Hallo und herzlich willkommen zur Abfrage zum Pakt Monitoring-Bericht. Im Folgenden werden wir Ihnen die Paktabfrage in IDA – dem Informationssystem zur Datenerfassung und Auswertung der Leibniz-Gemeinschaft – im Detail vorstellen. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung dient sowohl als vollständiges Tutorial für neue Nutzende. Zudem ist es auch eine Auffrischung und Vorstellung der Weiterentwicklungen, die IDA dieses Jahr durchlaufen ist, für Nutzende, die bereits mit IDA vertraut sind. Im Folgenden werden wir zur ökonomischen Sprachnutzung das generische Maskulinum verwenden.
Inhaltsverzeichnis
- Registrierung
- Anmeldung
- Erklärung des Dashboards
- Formulare freigeben
- Formulare bearbeiten
- Abschluss
4.2 Neue Benutzer einladen / Benutzer Profile erstellen
4.3 Freigegebene Nutzer löschen
4.4 Freigabeübersicht [Freigabeübersicht]
4.5 Freigabeübersicht [Benutzer]
5.3 Pflichtfelder
5.4 Abhängigkeiten
5.5 Abgabe
5.6 Nachrichten
1. Registrierung
Falls Sie noch kein Benutzerkonto/ keinen Account bei IDA haben, müssen Sie sich zuvor registrieren. Dazu besuchen Sie bitte die Website https://ida.leibniz-gemeinschaft.de. Um in IDA zu arbeiten und die Formulare der jährlichen Paktabfrage auszufüllen, müssen Sie einen IDA-Account haben. Um einen IDA-Account zu erstellen, klicken Sie bitte auf REGISTRIEREN. Dadurch kommen Sie auf die Registrierungsseite. Im Feld ANREDE wählen Sie bitte die für Sie passende Anrede aus. Sie haben die Auswahl zwischen KEINE ANGABE, HERR, FRAU und DIVERS. Im Feld VORNAME tragen Sie bitte Ihren Vornamen ein, im Feld NACHNAME bitte Ihren Nachnamen. Im Feld E-MAIL tragen Sie bitte eine E-Mail-Adresse ein, auf welche Sie Zugriff haben. An diese E-Mail-Adresse wird nach Beendigung der Registrierung eine Aktivierungsemail geschickt. Zum Abschluss erstellen Sie im Feld PASSWORT ein Passwort für Ihren Account. Dieses Passwortmuss mindestens 12 Zeichen lang sein und eine Zahl, einen Großbuchstaben, einen Kleinbuchstaben und eines der zugelassenen Sonderzeichen - ()?!.,$%&*+-;<>=_~{}@ -enthalten. Im Passwort sind keine Sonderbuchstaben wie Ä, Ö, ß oder ähnliches zulässig. Sobald Sie ein Passwort erstellt haben, müssen Sie dieses im Feld PASSWORT WIEDERHOLEN erneut eingeben. Klicken Sie nun auf den Button REGISTRIEREN. Sie erhalten nun eine E-Mail mit Aktivierungslink, den Sie in den nächsten 14 Tagen anklicken müssen, um Ihren Account final zu aktivieren. Falls Sie keine E-Mail erhalten, überprüfen Sie bitte auch Ihren Spam-Ordner. Sollte auch dort keine Mail eingetroffen sein, kontaktieren Sie uns bitte kurz über ida@leibniz-gemeinschaft.de. Sobald Sie dem Aktivierungslink gefolgt sind, sind Sie bei IDA registriert. Herzlichen Glückwunsch!
2. Anmeldung
Um sich bei IDA zu anzumelden, besuchen Sie bitte die Website https://ida.leibniz-gemeinschaft.de. Im Feld E-MAIL tragen Sie bitte die E-Mail-Adresse ein, mit welcher Sie sich bei IDA angemeldet haben. Im Feld PASSWORT tragen Sie bitte das Passwort ein, welches Sie bei der Registrierung angegeben haben. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf das Feld PASSWORT VERGESSEN? Sie werden hiernach aufgefordert, eine E-Mail-Adresse zu nennen, an die ein Link zum Zurücksetzen des Passwortes gesendet wird. Sobald Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort eingegeben haben, klicken Sie entweder auf den Button LOGIN oder auf die ENTER-TASTE.
