Datum des Workshops: 30.03.2023
đ Themen und Ablauf
Im Rahmen des Workshops wurden zunĂ€chst einige grundsĂ€tzliche Informationen zur Initiative âStĂ€rkung von CRISâ wiederholt.
AnschlieĂend wurden Möglichkeiten des Einsatzes von CRIS im Berichtswesen und dadurch erreichbare Verbesserungen in Bezug auf DatenqualitĂ€t, Prozesse, Arbeitseffizienz usw. diskutiert. HierfĂŒr wurden drei verschiedene CRIS vorgestellt, die alle an Leibniz-Einrichtungen verwendet werden.
AuĂerdem wurde eine Mentimeter-Umfrage zum fachlichen Hintergrund der Teilnehmenden, zu bekannten Berichtsarten und zum geschĂ€tzten Aufwand der mit dem Berichtswesen verbundenen TĂ€tigkeiten durchgefĂŒhrt.
đ PrĂ€sentationen und Dokumente
Die im Rahmen des Workshops prÀsentierten Folien finden Sie hier in einem PDF-Dokument:
Zum Workshop gab es BeitrÀge aus den folgenden Leibniz-Einrichtungen:
Dr. Christina Spilker vom Leibniz-Institut fĂŒr Neurobiologie (LIN) stellte die Nutzung von PURE im Berichtswesen des LIN vor.
Annette Bzdurek vom Leibniz-Institut fĂŒr ökologische Raumentwicklung (IĂR) stellte die Nutzung des am IĂR entwickelten Systems im Berichtswesen vor.
Dr. Julia Koblitz vom Leibniz-Institut DSMZ - Deutsche Sammlung von Mikroorganismen und Zellkulturen stellte die Nutzung von OSIRIS im Berichtswesen des DSMZ vor.
Die Fragen und Ergebnisse der im Rahmen des Workshops durchgefĂŒhrten Mentimeter-Umfrage finden Sie hier:
đĄ Fragen und Antworten
Hier finden Sie einige im Verlauf des Workshops aufgeworfenen Fragen und Antworten zum Thema âVerbesserungen im Berichtswesen durch den Einsatz von CRISâ. Klicken Sie auf die Pfeilsymbole neben den Fragen, um die jeweiligen Antworten anzuzeigen.
â CRIS haben vielfĂ€ltige Einsatzmöglichkeiten. Im Berichtswesen kann ein CRIS z. B. als Publikations- oder Projektdatenbank dienen. Bei sorgfĂ€ltiger Planung und Pflege lĂ€sst sich mittels Datenimports so eine gesamte Institutshistorie abbilden. Neben Publikationen können auch Leistungen wie z. B. Veranstaltungen, VortrĂ€ge, Projekte, ProjektantrĂ€ge, Promovierendenprogramme, Qualifikationsarbeiten, Gastwissenschaftleraufenthalte, Preise, Stipendien und weitere Arten wissenschaftlichen Arbeitens abgebildet werden. So ermöglicht ein CRIS die zentrale Speicherung von forschungsbezogenen Informationen, die fĂŒr Berichte relevant sind. Ein CRIS kann auĂerdem Daten und Grafiken automatisch in Standard-Berichtsvorlagen exportieren. Auch können bestehende Prozesse im Berichtswesen durch die Nutzung eines CRIS standardisiert, dokumentiert und besser strukturiert werden.
