listen der vier Rechte-Rollen in welche Sie die jeweiligen Benutzer einteilen können
UPDATE: Zur Vereinfachung der Freigabe von Benutzern wurde die Schaltfläche VON EINEM FORMULAR KOPIEREN hinzugefügt. Diese Funktion ermöglicht es, die Freigabeeinstellungen von einem anderen Formular zu übernehmen. So können Sie nun ganz einfach ein Formular für die gleichen Benutzer ihrer Einrichtung freigeben, die bereits Freigaberechte in einem anderen Formular erhalten haben. Eine Übernahme aus einem Formular der vergangenen Jahre ist ebenfalls möglich.
4.2 Benutzer einladen / Benutzer Profile erstellen
Wenn Sie Personen aus ihrer Einrichtungen die Mitarbeit an der Abfrage ermöglichen wollen, können Sie für diese Accounts anlegen. Verwenden sie dafür die Schaltfläche NEUEN BENUTZER ANLEGEN. Es öffnet sich ein Pop-Up, in welchem Profil- und Einrichtungsdaten hinterlegt werden. Unter dem Reiter EINRICHTUNGEN können Sie die Einrichtungen, die Sie betreuen, dem neuen Benutzer zuordnen. Sie können dem Benutzer dabei die Rechte „Zugehörig“ oder „Administrator“ zuordnen. Sobald ein Benutzer Administrator-Rechte hat, stehen ihm die gleichen Rechte und Möglichkeiten zur Verfügung wie Ihnen. Vergeben Sie diese Rolle also bitte nicht leichtfertig.
Bitte melden Sie alle neuen IDA-Administratoren an die Geschäftsstelle.
Unten links können Sie auswählen, ob der Benutzer eine Einladungsmail erhalten soll und ob Sie diese E-Mail ebenfalls im BCC erhalten wollen. Über die Schaltfläche MAIL ANZEIGEN sehen Sie eine Vorschau der vom System erstellten Einladungsmail. Anders als bei der herkömmlichen Registrierung erhalten die von Ihnen eingeladenen Benutzer ein vom System generiertes Passwort, welches sie über die Schaltfläche PROFIL, wie im Abschnitt Dashboard beschrieben, ändern können.
Sie können weitere Benutzer mit verschiedenen Rechten anlegen: BENUTZER MIT LESERECHTEN / LESE- UND ABGABERECHTEN / SCHREIBRECHTEN / SCHREIB-UND ABGABERECHTEN. Dafür gehen Sie auf die Schaltfläche WEITERE ZEILE unter der entsprechenden Option und wählen eine Person aus der Dropdown-Liste aus. Wenn Sie Benutzer aus einer bestimmten Rechterolle entfernen möchten, wählen Sie das X am rechten Ende der Zeile, in welcher der Name des zu entfernenden Benutzers steht.
4.3 Benutzerfreigabe löschen
Sobald Benutzer einem Formular zugeteilt sind, erscheint nach neuerlichem Verwenden der Schaltfläche FREIGABE eine Freigabeübersicht des ausgewählten Formulars. Hier können Sie schnell und intuitiv die Rechterollen einzelner Benutzer mit einer einfachen Umschaltfläche ändern. Auch haben Sie hier die Möglichkeit Benutzer zu entfernen, indem Sie auf das Drei-Punkte-Symbol am rechten Rand der Zeile mit dem zu entfernenden Benutzer gehen und die rothinterlegte Option LÖSCHEN auswählen. Um sicherzustellen, dass Sie keinen Fehler machen, fragt Sie das System nach einer Aktionsbestätigung. Sie können das Löschen jetzt noch abbrechen oder durch die Option LÖSCHEN bestätigen.
Bitte beachten Sie, dass diese Methode nur der Initialzuordnung von Benutzern zu Formularen dient. Sobald Sie dies einmal getan haben, verschwindet die Schaltfläche FREIGABE und wird mit der Schaltfläche BEARBEITUNG ersetzt, die Sie zum Formular bringt.
Eine zweite Möglichkeit der Benutzerfreigabe finden Sie in den Formularen. Sobald Sie ein Formular auswählen, finden Sie links oben unter dem Reiter NACHRICHTEN die Schaltfläche FREIGABE. Verwenden Sie diese, öffnet sich Ihnen die Freigabeübersicht für das jeweilige Formular, für das diese Freigabe vorgenommen wurde.