3. Erklärung des Dashboards
Sobald Sie sich angemeldet haben, kommen Sie auf die Startseite von IDA. Links finden Sie eine Seitenleiste mit den Reitern START, ZULETZT GEÖFFNET, FREIGABEÜBERSICHT und BERICHTE. Diese Seitenleiste lässt sich mit einem Klick auf den weißen Punkt in der oberen linken Ecke zur erleichterten Bedienung ausklappen. Ausgeklappt haben Sie zudem Zugriff auf den STARTSEITE-Button, welcher Sie zurück zu Ihrer jetzigen Dashboard-Ansicht führt. Oben rechts finden Sie die Buttons BENACHRICHTIGUNGEN, EINRICHTUNG und ACCOUNT. Sollten Sie für mehrere Einrichtungen registriert sein, können Sie über den Button EINRICHTUNG zwischen diesen Einrichtungen wechseln. Bei diesem Sonderfall ist folgendes wichtig zu beachten: Das Wechseln innerhalb von Formularen ist NICHT möglich; Sie können nur außerhalb von Formularen Einrichtungen wechseln. Die Einrichtung, bei welcher Sie derzeit angemeldet sind, wird hier angezeigt.
Über den Button ACCOUNT können Sie sich abmelden oder Ihr Profil bearbeiten.
Wenn Sie auf den Button PROFIL klicken, erscheint das KONTOEINSTELLUNGEN Pop-up. Im Reiter PROFIL können Sie in den Feldern ANREDE, TITEL, VORNAME, NACHNAME und E-MAIL die jeweiligen Informationen nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Mehr Informationen hierzu erhalten Sie im Abschnitt „Registrierung“.
Im Reiter EINSTELLUNGEN können Sie die von Ihnen bevorzugte INTERFACE-Sprache auswählen. Wir empfehlen, die Sprache auf „Deutsch“ einzustellen, da nicht alle Elemente der Paktabfrage auf Englisch eingepflegt sind. Zudem können Sie hier DARK MODE für IDA auswählen.
Im Reiter PASSWORT können Sie Ihr Passwort ändern.
Im Reiter PASSWORT können Sie Ihr Passwort ändern. BITTE VERGESSEN SIE BEI KEINER DIESER ÄNDERUNGEN AUF SPEICHERN ZU KLICKEN.
Auf der Startseite sehen Sie Ihr Dashboard. Die Dashboard-Elemente, die Ihnen dieses Jahr zur Verfügung stehen sind zum einen die Formulare der diesjährigen Paktabfrage – PAKTABFRAGE 2023
– und die Formulare der letztjährigen Paktabfrage – PAKTABFRAGE 2022. Die Formulare der letztjährigen Paktabfrage sind nur zur Ansicht und nicht zur Bearbeitung freigegeben. An der Seite finden sie – links vom Freigabesymbol und rechts vom Namen des Formulars – die Statusanzeige Ihres Datensatzes. UNGEÖFFNET, LETZTE ABGABEMÖGLICHKEIT [Datum] und ABGEGEBEN [Datum der Abgabe].
4. Formulare freigeben
Als Administrator einer Einrichtung in IDA können Sie jedes Formular der aktuellen Datenabfrage einsehen, bearbeiten und abgeben. Für Mitarbeiter, die keine Administratoren-Rechte haben, müssen die Administratoren die einzelnen Formulare freischalten. Mitarbeitern ohne Administratoren-Status können vier unterschiedlichen Rechte-Rollen zugeteilt werden: LESEN, LESEN/ABGEBEN, SCHREIBEN, SCHREIBEN/ABGEBEN. LESEN ist die Rolle mit den geringsten Handlungsmöglichkeiten, SCHREIBEN/ABGEBEN die Rolle, die einem Administrator am nächsten kommt.
4.1 Freigabe von Nutzern
Neue Mitarbeiter können per verschiedener Möglichkeiten dem System hinzugefügt und Rollen zugeteilt werden. Im Dashboard direkt gibt es neben der Statusangabe einen FREIGABE-Button. Klicken Sie auf diesen, können Sie das einzelne Formular freigeben.
Klicken Sie auf das FREIGABESYMBOL und im dann erscheinenden Pop-Up auf BENUTZER EINLADEN. Nun öffnet sich ein weiteres Pop-Up mit Listen der vier Rechte-Rollen in welche Sie die jeweiligen Nutzer einteilen können. In unserem Formular 7-Beispiel können Sie hier bspw. ein Leserecht an einen bereits bestehenden Nutzer Ihrer Einrichtung vergeben – indem Sie jenen aus der Liste auswählen – oder einen neuen Benutzer im System einpflegen und zuteilen in dem Sie auf das blau hinterlegte NEUEN BENUTZER ANLEGEN klicken.
