Datum des Workshops: 27.02.2023
đ Themen und Ablauf
Im Rahmen des Workshops wurden zunĂ€chst die Initiative âStĂ€rkung von CRISâ und die bisherigen Ergebnisse aus der Statuserhebung ĂŒber unsere Abfrage in den Leibniz-Einrichtungen vorgestellt.
AnschlieĂend wurden zentrale Inhalte von Betriebs- bzw. Dienstvereinbarungen zum Thema âCRISâ sowie die fĂŒr ihre Erarbeitung erforderlichen organisatorischen Prozesse vorgestellt und diskutiert.
AuĂerdem wurde eine Mentimeter-Umfrage zum fachlichen Hintergrund der Teilnehmenden und zu möglichen Konfliktfeldern bei der Erarbeitung von Betriebs- bzw. Dienstvereinbarungen durchgefĂŒhrt.
đ PrĂ€sentationen und Dokumente
Die im Rahmen des Workshops prÀsentierten Folien finden Sie hier in einem PDF-Dokument:
Volker Lange von der Technischen Informationsbibliothek (TIB) stellte auf dem Workshop die Musterdienstvereinbarung fĂŒr das Forschungsinformationssystem VIVO vor. Diese Musterdienstvereinbarung ist online frei ĂŒber folgenden Blog-Eintrag erhĂ€ltlich (als PDF- und als Word-Version):
Weitere Beispiele fĂŒr mögliche Inhalte und Strukturen von Betriebs- bzw. Dienstvereinbarungen aus Leibniz-Einrichtungen sind ĂŒber folgenden Link auf die Leibniz-Cloud erhĂ€ltlich:
Die Fragen und Ergebnisse der im Rahmen des Workshops durchgefĂŒhrten Mentimeter-Umfrage finden Sie hier:
đĄ Fragen und Antworten
Hier finden Sie einige im Verlauf des Workshops aufgeworfenen Fragen und Antworten zum Thema âCRIS und die Einbeziehung von Personalvertretungenâ. Klicken Sie auf die Pfeilsymbole neben den Fragen, um die jeweiligen Antworten anzuzeigen.
â Eine solche Vereinbarung ist nötig, weil mit dem System Daten erfasst werden, die grundsĂ€tzlich geeignet sind, um damit eine individuelle Leistungs- und / oder Verhaltenskontrolle von BeschĂ€ftigten durchzufĂŒhren (unabhĂ€ngig davon, ob das damit auch beabsichtigt ist). Dasselbe wĂ€re der Fall zum Beispiel bei der EinfĂŒhrung einer elektronischen Zeiterfassung.
AuĂerdem kann man argumentieren, dass mit der EinfĂŒhrung eines CRIS aller Voraussicht nach auch Ănderungen in der betrieblichen Organisation einhergehen (neue oder andere Prozesse und Workflows, vielleicht auch andere Arten oder Stellen der Entscheidungsfindung). An allen diesen Fragestellungen ist der Betriebsrat nach dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG, § 87, Absatz 1, dort besonders Ziffer 1 und 6) zu beteiligen. In den (jeweils landesrechtlich geregelten) Personalvertretungsgesetzen gibt es inhaltlich gleichartige Bestimmungen, die das Ă€hnlich regeln.
â Hier sollte es nicht zu Konflikten kommen. Betriebs- bzw. Dienstvereinbarungen können individuelle Leistungskontrollen ausschlieĂen. Berichtspflichten und die Leibniz-Evaluierung hingegen umfassen Leistungskontrollen auf Einrichtungs- oder auf Abteilungsebene, nicht jedoch auf persönlicher Ebene. Die Pflichten der Einrichtungen, Berichte abzulegen und sich evaluieren zu lassen, ergeben sich aus der Förderung durch öffentliche Mittel und aus der Satzung der Leibniz-Gemeinschaft und stellen somit einen grundsĂ€tzlichen Bestandteil der Arbeit der Einrichtungen dar. Die Einrichtungen sind in jedem Fall dazu berechtigt, die ErfĂŒllung dieser Pflichten als Aufgabe an ihre Mitarbeitenden weiterzugeben. Wichtig sind in diesem Zusammenhang klare Definitionen, welche Daten in einem CRIS zu welchen Zwecken erhoben werden. Es muss klar sein, dass es nicht um individuelle Leistungskontrollen geht, sondern um die Berichts- und Auskunftspflichten des Instituts insgesamt. Ein CRIS ist ein Controlling-Instrument fĂŒr die Steuerung der Organisation insgesamt, kein Instrument der PersonalfĂŒhrung.