Möchten Sie eine Übersicht über die Zuteilungen der Rechterollen- aller Benutzer ihrer Einrichtungen über alle Formulare hinweg erhalten, gehen Sie in der linken Leiste auf die Schaltfläche FREIGABEÜBERSICHT.
4.4 Reiter FREIGABEÜBERSICHT
Hier sehen Sie eine Liste aller Formulare, für welche Benutzer ihrer ausgewählten Einrichtung jemals freigeschaltet wurden und können diese hier wie in der formularspezifischen Freigabeübersicht bearbeiten. Auch können Sie hier über das runde Symbol (EINEN NEUEN EINTRAG ERSTELLEN) rechts unten neue Benutzer hinzufügen. Gehen Sie auf dieses Symbol, öffnet sich ein Pop-Up ähnlich der Benutzeranlegung bei einzelnen Formularen. Der Unterschied hier ist, dass Sie zusätzlich zum Benutzer auch die Formulare auswählen, welche dem Benutzer in der jeweiligen Rechte-Rolle zur Verfügung steht. Dies ist folglich die dritte Möglichkeit, Benutzer hinzuzufügen und bietet sich insbesondere dann an, wenn Sie Benutzer gleichzeitig zu verschiedenen Formularen hinzufügen möchten.
In der Spalte FORMULAR können Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Formulare filtern.
Dazu geben Sie in der oberen Suchleiste beispielsweise „2023“ ein. Ihnen stehen nun in der Formularmehrfachauswahl ausschließlich die Formulare der Paktabfrage 2023 zur Verfügung.
Sie haben anschließend die Möglichkeit, über die Mehrfachauswahl einem Benutzer unterschiedliche Formulare in einer Rechterolle zuzuordnen. Unterhalb des Formularfeldes einer Zeile finden Sie die Optionen ALLE und KEINE. Mit diesen können Sie dem Benutzer der Zeile entweder alle Formulare in der jeweiligen Rechterolle freigeben oder alle freigegebenen Formulare für den jeweiligen Benutzer entfernen.
4.5 Reiter BENUTZER
Wenn Sie in der FREIGABEÜBERSICHT auf die Schaltfläche BENUTZER gehen, kommen Sie auf die Benutzerseite. Gehen Sie auf die drei Punkte am rechten Ende jeder Zeile und verwenden Sie im Pop-Up die Schaltfläche FREIGABE, um zur benutzerspezifischen Freigabe zu kommen. Diese funktioniert wie alle anderen Freigaben, einzig, dass diese benutzerspezifisch ist.
TIPP: Um Ihren Mitarbeitenden schnell Formulare auf einmal freizugeben, bietet sich folgende Methode an:
Zunächst sollten Sie als ADMINISTRATOR jedes der Formulare der Abfrage einmal geöffnet haben (es ist nicht notwendig, etwas in die Formulare einzutragen). Gehen Sie neben einem Benutzer auf die drei Punkte. Sie können dort unter anderem die Daten des jeweiligen Benutzers BEARBEITEN. Zudem können Sie an dieser Stelle alle Formulare, für die dieser Benutzer freigegeben werden soll, auf einmal auswählen. Verwenden Sie Schaltfläche FREIGEBEN und wählen Sie in der Liste FORMULARE FREIGEBEN all die Formulare aus, welche sie diesem Benutzer freigeben möchten. Achten Sie darauf, dass zum Zeitpunkt der Freigabe keine der Mitarbeitenden in IDA eingeloggt ist. Ebenso müssen die Benutzeraccounts bereits angelegt worden sein. Informationen dazu finden sie hier.
5. Formulare
Wenn Sie ein Formular öffnen, sehen Sie oben die Reiter DATEN und NACHRICHTEN.
5.1 Als PDF exportieren
Unter dem Reiter DATEN finden Sie die Abfragetexte/ Inhalte der Formulare vor.
In nicht abgegebenen Formularen finden Sie oben rechts die Schaltflächen DRUCKEN und LÖSCHEN.
Mit der Option DRUCKEN können Sie das Formular als PDF exportieren. Wenn Sie DRUCKEN wählen, öffnet sich das Pop-Up PDF-EXPORT. Hier können Sie auswählen, ob Sie auch etwaige Anhänge an das PDF anbinden wollen. Unter LAYOUT/FILTER können Sie zwischen verschiedenen Formaten wählen. Wählen Sie die Schaltfläche EXPORTIEREN, um eine generierte PDF-Datei des Formulars zu exportieren. Es wird nur für Sie zum Export in Ihre eigenen Dateien freigegeben, von wo aus Sie es sich dann ausdrucken können.