UPDATE: Zur Vereinfachung der Freigabe von Nutzern und Nutzerinnen wurde der Button “Von einem Formular kopieren” hinzugefügt. Dieser ermöglicht es, ein Formular auszuwählen, für welches Sie schon Freigaben vorgenommen haben und die Nutzer*innen, welche für dieses Formular freigegeben sind, auch für das neue Formular freizugeben. So können Sie nun ganz einfach z.B. Formular 1 Berichtsjahr 2023 für alle Nutzer*innen freigeben, welche letztes Jahr auch bereits für Fomular 1 Berichtsjahr 2022 freigegeben waren.
4.2 Benutzer einladen / Benutzer Profile erstellen
Klicken Sie auf NEUEN BENUTZER ANLEGEN, öffnet sich ein Pop-Up, in welchem Profil- und Einrichtungsdaten hinterlegt werden. Unter dem Reiter EINRICHTUNGEN können Sie alle Einrichtungen, die Sie betreuen, dem Nutzer als Zugehörig oder als Administrator zu ordnen. Sobald ein Nutzer Administratorenrechte hat, stehen ihm die gleichen Rechte und Möglichkeiten zur Verfügung wie Ihnen. Seien Sie hier also bitte vorsichtig. Bitte melden Sie alle neuen IDA-Administratoren an die Geschäftsstelle. Unten links können Sie auswählen, ob der Benutzer eine Einladungsmail erhält und ob Sie diese E-Mail ebenfalls im BCC erhalten. Über den Button MAIL ANZEIGEN erhalten Sie eine Vorschau der vom System verschickten Einladungsmail. Anders als bei der herkömmlichen Registrierung, erhalten die von Ihnen eingeladenen Nutzer ein vom System generiertes Passwort, welches sie über ihren Profilbutton, wie im Abschnitt Dashboard beschrieben, ändern können.
Sie können weitere Nutzer bspw. mit Leserechten anlegen, indem Sie auf den blau hinterlegten Text WEITERE ZEILE unter „Benutzer mit Leserechten“ klicken. Wenn Sie Nutzer aus einer bestimmten Rechterolle entfernen möchten, klicken Sie auf das X am rechten Ende der Zeile, in welcher der Name des zu entfernenden Benutzers steht.
4.3 Freigegeben Nutzer löschen
Sobald Nutzer einem Formular zugeteilt sind, erscheint nach klicken des FREIGABE-Buttons eine Freigabeübersicht des einzelnen Formulars. Hier können Sie schnell und intuitiv die Rechterollen einzelner Nutzer mit einer einfachen Togglefunktion in wenigen Augenblicken ändern. Auch haben Sie hier die Möglichkeit, Benutzer zu entfernen, indem Sie auf das Drei-Punkte-Symbol am rechten Rand der Zeile mit dem zu entfernenden Benutzer klicken und dann die rothinterlegte Option LÖSCHEN auswählen. Um sicherzustellen, dass Sie keinen Fehler machen, fragt das System Sie nochmal nach einer Aktionsbestätigung: Sie können die Löschung jetzt noch abbrechen oder durch ein erneutes Klicken auf LÖSCHEN bestätigen.
Bitte beachten Sie, dass diese Methode nur der Initialzuordnung von Benutzern zu Formularen dient. Sobald Sie dies einmal getan haben, verschwindet der FREIGABE-Button und wird mit einem BEARBEITUNGS-Button ersetzt, der Sie zum Formular selbst bringt. Eine zweite Möglichkeit der Nutzerfreigabe finden Sie in den Formularen selbst. Sobald Sie auf ein Formular klicken, finden Sie links oben unter dem Reiter NACHRICHTEN den Button FREIGABE. Klicken Sie auf diesen öffnet sich Ihnen dieselbe Freigabe-Übersicht wie über die Auswahl der Funktion über das Dashboard. Diese Freigabe gilt natürlich nur für das jeweilige Formular, in welchem diese Freigabe vorgenommen wurde.
Möchten Sie eine Übersicht über die Rechterollen-Zuteilungen aller Nutzer über alle Formulare hinweg erhalten, klicken Sie in der linken Leiste – unterhalb von ZULETZT GEÖFFNET und über BERICHTE – auf den Button FREIGABEÜBERSICHT.