Zudem dĂŒrften in den meisten FĂ€llen individuelle Leistungskontrollen ĂŒber eine Betrachtung des öffentlichen Publikationsverhaltens der Forschenden auch ohne ein CRIS bereits möglich sein (z. B. ĂŒber die Suche auf Websites oder in bestehenden Publikationsdatenbanken). Ein CRIS und die Betriebs- bzw. Dienstvereinbarungen können höchstens dahingehend konzipiert sein, dass das CRIS solche Kontrollen nicht zusĂ€tzlich erleichtert, sie also explizit nicht Zweck des Systems und nicht âauf Knopfdruckâ möglich sind.
â Ja, grundsĂ€tzlich wĂ€re das möglich. In einem solchen Fall ist darauf zu achten, dass die Regelungen fĂŒr die Mittelvergabe oder fĂŒr die individuelle Sonderzahlung möglichst exakt und transparent ausformuliert werden, inklusive einer genauen Beschreibung, welche Rolle das CRIS in diesen Prozessen spielt. Es kann auch sinnvoll sein, diese Themen in separaten Betriebs- bzw. Dienstvereinbarungen zu behandeln. Beide Themen unterliegen zweifelsfrei der Mitbestimmung. Die Vorgaben des jeweils anzuwendenden Tarifvertrags sind in jedem Fall zu beachten.
â Prinzipiell ergeben sich die Pflichten der Leibniz-Einrichtungen zur Berichtslegung und zur Teilnahme an der Evaluierung aus der Förderung durch öffentliche Mittel und aus der Satzung der Leibniz-Gemeinschaft und stellen somit einen grundsĂ€tzlichen Bestandteil der Arbeit der Einrichtungen dar. Somit existiert eine Rechtsgrundlage fĂŒr die Weitergabe dieser Pflichten an die BeschĂ€ftigten der Einrichtung, was in einer Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung auch entsprechend ausformuliert werden kann. In diesem Zusammenhang sind Freiwilligkeit und individuelle EinverstĂ€ndniserklĂ€rungen somit nicht erforderlich.
Eine gewisse Grauzone besteht hingegen bei personenbezogenen Daten. Personenbezogene Daten von BeschĂ€ftigten werden dann datenschutzkonform verarbeitet, wenn und soweit dies zur DurchfĂŒhrung des ArbeitsverhĂ€ltnisses geschieht. Die Notwendigkeit ihrer Verarbeitung lĂ€sst sich wahrscheinlich nicht direkt aus den Berichtspflichten der Einrichtung ableiten; ihre Erfassung ist in der Regel aber fĂŒr eine ordnungsgemĂ€Ăe Funktionsweise des CRIS zwingend (publikations- oder projektbezogene Daten sind z.B. ohne personenbezogene Daten unvollstĂ€ndig), oder sie sind zumindest fĂŒr die interne Nutzung sinnvoll. Vor diesem Hintergrund können auf Freiwilligkeit basierende EinverstĂ€ndniserklĂ€rungen durchaus sinnvoll sein, da mit der individuellen Zustimmung der BeschĂ€ftigten eine zweifelsfreie Rechtsgrundlage fĂŒr die Erfassung und Verarbeitung dieser Daten geschaffen wird.
