01 Auftakt-Workshop: CRIS und die Einbeziehung von Personalvertretungen

❗ Eine solche Vereinbarung ist nötig, weil mit dem System Daten erfasst werden, die grundsätzlich geeignet sind, um damit eine individuelle Leistungs- und / oder Verhaltenskontrolle von Beschäftigten durchzuführen (unabhängig davon, ob das damit auch beabsichtigt ist). Dasselbe wäre der Fall zum Beispiel bei der Einführung einer elektronischen Zeiterfassung.

Außerdem kann man argumentieren, dass mit der Einführung eines CRIS aller Voraussicht nach auch Änderungen in der betrieblichen Organisation einhergehen (neue oder andere Prozesse und Workflows, vielleicht auch andere Arten oder Stellen der Entscheidungsfindung). An allen diesen Fragestellungen ist der Betriebsrat nach dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG, § 87, Absatz 1, dort besonders Ziffer 1 und 6) zu beteiligen. In den (jeweils landesrechtlich geregelten) Personalvertretungsgesetzen gibt es inhaltlich gleichartige Bestimmungen, die das ähnlich regeln.

❗ Hier sollte es nicht zu Konflikten kommen. Betriebs- bzw. Dienstvereinbarungen können individuelle Leistungskontrollen ausschließen. Berichtspflichten und die Leibniz-Evaluierung hingegen umfassen Leistungskontrollen auf Einrichtungs- oder auf Abteilungsebene, nicht jedoch auf persönlicher Ebene. Die Pflichten der Einrichtungen, Berichte abzulegen und sich evaluieren zu lassen, ergeben sich aus der Förderung durch öffentliche Mittel und aus der Satzung der Leibniz-Gemeinschaft und stellen somit einen grundsätzlichen Bestandteil der Arbeit der Einrichtungen dar. Die Einrichtungen sind in jedem Fall dazu berechtigt, die Erfüllung dieser Pflichten als Aufgabe an ihre Mitarbeitenden weiterzugeben. Wichtig sind in diesem Zusammenhang klare Definitionen, welche Daten in einem CRIS zu welchen Zwecken erhoben werden. Es muss klar sein, dass es nicht um individuelle Leistungskontrollen geht, sondern um die Berichts- und Auskunftspflichten des Instituts insgesamt. Ein CRIS ist ein Controlling-Instrument für die Steuerung der Organisation insgesamt, kein Instrument der Personalführung.

Zudem dürften in den meisten Fällen individuelle Leistungskontrollen über eine Betrachtung des öffentlichen Publikationsverhaltens der Forschenden auch ohne ein CRIS bereits möglich sein (z. B. über die Suche auf Websites oder in bestehenden Publikationsdatenbanken). Ein CRIS und die Betriebs- bzw. Dienstvereinbarungen können höchstens dahingehend konzipiert sein, dass das CRIS solche Kontrollen nicht zusätzlich erleichtert, sie also explizit nicht Zweck des Systems und nicht “auf Knopfdruck” möglich sind.

❗ Ja, grundsätzlich wäre das möglich. In einem solchen Fall ist darauf zu achten, dass die Regelungen für die Mittelvergabe oder für die individuelle Sonderzahlung möglichst exakt und transparent ausformuliert werden, inklusive einer genauen Beschreibung, welche Rolle das CRIS in diesen Prozessen spielt. Es kann auch sinnvoll sein, diese Themen in separaten Betriebs- bzw. Dienstvereinbarungen zu behandeln. Beide Themen unterliegen zweifelsfrei der Mitbestimmung. Die Vorgaben des jeweils anzuwendenden Tarifvertrags sind in jedem Fall zu beachten.

❗ Prinzipiell ergeben sich die Pflichten der Leibniz-Einrichtungen zur Berichtslegung und zur Teilnahme an der Evaluierung aus der Förderung durch öffentliche Mittel und aus der Satzung der Leibniz-Gemeinschaft und stellen somit einen grundsätzlichen Bestandteil der Arbeit der Einrichtungen dar. Somit existiert eine Rechtsgrundlage für die Weitergabe dieser Pflichten an die Beschäftigten der Einrichtung, was in einer Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung auch entsprechend ausformuliert werden kann. In diesem Zusammenhang sind Freiwilligkeit und individuelle Einverständniserklärungen somit nicht erforderlich.