4.4 Reiter [Freigabeübersicht]
Hier sehen Sie eine Liste ALLER Formulare, für welche Nutzer jemals freigeschaltet wurden und können diese hier wie einer formularspezifischen Freigabeübersicht bearbeiten. Auch können Sie hier über das runde Symbol mit einer Person und einem Pluszeichen rechts unten neue Benutzer hinzufügen (EINEN NEUEN EINTRAG ERSTELLEN). Klicken Sie auf dieses öffnet sich Ihnen ein Pop-Up ähnlich der Nutzeranlegung bei einzelnen Formularen. Der Unterschied hier ist, dass Sie zusätzlich zum Nutzer auch die Formulare auswählen, welche dem jeweiligen in der jeweiligen Rechterolle zur Verfügung steht. Dies ist folglich die dritte Möglichkeit, Benutzer hinzuzufügen und bietet sich insbesondere dann an, wenn Sie Benutzer gleichzeitig zu verschiedenen Formularen anlegen möchten.
Im Feld FORMULAR können Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Formulare einschränken, in dem Sie in der oberen Suchleiste beispielsweise „2022“ eingeben. Nun stehen in der Formularmehrfachauswahl nur noch die Formulare der Paktabfrage 2023 zur Verfügung. Sie können nun über die Mehrfachauswahl einem Benutzer unterschiedliche Formulare in einer Rechterolle zuordnen. Unterhalb des Formularfeldes einer Zeile finden Sie die blauhinterlegten Knöpfe ALLE und KEINE. Mit diesen können Sie dem Nutzer der Zeile entweder alle Formulare in der jeweiligen Rechterolle freigeben oder alle freigegebenen Formulare für den jeweiligen Nutzer entfernen.
4.5 Reiter [Benutzer]
Wenn Sie in der FREIGABEÜBERSICHT auf den Reiter BENUTZER klicken, kommen Sie auf die Benutzerseite. Klicken Sie auf die drei Punkte am rechten Ende jeder Zeile und klicken Sie im Pop-Up auf FREIGABE um zur benutzerspezifischen Freigabe zu kommen. Diese funktioniert vom Prinzip wie alle anderen Freigaben, einzig, dass diese benutzerspezifisch sind.
Hier eine Methode um SCHNELL Ihren Mitarbeitern viele Formulare auf einmal freizugeben:
Zunächst sollten Sie als ADMINISTRATOR jedes der 18 Formulare einmal geöffnet haben (Sie müssen nichts eintragen, ein öffnen und wieder auf das Dashboard klicken reicht!). Wenn Sie nun hier rechts neben einem Nutzer auf die 3 Punkte klicken, können Sie dort unter anderem die Daten des jeweiligen Nutzers BEARBEITEN und auch von dort aus alle Formulare, für die dieser Nutzer freigegeben werden soll auf einmal auswählen. Zu diesem Zeitpunkt sollte KEINER der Mitarbeiter in IDA eingeloggt sein, denen sie FREIGABERECHTE erteilen möchten. Klicken Sie dazu auf den Button FREIGABE und wählen Sie in der Liste FORMULARE all die Formulare aus, welche sie diesem Nutzer freigeben möchten. Diese Methode funktioniert allerdings nicht, wenn der Nutzer noch nicht als neuer Nutzer erstellt wurde. Informationen dazu finden sie hier.
5. Formulare
Kommen wir zum Aufbau der Formulare. Öffnen Sie ein Formular kommen Sie in den Reiter DATEN. Rechts neben diesem finden Sie den Reiter NACHRICHTEN.
5.1 Als PDF exportieren
Im Reiter DATEN finden Sie die Abfragetexte/ Inhalte der Formulare vor. In nicht-abgegebenen Formularen finden Sie oben rechts den DRUCKEN-Button und den LÖSCHEN-BUTTON. Ein Klick auf den DRUCKEN-Button lässt das Pop-Up PDF-EXPORT öffnen. Hier können Sie auswählen ob Sie etwaige Anhänge an das PDF anbinden wollen und in der Leiste SEITENLAYOUT können Sie zwischen verschiedenen DIN- und Anzeige-Formaten wählen. Klicken Sie anschließend auf den EXPORTIEREN-Button, um das generierte PDF ihres Formulars zu exportieren. Der DRUCKEN-Button funktioniert also nicht wie herkömmlich gewohnt, dass das Formular sofort ausgedruckt wird. Es wird nur für Sie zum Export in Ihre eigenen Dateien freigegeben, von wo aus Sie es sich dann ausdrucken können.
