FAQ

Als Administrator einer Einrichtung in IDA können Sie jedes Formular der aktuellen Datenabfrage einsehen, bearbeiten und abgeben. Für Mitarbeiter, die keine Administratoren-Rechte haben, müssen die Administratoren die einzelnen Formulare freischalten. Mitarbeitern ohne Administratoren-Status können vier unterschiedlichen Rechte-Rollen zugeteilt werden: LESEN, LESEN/ABGEBEN, SCHREIBEN, SCHREIBEN/ABGEBEN. LESEN ist die Rolle mit den geringsten Handlungsmöglichkeiten, SCHREIBEN/ABGEBEN die Rolle, die einem Administrator am nächsten kommt.

Neue Mitarbeiter können per verschiedener Möglichkeiten dem System hinzugefügt und Rollen zugeteilt werden. Im Dashboard direkt gibt es neben der Statusangabe einen FREIGABE-Button. Klicken Sie auf diesen, können Sie das einzelne Formular freigeben.

Klicken Sie auf das FREIGABESYMBOL und im dann erscheinenden Pop-Up auf BENUTZER EINLADEN. Nun öffnet sich ein weiteres Pop-Up mit Listen der vier Rechte-Rollen in welche Sie die jeweiligen Nutzer einteilen können. In unserem Formular 7-Beispiel können Sie hier bspw. ein Leserecht an einen bereits bestehenden Nutzer Ihrer Einrichtung vergeben – indem Sie jenen aus der Liste auswählen – oder einen neuen Benutzer im System einpflegen und zuteilen in dem Sie auf das blau hinterlegte NEUEN BENUTZER ANLEGEN klicken.

UPDATE: Zur Vereinfachung der Freigabe von Nutzern und Nutzerinnen wurde der Button “Von einem Formular kopieren” hinzugefügt. Dieser ermöglicht es, ein Formular auszuwählen, für welches Sie schon Freigaben vorgenommen haben und die Nutzer*innen, welche für dieses Formular freigegeben sind, auch für das neue Formular freizugeben. So können Sie nun ganz einfach z.B. Formular 1 Berichtsjahr 2023 für alle Nutzer*innen freigeben, welche letztes Jahr auch bereits für Fomular 1 Berichtsjahr 2022 freigegeben waren.

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Klicken Sie auf NEUEN BENUTZER ANLEGEN, öffnet sich ein Pop-Up, in welchem Profil- und Einrichtungsdaten hinterlegt werden. Unter dem Reiter EINRICHTUNGEN können Sie alle Einrichtungen, die Sie betreuen, dem Nutzer als Zugehörig oder als Administrator zu ordnen. Sobald ein Nutzer Administratorenrechte hat, stehen ihm die gleichen Rechte und Möglichkeiten zur Verfügung wie Ihnen. Seien Sie hier also bitte vorsichtig. Bitte melden Sie alle neuen IDA-Administratoren an die Geschäftsstelle. Unten links können Sie auswählen, ob der Benutzer eine Einladungsmail erhält und ob Sie diese E-Mail ebenfalls im BCC erhalten. Über den Button MAIL ANZEIGEN erhalten Sie eine Vorschau der vom System verschickten Einladungsmail. Anders als bei der herkömmlichen Registrierung, erhalten die von Ihnen eingeladenen Nutzer ein vom System generiertes Passwort, welches sie über ihren Profilbutton, wie im Abschnitt Dashboard beschrieben, ändern können.

Sie können weitere Nutzer bspw. mit Leserechten anlegen, indem Sie auf den blau hinterlegten Text WEITERE ZEILE unter „Benutzer mit Leserechten“ klicken. Wenn Sie Nutzer aus einer bestimmten Rechterolle entfernen möchten, klicken Sie auf das X am rechten Ende der Zeile, in welcher der Name des zu entfernenden Benutzers steht.

Sobald Nutzer einem Formular zugeteilt sind, erscheint nach klicken des FREIGABE-Buttons eine Freigabeübersicht des einzelnen Formulars. Hier können Sie schnell und intuitiv die Rechterollen einzelner Nutzer mit einer einfachen Togglefunktion in wenigen Augenblicken ändern. Auch haben Sie hier die Möglichkeit, Benutzer zu entfernen, indem Sie auf das Drei-Punkte-Symbol am rechten Rand der Zeile mit dem zu entfernenden Benutzer klicken und dann die rothinterlegte Option LÖSCHEN auswählen. Um sicherzustellen, dass Sie keinen Fehler machen, fragt das System Sie nochmal nach einer Aktionsbestätigung: Sie können die Löschung jetzt noch abbrechen oder durch ein erneutes Klicken auf LÖSCHEN bestätigen.