Eine gewisse Grauzone besteht hingegen bei personenbezogenen Daten. Personenbezogene Daten von Beschäftigten werden dann datenschutzkonform verarbeitet, wenn und soweit dies zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses geschieht. Die Notwendigkeit ihrer Verarbeitung lässt sich wahrscheinlich nicht direkt aus den Berichtspflichten der Einrichtung ableiten; ihre Erfassung ist in der Regel aber für eine ordnungsgemäße Funktionsweise des CRIS zwingend (publikations- oder projektbezogene Daten sind z.B. ohne personenbezogene Daten unvollständig), oder sie sind zumindest für die interne Nutzung sinnvoll. Vor diesem Hintergrund können auf Freiwilligkeit basierende Einverständniserklärungen durchaus sinnvoll sein, da mit der individuellen Zustimmung der Beschäftigten eine zweifelsfreie Rechtsgrundlage für die Erfassung und Verarbeitung dieser Daten geschaffen wird.

❗ Grundsätzliche Schwierigkeiten sollten sich hieraus nicht ergeben, aber die Dienst- / Betriebsvereinbarung muss in solchen Fällen in Abstimmung mit der Personalvertretung entsprechend erweitert bzw. angepasst werden. Es dürfte sinnvoll sein, sich schon bei der erstmaligen Konzeption der Vereinbarung vor Augen zu führen, dass die meisten IT-Systeme sich beständig weiterentwickeln. Die Vereinbarung sollte deshalb so aufgebaut sein, dass spätere Anpassungen ohne allzu großen Aufwand möglich sind. Arbeitgeber und Personalvertretung sollten den Prozess mit der Erstellung und Unterzeichnung der Vereinbarung und der Implementierung des CRIS keinesfalls als abgeschlossen betrachten, sondern verstehen, dass der Betrieb eines CRIS auch in Bezug auf einrichtungsinterne Abstimmungen eine Daueraufgabe darstellt. Sinnvoll ist es deshalb, in einer Betriebs-/Dienstvereinbarung auch eine Auswertungsklausel zu verabreden, in der sich die Betriebsparteien vornehmen, nach einer gewissen Zeit der Erprobung (z.B. nach einem Jahr) die gesammelten Erfahrungen auszuwerten und die Vereinbarung auf Anpassungsbedarf zu prüfen.

Zu beachten ist auch, dass IT-Systeme seitens der Herstellenden bisweilen mit neuen Features durch Upgrades ausgestattet werden, worauf die Endnutzenden nicht immer Einfluss haben. Auch solche Fälle sollten in der Formulierung einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung berücksichtigt werden.

❗ Prinzipiell ist es möglich, Betriebs- bzw. Dienstvereinbarungen modular zu erstellen und somit mehrere vom Umfang bzw. der Themenstellung her ‘kleinere’ Vereinbarungen zu erstellen, die sich aufeinander beziehen (verschriftlicht z.B. in Form einer Rahmenbetriebs- bzw. -dienstvereinbarung). Dies könnte aber am Ende einen größeren Aufwand bedeuten als eine zusammenhängend formulierte ‘große’ Vereinbarung, die alle mit der Einführung und dem Betrieb eines CRIS verbundenen Fragen zusammenhängend regelt. Welche Lösung sich hier eher anbietet, hängt auch von der Kultur und den organisatorischen Strukturen in der jeweiligen Leibniz-Einrichtung ab. So oder so müssen alle wesentlichen Sachverhalte durch Vereinbarung geregelt sein, bevor ein Echt- bzw. Produktivbetrieb des CRIS möglich ist.

❗ Prinzipiell sollte eine Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung möglichst genau regeln, wer auf welche Daten zugreifen und sie zu welchen Zwecken nutzen bzw. verarbeiten darf. Eine namentliche Identifizierung der Personen wird dabei eher nicht empfohlen, da dies bei jedem Personalwechsel oder bei Änderungen des Workflows eine Anpassung der Vereinbarung erforderlich machen würde. Die Zuweisung einzelner Aufgaben an konkrete Personen ist genau genommen Teil des Weisungsrechts des Arbeitgebers und unterliegt selbst daher nicht der Mitbestimmung.

In der Vereinbarung sollten eher die Rollen, ihre Aufgaben und deren Zugriffsrechte definiert und beschrieben sein. In einer separaten Datenbank oder einer Liste, die sich ohne größeren Aufwand aktualisieren lässt, kann dann (zu Informationszwecken) festgehalten werden, welche Personen zurzeit welche Rollen innehaben, ohne dass sie Teil einer Betriebs-/Dienstvereinbarung ist. In der Vereinbarung könnte dann z.B. auf diese Auflistung verwiesen werden.