Mit dem Klicken des LÖSCHEN-Buttons löschen Sie ALLE im Formular eingetragenen Daten und setzen es wieder auf den Status UNGELESEN. Auch hier werden Sie vor der Löschung um eine Aktionsbestätigung gebeten. Links oben – unter dem Namen und der Beschreibung des jeweiligen Formulares – finden Sie den Button AUS EXCEL IMPORTIEREN. Wenn Sie diesen anklicken, öffnet sich ein Pop-up mit drei Schritten, die Sie in dieser Reihenfolge ausführen müssen. Im ersten Schritt - URSPRUNGSDATEI HERUNTERLADEN - klicken Sie bitte im darunterstehenden Satz „Exportieren Sie dieses Formular in eine Excel-Datei“ auf das blau-hinterlegte Wort FORMULAR. Eine Excel-Datei wird heruntergeladen. Diese enthält drei Tabellenblätter: Eine Anleitung, ein Blatt in das die Werte eingetragen werden sollen, sowie ein Tabellenblatt mit Importinformation, das nicht gelöscht werden darf.
Kommen wir zum eigentlichen Eintragen der Werte: Graue Felder können Sie ausfüllen, orange hinterlegte müssen Sie ausfüllen. Neben gewissen Textbausteinen sehen Sie kleine, schwarze Fragezeichensymbole. Dies sind Infoboxen, in denen die Definitionen aus dem Glossar hinterlegt sind. Sie aktivieren Infoboxen, indem Sie Ihren Mauscursor auf das Fragezeichensymbolen bewegen.
5.2 Vorjahreswerte übernehmen
Unterhalb von Eingabeboxen finden Sie die Worte LETZTER WERT und einen kleinen, blau dargestellten Text. Dies sind die Werte, welche Sie an dieser Stelle der Paktabfrage im Vorjahr angegeben haben. Klicken Sie auf den blau dargestellten Text, um den Vorjahreswert für dieses Jahr zu übernehmen. Vorjahreswerte können nach der Übernahme immer noch geändert oder angepasst werden. Am Ende eines jeden Formularteils finden Sie unten links die blauen Texte LETZTE WERTE ÜBERNEHMEN und FELDER LEEREN. Ein Formularteil besteht aus allen Abschnitten eines Formulars, die auf einmal gesehen (ausgeklappt) werden können; ein Formular kann also aus einem oder mehreren Formularteilen bestehen. Mit dem Button LETZTE WERTE ÜBERNEHMEN können Sie die Vorjahreswerte für den gesamten Formularteil – jedoch nicht für das gesamte Formular! – übernehmen. Mit FELDER LEEREN werden alle eingetragenen Daten – nicht nur die übernommenen Vorjahreswerte – in diesem Formularteil gelöscht.
Rechts unten in einem Formularteil finden Sie die Button WEITER und ZURÜCK. Sie können diese zur Navigation von Formularteilen nutzen. In den meisten Fällen können Sie auch einfach auf die Überschrift eines Formularteils klicken, um von einem Formularteil zu einem anderen zu springen. Unterhalb von WEITER und ZURÜCK finden Sie in kleiner Schrift die Worte ALLE DATEN GESPEICHERT sowie Datum und Uhrzeit des letzten Speicherzeitraums. IDA speichert Ihre Daten automatisch.
5.3 Pflichtfelder
Gewisse Felder sind innerhalb der Eingabebox mit einem kleinen *-Symbol markiert. Dies bedeutet, dass dieses Feld ein Pflichtfeld ist und deshalb vor der Abgabe des Formulars ausgefüllt werden muss. Solange nicht alle Pflichtfelder eines Formulars ausgefüllt sind, ist die Abgabe dieses Formulars nicht möglich. Unterhalb einer Formularteilüberschrift steht in kleinen roten Buchstaben PFLICHTANGABEN FEHLEN, wenn sich in diesem Formularteil mindestens ein nicht ausgefülltes Pflichtfeld befindet.