Bitte beachten Sie, dass diese Methode nur der Initialzuordnung von Benutzern zu Formularen dient. Sobald Sie dies einmal getan haben, verschwindet der FREIGABE-Button und wird mit einem BEARBEITUNGS-Button ersetzt, der Sie zum Formular selbst bringt. Eine zweite Möglichkeit der Nutzerfreigabe finden Sie in den Formularen selbst. Sobald Sie auf ein Formular klicken, finden Sie links oben unter dem Reiter NACHRICHTEN den Button FREIGABE. Klicken Sie auf diesen öffnet sich Ihnen dieselbe Freigabe-Übersicht wie über die Auswahl der Funktion über das Dashboard. Diese Freigabe gilt natürlich nur für das jeweilige Formular, in welchem diese Freigabe vorgenommen wurde.

Möchten Sie eine Übersicht über die Rechterollen-Zuteilungen aller Nutzer über alle Formulare hinweg erhalten, klicken Sie in der linken Leiste – unterhalb von ZULETZT GEÖFFNET und über BERICHTE – auf den Button FREIGABEÜBERSICHT.

Klicken Sie auf den ABGEBEN-Button, sind Ihre Daten abgegeben und Sie kommen nun auf die Abgabeansicht. Oben links finden Sie den FREIGABE-Button, oben rechts die DRUCKEN und BEARBEITUNGS-Buttons . FREIGABE und DRUCKEN funktionieren genauso wie zuvor beschrieben. Mit dem Bearbeitungsbutton ist es Ihnen möglich, zur Bearbeitungsansicht des Formulars zurückzukehren und etwaige Änderungen vorzunehmen. Nach Ablaufen der Abgabefristen eines Formulars wird diese Möglichkeit nicht länger zur Verfügung stehen. Unterhalb dieser Buttons, in einem farbigen Kästchen, finden Sie den Zeitraum der Abgabeperiode – von wann bis wann dieses Formular bearbeiten werden darf; bzw. nach Ablaufen der ersten Abgabeperiode, wie lange dieses Formular noch zur Betrachtung vom Dashboard zur Verfügung steht – und darunter Datum und Uhrzeit der Erstabgabe, durch wen das Formular abgegeben wurde; Datum und Uhrzeit der letzten Aktualisierung des Formulars und Datum und Uhrzeit wann Daten des Formulars zuletzt geändert wurden.

Der Button ABGEBEN ist ausgegraut sofern noch nicht alle Pflichtangaben erfüllt oder Plausibilitätsprobleme noch nicht gelöst sind. Sobald diese Hürden beseitigt sind, können Sie auf ABGEBEN klicken. Jetzt kommen Sie auf die PRÜFANSICHT – eine vereinfachte Ansicht des gesamten Formulars mit der Möglichkeit der erneuten Kontrolle Ihrer Daten. Oben und unten rechts finden Sie den ZURÜCK-Button, mit welchem Sie zurück zur Bearbeitungsansicht kommen. Oben und unten rechts finden Sie die NUR SPEICHERN und ABGEBEN-Buttons. Der NUR SPEICHERN-Button funktioniert genauso wie zuvor erklärt.

Gehen Sie in Ihr E-Mail-Postfach, öffnen Sie die Email, die Ihnen das IDA-System gesendet hat und befolgen Sie die Anweisungen. Sollten Sie keine E-Mail erhalten haben, überprüfen Sie bitte Ihren SPAM-Ordner. Andernfalls kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail an ida@leibniz-gemienschaft.de

Wenn Sie in der FREIGABEÜBERSICHT auf den Reiter BENUTZER klicken, kommen Sie auf die Benutzerseite. Klicken Sie auf die drei Punkte am rechten Ende jeder Zeile und klicken Sie im Pop-Up auf FREIGABE um zur benutzerspezifischen Freigabe zu kommen. Diese funktioniert vom Prinzip wie alle anderen Freigaben, einzig, dass diese benutzerspezifisch sind.

Hier eine Methode um SCHNELL Ihren Mitarbeitern viele Formulare auf einmal freizugeben:

Zunächst sollten Sie als ADMINISTRATOR jedes der 18 Formulare einmal geöffnet haben (Sie müssen nichts eintragen, ein öffnen und wieder auf das Dashboard klicken reicht!). Wenn Sie nun hier rechts neben einem Nutzer auf die 3 Punkte klicken, können Sie dort unter anderem die Daten des jeweiligen Nutzers BEARBEITEN und auch von dort aus alle Formulare, für die dieser Nutzer freigegeben werden soll auf einmal auswählen. Zu diesem Zeitpunkt sollte KEINER der Mitarbeiter in IDA eingeloggt sein, denen sie FREIGABERECHTE erteilen möchten. Klicken Sie dazu auf den Button FREIGABE und wählen Sie in der Liste FORMULARE all die Formulare aus, welche sie diesem Nutzer freigeben möchten. Diese Methode funktioniert allerdings nicht, wenn der Nutzer noch nicht als neuer Nutzer erstellt wurde. Informationen dazu finden sie hier.

Da IDA als Webanwendung im Browser läuft, kann es bei Problemen sinnvoll sein, den internen Cache zu leeren. Für Firefox: Drücken Sie die Taste „Alt“. Das Fenstermenü erscheint ganz oben.

Klicken Sie im Menü „Chronik“ auf „Neueste Chronik löschen…“

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