5.2 Formularinhalte löschen
Mit der Schaltfläche LÖSCHEN, werden alle im Formular eingetragenen Daten gelöscht und das Formular wieder auf den Status UNGELESEN zurückgesetzt. Auch hier werden Sie vor dem Löschen vom System um eine Aktionsbestätigung gebeten.
5.3 Excel-Dateien exportieren und Daten importieren
Sie können alle Formulare als Excel-Datei exportieren, diese mit Ihren Daten befüllen und ausgefüllt importieren.
Wurde ein Formular geöffnet, befindet sich links oben unter dem Namen und der Beschreibung des jeweiligen Formulars die Schaltfläche AUS EXCEL IMPORTIEREN. Gehen Sie auf diese, öffnet sich ein Pop-up-Fenster mit der Vorgehensweise zum Import und Export von Excel-Dateien.
- Im ersten Schritt - URSPRUNGSDATEI HERUNTERLADEN - gehen Sie bitte im darunterstehenden Satz „Exportieren Sie dieses Formular in eine Excel-Datei“ auf das blau-hinterlegte Wort FORMULAR. Eine Excel-Datei wird heruntergeladen. Es erscheint die Excel-Meldung “Wir haben ein Problem bei einigen Inhalten erkannt. Sollen wir so viel wie möglich wiederherstellen? Wenn Sie der Quelle dieser Arbeitsmappe vertrauen, klicken Sie auf ‘Ja’.” Gehen Sie bitte auf ‘Ja’. Die Excel-Datei enthält drei Tabellenblätter: (1) Eine Anleitung für das Ausfüllen der Excel-Datei, (2) das Tabellenblatt, in das die Werte eingetragen werden sollen sowie (3) Importinformation, das nicht gelöscht werden darf.
- Füllen Sie das zweite Tabellenblatt aus und speichern Sie es. Die orange hinterlegten Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Die grau hinterlegten Felder sind optional.
- Wählen Sie im letzten Schritt DATEI IMPORTIEREN und ziehen Sie entweder per Drag & Drop die befüllte Datei in das Kästchen im Browserfenster oder gehen Sie an eine Stelle in diesem Kästchen, um die befüllte Datei per Dateipfad hinzuzufügen.
5.4 Vorjahreswerte übernehmen
Unterhalb von Eingabeboxen finden Sie die Anzeige LETZTER WERT. Die darauffolgenden Werte sind die Werte, die Ihre Einrichtung im Vorjahr an dieser Stelle der Paktabfrage angegeben hat. Gehen Sie auf den blau dargestellten Text, um den Vorjahreswert für dieses Jahr zu übernehmen. Vorjahreswerte können nach der Übernahme immer noch geändert oder angepasst werden.
Am Ende eines jeden Formularteils finden Sie unten links die blauen Schaltflächen LETZTE WERTE ÜBERNEHMEN und FELDER LEEREN. Ein Formularteil besteht aus allen Abschnitten eines Formulars, die auf einmal gesehen (ausgeklappt) werden können; ein Formular kann also aus einem oder mehreren Formularteilen bestehen. Mit der Schaltfläche LETZTE WERTE ÜBERNEHMEN können Sie die Vorjahreswerte für den gesamten Formularteil übernehmen. Dies gilt allerdings nicht für das gesamte Formular. Mit der Schaltfläche FELDER LEEREN werden alle eingetragenen Daten in diesem Formularteil gelöscht. Dazu zählen sowohl die aus dem Vorjahr übernommenen als auch die neu eingetragenen Werte.
Rechts unten in einem Formularteil finden Sie die Schaltflächen WEITER und ZURÜCK. Sie können diese zur Navigation von Formularteilen nutzen. In den meisten Fällen können Sie auch einfach auf die Überschrift eines Formularteils gehen, um von einem Formularteil zu einem anderen zu springen. Unterhalb von WEITER und ZURÜCK finden Sie in kleiner Schrift die Worte ALLE DATEN GESPEICHERT sowie Datum und Uhrzeit des letzten Speicherzeitraums. IDA speichert Ihre Daten automatisch.
5.5 Pflichtfelder
Einige Felder sind innerhalb der Eingabebox mit einem kleinen *-Symbol markiert. Diese Felder sind Pflichtfelder und müssen vor der Abgabe des Formulars ausgefüllt werden. Solange nicht alle Pflichtfelder eines Formulars ausgefüllt sind, ist die Abgabe dieses Formulars nicht möglich. Unterhalb einer Formularteilüberschrift steht in kleinen roten Buchstaben PFLICHTANGABEN FEHLEN, wenn sich in diesem Formularteil mindestens ein nicht ausgefülltes Pflichtfeld befindet.