Wenn die Felder in Form einer Tabelle dargestellt sind, besteht für Sie die Möglichkeit, ganze Zeilen zu löschen, indem Sie auf das X-Symbol am rechten Rand der Zeile klicken. Bitte beachten Sie, dass es hier keine Aktionsbestätigung gibt. Die eingetragenen Daten werden sofort gelöscht. An dem Ende von Tabellen, in der rechten unteren Ecke finden Sie ein weiteres X-Symbol. Mit diesem können Sie alle in dieser Tabelle eingetragenen Daten löschen. Auch hier gibt es keine Aktionsbestätigung. Seien Sie also vorsichtig vor dem Klicken. Bei gewissen Tabellen finden Sie links von diesem X-Button auch ein ^-Button und ein v-Button. Dies ist der Fall, wenn die Tabelle weitere Zeilen hat, die Sie ausklappen können. Klicken Sie auf den +-Button, um jeweils eine weitere Zeile auszuklappen oder auf den v-Button, um alle Zeilen auf einmal auszuklappen. Sobald eine zusätzliche Zeile ausgeklappt ist, stehen zusätzlich die „-„-Button und ^-Button zur Verfügung. Mit diesen können Sie Zeilen jeweils Zeile für Zeile oder alle Zeilen auf einmal einklappen.
5.4 Abhängigkeiten
In gewissen Feldern sind Plausibilitäten hinterlegt. Sollte sich in dem Feld ein logischer Fehler einschleichen, aktiviert sich die Plausibilität und ein rotes Kästchen mit einem !-Symbol erscheint im linken Teil des Feldes. Wenn Sie mit Ihrem Mauscursor über das Symbol fahren, erscheint eine Textbox mit einer Erklärung, welcher logischer Fehler aufgetreten ist. Zusätzlich erscheint ein grün-hinterlegtes Banner mit dem Hinweis, dass Ihre Abgabe aufgrund der aktivierten Plausibilitäten verhindert wird. Gewisse Plausibilitäten werden mit einem grauen Kästchen angezeigt – diese sind keine logischen Fehler, sondern Sonderfälle, zu welchen wir Sie bitten, diese noch einmal zu kontrollieren und gegebenenfalls zu kommentieren. Graue Plausibilitäten verhindern die Abgabe Ihrer Daten nicht.
Am Ende des Formulars finden Sie in der rechten unteren Ecke neben dem ZURÜCK Button, die Buttons NUR SPEICHERN und ABGEBEN. Durch das Klicken auf NUR SPEICHERN geben wir Ihnen die Möglichkeit einer zusätzlichen, manuellen Speicherung.
5.5 Abgabe
Der Button ABGEBEN ist ausgegraut sofern noch nicht alle Pflichtangaben erfüllt oder Plausibilitätsprobleme noch nicht gelöst sind. Sobald diese Hürden beseitigt sind, können Sie auf ABGEBEN klicken. Jetzt kommen Sie auf die PRÜFANSICHT – eine vereinfachte Ansicht des gesamten Formulars mit der Möglichkeit der erneuten Kontrolle Ihrer Daten. Oben und unten rechts finden Sie den ZURÜCK-Button, mit welchem Sie zurück zur Bearbeitungsansicht kommen. Oben und unten rechts finden Sie die NUR SPEICHERN und ABGEBEN-Buttons. Der NUR SPEICHERN-Button funktioniert genauso wie zuvor erklärt.
Klicken Sie auf den ABGEBEN-Button, sind Ihre Daten abgegeben und Sie kommen nun auf die Abgabeansicht. Oben links finden Sie den FREIGABE-Button, oben rechts die DRUCKEN und BEARBEITUNGS-Buttons . FREIGABE und DRUCKEN funktionieren genauso wie zuvor beschrieben. Mit dem Bearbeitungsbutton ist es Ihnen möglich, zur Bearbeitungsansicht des Formulars zurückzukehren und etwaige Änderungen vorzunehmen. Nach Ablaufen der Abgabefristen eines Formulars wird diese Möglichkeit nicht länger zur Verfügung stehen. Unterhalb dieser Buttons, in einem farbigen Kästchen, finden Sie den Zeitraum der Abgabeperiode – von wann bis wann dieses Formular bearbeiten werden darf; bzw. nach Ablaufen der ersten Abgabeperiode, wie lange dieses Formular noch zur Betrachtung vom Dashboard zur Verfügung steht – und darunter Datum und Uhrzeit der Erstabgabe, durch wen das Formular abgegeben wurde; Datum und Uhrzeit der letzten Aktualisierung des Formulars und Datum und Uhrzeit wann Daten des Formulars zuletzt geändert wurden.