â GrundsĂ€tzliche Schwierigkeiten sollten sich hieraus nicht ergeben, aber die Dienst- / Betriebsvereinbarung muss in solchen FĂ€llen in Abstimmung mit der Personalvertretung entsprechend erweitert bzw. angepasst werden. Es dĂŒrfte sinnvoll sein, sich schon bei der erstmaligen Konzeption der Vereinbarung vor Augen zu fĂŒhren, dass die meisten IT-Systeme sich bestĂ€ndig weiterentwickeln. Die Vereinbarung sollte deshalb so aufgebaut sein, dass spĂ€tere Anpassungen ohne allzu groĂen Aufwand möglich sind. Arbeitgeber und Personalvertretung sollten den Prozess mit der Erstellung und Unterzeichnung der Vereinbarung und der Implementierung des CRIS keinesfalls als abgeschlossen betrachten, sondern verstehen, dass der Betrieb eines CRIS auch in Bezug auf einrichtungsinterne Abstimmungen eine Daueraufgabe darstellt. Sinnvoll ist es deshalb, in einer Betriebs-/Dienstvereinbarung auch eine Auswertungsklausel zu verabreden, in der sich die Betriebsparteien vornehmen, nach einer gewissen Zeit der Erprobung (z.B. nach einem Jahr) die gesammelten Erfahrungen auszuwerten und die Vereinbarung auf Anpassungsbedarf zu prĂŒfen.
Zu beachten ist auch, dass IT-Systeme seitens der Herstellenden bisweilen mit neuen Features durch Upgrades ausgestattet werden, worauf die Endnutzenden nicht immer Einfluss haben. Auch solche FĂ€lle sollten in der Formulierung einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung berĂŒcksichtigt werden.
â Prinzipiell ist es möglich, Betriebs- bzw. Dienstvereinbarungen modular zu erstellen und somit mehrere vom Umfang bzw. der Themenstellung her âkleinereâ Vereinbarungen zu erstellen, die sich aufeinander beziehen (verschriftlicht z.B. in Form einer Rahmenbetriebs- bzw. -dienstvereinbarung). Dies könnte aber am Ende einen gröĂeren Aufwand bedeuten als eine zusammenhĂ€ngend formulierte âgroĂeâ Vereinbarung, die alle mit der EinfĂŒhrung und dem Betrieb eines CRIS verbundenen Fragen zusammenhĂ€ngend regelt. Welche Lösung sich hier eher anbietet, hĂ€ngt auch von der Kultur und den organisatorischen Strukturen in der jeweiligen Leibniz-Einrichtung ab. So oder so mĂŒssen alle wesentlichen Sachverhalte durch Vereinbarung geregelt sein, bevor ein Echt- bzw. Produktivbetrieb des CRIS möglich ist.
â Prinzipiell sollte eine Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung möglichst genau regeln, wer auf welche Daten zugreifen und sie zu welchen Zwecken nutzen bzw. verarbeiten darf. Eine namentliche Identifizierung der Personen wird dabei eher nicht empfohlen, da dies bei jedem Personalwechsel oder bei Ănderungen des Workflows eine Anpassung der Vereinbarung erforderlich machen wĂŒrde. Die Zuweisung einzelner Aufgaben an konkrete Personen ist genau genommen Teil des Weisungsrechts des Arbeitgebers und unterliegt selbst daher nicht der Mitbestimmung.
In der Vereinbarung sollten eher die Rollen, ihre Aufgaben und deren Zugriffsrechte definiert und beschrieben sein. In einer separaten Datenbank oder einer Liste, die sich ohne gröĂeren Aufwand aktualisieren lĂ€sst, kann dann (zu Informationszwecken) festgehalten werden, welche Personen zurzeit welche Rollen innehaben, ohne dass sie Teil einer Betriebs-/Dienstvereinbarung ist. In der Vereinbarung könnte dann z.B. auf diese Auflistung verwiesen werden.
Falls Sie noch Fragen haben, zu denen Sie die Antwort hier nicht finden konnten, schreiben Sie uns gerne eine Nachricht an cris@leibniz-gemeinschaft.de.