Wenn Felder in Form einer Tabelle dargestellt sind, besteht für Sie die Möglichkeit, ganze Zeilen zu löschen, indem Sie auf das X-Symbol am rechten Rand der Zeile gehen. Bitte beachten Sie, dass es hier keine Aktionsbestätigung gibt. Die eingetragenen Daten werden sofort gelöscht.
Am Ende von Tabellen, in der rechten unteren Ecke finden Sie ein weiteres X-Symbol. Mit diesem können Sie alle in dieser Tabelle eingetragenen Daten löschen. Auch hier gibt es keine Aktionsbestätigung. Verwenden Sie diese Funktion also mit Bedacht.
Bei bestimmten Tabellen finden Sie links von diesem X auch eine Schaltfläche Ʌ (Pfeil hoch) und eine Schaltfläche V (Pfeil runter). Dies ist der Fall, wenn die Tabelle weitere Zeilen hat, die Sie ausklappen können. Verwenden Sie die Schaltfläche + (Plus), um jeweils eine weitere Zeile auszuklappen oder die Schaltfläche V (Pfeil runter), um alle Zeilen auf einmal auszuklappen. Sobald eine zusätzliche Zeile ausgeklappt ist, stehen zusätzlich die Schaltflächen - (Minus) und Ʌ (Pfeil hoch) zur Verfügung. Mit diesen können Sie Zeilen jeweils Zeile für Zeile oder alle Zeilen auf einmal einklappen.
5.6 Abhängigkeiten
In bestimmten Feldern sind Plausibilitätsprüfungen hinterlegt. Sollte sich in dem Feld ein logischer Fehler einschleichen, erscheint ein rotes Kästchen mit einem !-Symbol im linken Teil des Feldes. Wenn Sie mit Ihrem Mauszeiger über das Symbol fahren, erscheint eine Textbox mit einer Erklärung, welcher logischer Fehler aufgetreten ist. Zusätzlich erscheint ein Banner mit dem Hinweis, dass Ihre Abgabe aufgrund des Fehlers verhindert wird. Einige Plausibilitätsprüfungen werden mit einem grauen Kästchen angezeigt – diese sind keine logischen Fehler, sondern Sonderfälle, zu welchen wir Sie bitten, diese noch einmal zu kontrollieren und gegebenenfalls zu kommentieren. Graue Plausibilitäten verhindern die Abgabe Ihrer Daten nicht.
Am Ende des Formulars finden Sie in der rechten unteren Ecke neben der Schaltfläche ZURÜCK die Schaltflächen NUR SPEICHERN und ABGEBEN. Mit der Option NUR SPEICHERN geben wir Ihnen die Möglichkeit einer zusätzlichen manuellen Speicherung.
5.7 Abgabe
Die Schaltfläche ABGEBEN ist ausgegraut, sofern noch nicht alle Pflichtangaben eingetragen oder Plausibilitätsprobleme noch nicht gelöst sind. Sobald diese Hürden beseitigt sind, können Sie auf ABGEBEN gehen. Sie kommen anschließend auf die PRÜFANSICHT – eine vereinfachte Ansicht des gesamten Formulars mit der Möglichkeit der erneuten Kontrolle Ihrer Daten. Oben und unten rechts finden Sie die Schaltfläche ZURÜCK, mit welcher Sie jederzeit zurück zur Bearbeitungsansicht kommen. Oben und unten rechts finden Sie die Schaltflächen NUR SPEICHERN und ABGEBEN. Die Schaltfläche NUR SPEICHERN funktioniert genauso wie zuvor erklärt.
Wenn Sie die Option ABGEBEN auswählen, werden Ihre Daten abgegeben und Sie kommen nun auf die Abgabeansicht.
Oben links finden Sie die Schaltfläche FREIGABE, oben rechts die Schaltflächen DRUCKEN und BEARBEITUNG. FREIGABE und DRUCKEN funktionieren genauso wie zuvor beschrieben. Mit der Schaltfläche BEARBEITUNG ist es Ihnen möglich, zur Bearbeitungsansicht des Formulars zurückzukehren und etwaige Änderungen vorzunehmen. Nach Ablauf der Abgabefrist eines Formulars wird diese Möglichkeit nicht länger zur Verfügung stehen.