5.6 Nachrichten
Dieser Block ist nur dafür gedacht zu demostrieren, wie Nachrichten geschrieben werden können. Es kann genutzt werden, um Nachrichten untereinander zu verschicken. Nachrichten an die Geschäftsstelle senden Sie bitte weiterhin an paktabfrage@leibniz-gemeinschaft.de
Im Reiter NACHRICHTEN können Sie direkt innerhalb von IDA Nachrichten mit Fragen oder Anmerkungen zum jeweiligen Formular, in welchem Sie sich befinden, an Andere aus Ihrem Institut schicken. Klicken Sie dafür auf +NEUE SICHERE NACHRICHT.
Ein Pop-Up erscheint. Über das X in der oberen, rechten Ecke können Sie das Pop-Up wieder schließen – ebenso auch über den Button ABBRECHEN. Klicken Sie auf den pinken Punkt SICHERE NACHRICHT in der oberen linken Ecke des Pop-Ups, um auszuwählen, ob nur Sie diese Nachricht sehen (Sichere Nachricht) oder ob jeder Mitarbeiter ihrer Einrichtung, der Zugriff auf dieses Formular hat, Ihre Nachricht sieht.
Tragen Sie einen Betreff ein und anschließend Ihre Frage oder Anmerkung in das Textfeld darunter. Der Betreff ist ein Pflichtfeld, welches Sie zum Senden der Nachricht ausfüllen müssen. Unter der Textbox finden Sie einen großen ANHANG-HINZUFÜGEN-Button. Klicken Sie auf diesen, um Dateien wie Bilder oder Excels an Ihre Nachricht anzuhängen.
Sobald Sie alle Eintragung in Ihrer Nachricht vorgenommen haben, klicken Sie auf SENDEN. Nun wird Ihnen die Nachricht angezeigt. Oben links in blau sehen Sie den Namen der Person, welche die Nachricht abgeschickt hat. Im hellgrau hinterlegten, abgerundeten Kasten sehen Sie den Betreff der Nachricht, im dunkelgrauen Kasten dahinter den Haupttext der Nachricht. Rechts oben im Kasten einer Nachrichtentextbox können Sie ein kleines Papierkorbsymbol sehen. Klicken Sie auf dieses, um die Nachricht zu löschen. Bevor die Nachricht final gelöscht wird, werden Sie auch hier zu einer Aktionsbestätigung aufgefordert. Links unten, neben dem grauen Pfeilsymbol, können Sie das Datum und die Uhrzeit der Absendung erkennen. Sobald die Geschäftsstelle Ihre Nachricht geöffnet hat, erscheint neben diesem Symbol ein geöffnetes E-Mail-Symbol mit Datum und Uhrzeit wann Ihre Nachricht durch die Geschäftsstelle geöffnet wurde.
Sobald die Geschäftsstelle geantwortet hat, erscheint im NACHRICHTEN-Reiter ein E-Mail-Symbol. Klicken Sie auf dieses, um die neuste Nachricht – ob abgesendet oder empfangen – ganz oben auf Ihrer Liste vorzufinden. Sollten Sie die Nachrichten in Form eines Threads – ähnlich wie in Online-Foren (bspw. Reddit) – bevorzugen, können Sie sich Ihre Nachrichten so anzeigen lassen, indem Sie auf den Button ALS THEMENSTRANG ANZEIGEN (THREAD) klicken, welcher sich direkt über der neuesten Nachricht befindet. Im Thread-Ansichtsmodus haben Sie zudem die Möglichkeit, sich alle Threads über den Button ALLES AUSKLAPPEN anzeigen zu lassen. Sollten alle Threads ausgeklappt sein, verändert sich dieser Button zu ALLES EINKLAPPEN.
Unter jeder Nachricht – auch Ihren eigenen – sehen Sie rechts unten den ANTWORTEN-Button. Neben diesem finden Sie – in der Threadansicht – einen EINKLAPPEN/AUSKLAPPEN-Button.
6. Abschluss
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und wir wünschen Ihnen eine angenehme Paktphase. Wir stehen Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung, am besten per Mail: für Fragen zu IDA kontaktieren Sie bitte ida@leibniz-gemeinschaft.de, für inhaltliche Fragen zum Pakt wenden Sie sich an paktabfrage@leibniz-gemeinschaft.de.