â Die Nutzung eines CRIS im Berichtswesen bringt viele Vorteile, unter anderem:
- Verbesserte DatenvaliditÀt durch Anbindung an externe Datenbanken (z. B. Scopus, Web of Science, aber auch offene Datenbanken wie etwa OpenAlex)
- Dubletten können automatisch erkannt werden, sodass sich eine mehrfache ZÀhlung der gleichen Leistungen vermeiden lÀsst
- Daten (wie z. B. Publikationen, Drittmittelgeber, Projekte, Forschende) können miteinander verknĂŒpft werden und sind somit einfacher ĂŒberprĂŒfbar
- Effizienzsteigerung durch automatische Daten-, Text- und Grafikausgaben in Berichtsvorlagen
- Standards und Prozesse im Berichtswesen können besser definiert und dokumentiert werden
- Daten mĂŒssen nicht mehr manuell aus verschiedenen Quellen zusammengetragen werden, sondern sind jederzeit an zentraler Stelle verfĂŒgbar und haben im Idealfall die gleiche AktualitĂ€t und den gleichen Pflegegrad
- Verbesserung der DatenqualitĂ€t durch automatische PlausibilitĂ€ts- und LogikprĂŒfungen
- Möglichem Datenverlust wird vorgebeugt
- Mehr Transparenz im Berichtswesen fĂŒr alle Personen mit Zugriffsrechten auf das CRIS
- Verbesserungsmöglichkeiten im Berichtswesen können besser erkannt und umgesetzt werden (technisch, organisatorisch und inhaltlich)
â Wenn ein CRIS im Berichtswesen eine tragende Rolle einnimmt, können unter anderem folgende Probleme gelöst bzw. vermieden werden:
- Niedrige DatenqualitĂ€t und LĂŒcken in der Datenlage aufgrund fehlender Kontrollmechanismen
- Unklarheiten in Bezug auf Datenherkunft, AkualitÀt der Daten und Art der vorangegangenen Datenverarbeitung
- GroĂer Aufwand bei der Koordination der Berichtsprozesse, bei der Datenaufbereitung und bei der Berichtserstellung
- Hohe AbhÀngigkeit von einzelnen Personen
- Arbeitsaufwand und interne WidersprĂŒche durch Mehrfacherfassung der gleichen Daten in verschiedenen Systemen oder Dateien
â Wenn ein CRIS als Selbstmeldesystem konzipiert ist, mĂŒssen Forschende oder ihre AssistenzkrĂ€fte ihre wissenschaftlichen Leistungen regelmĂ€Ăig selbst im CRIS hinterlegen. HierfĂŒr sollten Anreize geschaffen werden: Z. B. können CRIS automatisch Daten an die Website des Instituts weitergeben, um die Sichtbarkeit auch individueller Forschungsleistungen zu erhöhen. Weiterhin können CRIS auch zur (halb-) automatischen Erstellung von CVs und ProjektantrĂ€gen verwendet werden.
Prinzipiell sollte die Dateneingabe in einem CRIS möglichst einfach und komfortabel organisiert werden. So kann z. B. die Eingabe eines DOI fĂŒr eine Publikation genĂŒgen - das CRIS ruft dann alle damit verbundenen Daten automatisch aus Online-Quellen ab.
â Die Nutzung eines CRIS löst nicht automatisch alle auftretenden oder damit in Zusammenhang stehenden Probleme. Insbesondere sollte beachtet werden:
- Berichtspflichten können sich Ă€ndern. Daher muss die Architektur des verwendeten CRIS flexibel genug sein, solche Ănderungen abzubilden.
- Automatisch erstellte Auswertungen und Berichte sollten auf Korrektheit ĂŒberprĂŒft werden.
- Im Rahmen eines Altdatenimports sollte genau geprĂŒft werden, welche Daten in Zukunft tatsĂ€chlich benötigt werden, um unnötigen Aufwand zu vermeiden.
- Mit einem CRIS kann effizienter und zukunftsfĂ€higer gearbeitet werden, wenn ĂŒbergreifende Standards anstatt institutsinterner Standards genutzt werden.
- Je stÀrker ein CRIS integriert ist (mit Online-Datenquellen oder auch mit anderer Software am Institut, oder mit der Institutswebsite), desto effizienter kann damit gearbeitet werden (die Mehrfacherfassung von Daten wird so vermieden).
- Die EinfĂŒhrung eines CRIS sollte nicht als ein reines IT-Projekt, sondern vor allem als Organisations(entwicklungs)projekt betrachtet werden, da in diesem Zusammenhang bestehende Prozesse dokumentiert und ĂŒberarbeitet werden mĂŒssen. Damit können sich z.B. auch Strukturen der Zusammenarbeit Ă€ndern - die EinfĂŒhrung eines CRIS hat so das Potential, selbst auch auf die Organisationskultur zu wirken.
Falls Sie noch Fragen haben, zu denen Sie die Antwort hier nicht finden konnten, schreiben Sie uns gerne eine Nachricht an cris@leibniz-gemeinschaft.de.