Unterhalb dieser Schaltflächen finden Sie die Abgabeperiode, jenen Zeitraum, in dem das Formular abgegeben werden darf. Nach Ablauf der Abgabeperiode wird an derselben Stelle angezeigt, wie lange das Formular noch zur Betrachtung zur Verfügung steht. Darunter stehen das Datum und die Uhrzeit der der letzten Änderung sowie Datum, Uhrzeit und Benutzer der Abgabe.
5.6 Nachrichten
Es besteht die Möglichkeit, über IDA Nachrichten an andere Benutzer zu verschicken. Nachrichten an die Geschäftsstelle senden Sie bitte weiterhin an paktabfrage@leibniz-gemeinschaft.de.
Im Reiter NACHRICHTEN können Sie direkt innerhalb von IDA Nachrichten mit Fragen oder Anmerkungen zum jeweiligen Formular, in welchem Sie sich befinden, an andere Benutzer aus Ihrer Einrichtung schicken. Gehen Sie dafür auf + NEUE SICHERE NACHRICHT.
Ein Pop-Up erscheint. Über das X in der oberen rechten Ecke können Sie das Pop-Up wieder schließen – ebenso auch über die Schaltfläche ABBRECHEN. Gehen Sie auf den pinken Punkt SICHERE NACHRICHT in der oberen linken Ecke des Pop-Ups, um auszuwählen, ob nur Sie und der Nachrichtenempfänger diese Nachricht sehen (Sichere Nachricht) oder ob jeder Benutzer ihrer Einrichtung mit Zugriff auf dieses Formular Ihre Nachricht sehen kann.
Tragen Sie einen Betreff ein und anschließend Ihre Frage oder Anmerkung in das Textfeld darunter. Der Betreff ist ein Pflichtfeld, welches Sie zum Senden der Nachricht ausfüllen müssen.
Unter der Textbox finden Sie die Schaltfläche ANHANG-HINZUFÜGEN, mit dem Symbol + (Plus). Verwenden Sie diese, um Dateien wie Bilder oder Excel-Tabellen an Ihre Nachricht anzuhängen.
Sobald Sie alle Eintragungen in Ihrer Nachricht vorgenommen haben, gehen Sie auf SENDEN. Nun wird Ihnen die Nachricht angezeigt. Umgkehrt wird Ihnen der Name der Person, die die Nachricht abgeschickt hat, sowie Betreff und Inhalt der Nachricht angezeigt.
Rechts oben im Kasten einer Nachrichtentextbox können Sie ein kleines Papierkorbsymbol sehen. Verwenden Sie dieses, um die Nachricht zu löschen. Bevor die Nachricht gelöscht wird, werden Sie auch hier zu einer Aktionsbestätigung aufgefordert. Links unten können Sie das Datum und die Uhrzeit des Versands erkennen. Sobald der Empfänger Ihre Nachricht geöffnet hat, erscheint neben diesem Symbol ein geöffnetes E-Mail-Symbol mit Datum und Uhrzeit, wann Ihre Nachricht von diesem gelesen wurde.
Sobald der Empfänger geantwortet hat, erscheint im NACHRICHTEN-Reiter ein E-Mail-Symbol. Gehen Sie auf dieses, um die neueste (empfangene oder gesendete) Nachricht ganz oben auf Ihrer Liste vorzufinden. Sollten Sie die Nachrichten in Form eines Threads – ähnlich wie in Online-Foren – bevorzugen, können Sie sich Ihre Nachrichten so anzeigen lassen. Gehen Sie dazu auf die Schaltfläche ALS THEMENSTRANG ANZEIGEN (THREAD) , welche sich direkt über der neuesten Nachricht befindet. Im Thread-Ansichtsmodus haben Sie zudem die Möglichkeit, sich alle Threads über die Option ALLES AUSKLAPPEN anzeigen zu lassen. Sollten alle Threads ausgeklappt sein, verändert sich diese Schaltfläche zu ALLES EINKLAPPEN.
Unter jeder Nachricht sehen Sie rechts unten die Option ANTWORTEN. Neben dieser finden Sie in der Threadansicht die Möglichkeit zum EINKLAPPEN/AUSKLAPPEN.
6. Abschluss
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Wir wünschen Ihnen eine angenehme Paktphase und stehen Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. Am besten erreichen Sie uns per Mail.
Für Fragen zu IDA kontaktieren Sie bitte ida@leibniz-gemeinschaft.de, für inhaltliche Fragen zur Paktabfrage wenden Sie sich an paktabfrage@leibniz-gemeinschaft.de.
