Letztes Aktualisierungsdatum dieses CRIS-Profils: 24.05.2024
📝 Konzeption
Was ist der eigentliche Kern des Systems? Was ist die dahinter stehende Philosophie? Was soll das System eigentlich leisten? Ist es ein Selbstmeldesystem oder werden die Daten zentral eingetragen? Hat das System auch Bestandteile, die nicht unbedingt zu einem CRIS im engeren Sinne gehören (z. B. Nutzbarkeit auch als Repositorium)? Ist es ein “Out-of-the-Box”-System, oder muss viel konfiguriert werden?
Was ist der eigentliche Kern des Systems?
UniversiS ist eine flexible Informationsplattform zur Realisierung von anwendungsspezifischen Softwarelösungen im Informationsmanagement. Es werden die grundlegenden Funktionalitäten zur Datenzusammenführung, der workflowbasierten Datenvalidierung sowie zur strukturierten Datenaufbereitung bereitgestellt. Die Anpassung an den individuellen Anwendungsfall erfolgt über eine Konfigurationsdatei. Diese enthält die anwendungsfallbezogene Systembeschreibung und kann jederzeit ohne Datenverlust an sich ändernde Anforderungen angepasst werden. Damit kann bei Bedarf die Lösung an individuelle Anforderungen angepasst werden. Die Lösung ermöglicht die Erfassung aller relevanter Inhaltstypen.
Was ist die dahinter stehende Philosophie?
Die Idee ist es, mittels der Konfigurierbarkeit anhand einer lesebaren Konfigurationsdatei (Excel-Format) einfach Anpassungen und Erweiterungen selbst vornehmen zu können. Diese können dann mit anderen Nutzerinnen diskutiert und ausgetauscht werden. Auf diese Weise entsteht kontinuierlich ein Mehrwert für den gesamten Nutzerkreis.
Was soll das System eigentlich leisten?
Das System unterstützt die Zuspielung (aus Datenquellen), Komplettierung, Validierung und Auswertung von frei wählbaren Informationstypen.
Ist es sein Selbstmeldesystem?
Ja, UniversiS kann sowohl als Selbstmeldesystem als auch mittels einer "zentralen" Erfassung betrieben werden. Das kann je Inhaltstyp unterschieden werden. Selbst Mischformen können umgesetzt werden.
Hat das System auch Bestandteile wie z.B. Repositorium?
Ja, UniversiS erlaubt die Erfassung von Publikationen inkl. Volltexten, OA Lizenzen und Embargofristen. Weiter können die Publikationen nach RIS / BibTeX exportiert werden und mittels einer internen Konvertierungsfunktion auch über RIS importiert werden. Die Reporting-Engline erlaubt auch die Einbindung von CSL Templates (Citation Style Language). Eine OAI-PMH Schnittstelle ist in Planung.
Ist es ein Out of the Box System oder muss viel Konfiguriert werden?
Mit dem Startmodell „Leibniz“ kann sofort “Out-of-the-Box” gestartet werden. Der Anbieter wirbt damit, dass von Tag 1 an, die Systemanpassung im System, und nicht auf dem Papier, besprochen und umgesetzt wird.
🗃️ Separat erfassbare Datentypen
Welche Datentypen können erfasst werden? Inwiefern können die erfassbaren Datentypen vom Institut angepasst oder um weitere ergänzt werden? Wird nach Stammdaten, Flussdaten, Verlaufsdaten unterschieden? Können neben Metadaten auch Volltexte, Bilder, Videos usw. aufgenommen werden?
Welche Datentypen können erfasst werden?
In UniversiS können beliebige Datentypen erfasst werden. Es wird kostenfrei ein Ausgangsdatenmodell Leibniz angeboten mit folgenden Datentypen: Projekte / Publikationen / Preise / Schutzrechte / Infrastrukturen / Personen / OrgaEinheiten (int) / Aktivitäten / Kooperationen (ext) / Gastaufenthalte / Lehrveranstaltungen / Wiss. Veranstaltungen (ext) / Ausbildungen / Stipendien / Qualifikationsarbeiten / Kooperationen (int) / Audits / Planzahlen / Themen / Organisation (ext) / Journals / QuellenIDs / URLs / ASJCs / Zugangsarten / Länder / Dateien / Berichte / Kompetenzfelder / Fokusthemen / Programmbereiche / Förderprogramme / Forschungsinteressen / Zielgruppen / Schlagworte / Person-Projektbeteiligungen / Autorenschaften / Publikation-Projektanteile / Aktivität-Projektanteile / Qualifikationsarbeit-Projektanteile / Infrastruktur-Projektanteile / Publikationskosten / Presseartikel.
Inwiefern können die erfassbaren Datentypen vom Institut angepasst oder um weitere ergänzt werden?
Die Datentypen können durch die Einrichtung selbst ergänzt werden. Dazu ist keinerlei Programmierung notwendig. Bei der Einbindung neuer Datentypen kann auf die Datenmodelle der UniversiS GmbH zurückgegriffen werden. Es ist auch ein Austausch zwischen den Kundinnen möglich. Die Anpassung vorhandener und die Einbindung neuer Datentypen erfolgt mittels der excel-basierten Konfigurationsdatei.
Wird nach Stammdaten, Flussdaten, Verlaufsdaten unterschieden?
Es werden alle Arten von Daten unterstützt. Die Daten können beliebig strukturiert werden.
Können neben Metadaten auch Volltexte, Bilder, Videos usw. aufgenommen werden?
Dateien unterschiedlichen Typs können eingebunden werden. Dabei können auch zusätzliche Metadaten wie z.B. Versionsnummer / Inhaltstyp / Stichwörter / Beschreibung etc. erhoben werden.
🌟 Besonders hervorhebenswerte Features
Wodurch hebt sich das System besonders hervor? Was bietet das System, das andere Systeme eher nicht bieten? Was sind ganz hervorragende und beeindruckende Aspekte des Systems, die seine Nützlichkeit deutlich erhöhen?
Wodurch hebt sich das System besonders hervor?
Die einfache Systemanpassung ohne Programmierung in Verbindung mit den Ausgangsdatenmodellen erlaubt eine schnelle und kosteneffiziente Einführung / Anpassung der Lösung. Gleichzeitig ermöglicht die zentrale API, dass sämtliche Datenmanipulationen auch von außen vorgenommen werden können. Damit ist sichergestellt, dass zukünftige Anpassungen umgesetzt und beliebige Datenquellen eingebunden werden können. Diese Anpassungen können von der Einrichtung slbst vorgenommen werden. Die typische Abhängigkeit vom Softwareanbieter ist damit quasi nicht vorhanden.
Was bietet das System, das andere Systeme eher nicht bieten?
Die Anpassung der Lösung kann ohne Programmierung auch durch die Kundin selbst erfolgen. Die Systemaktualisierung beinhaltet keinerlei manuelle Schritte. Der Betrieb ist sehr einfach gehalten.
Was sind ganz hervorragende und beeindruckende Aspekte des Systems, die seine Nützlichkeit deutlich erhöhen?
Die große Flexibilität bietet eine hohe Investitionssicherheit. Der einfache Betrieb führt zu niedrigeren laufenden Kosten. Ein Mitwachsen der Lösung kann damit garantiert werden.
📊 Reporting-Funktionen
Welche Reporting-Möglichkeiten gibt es? Wie flexibel kann das Reporting angepasst werden? Welche Daten können auf welche Weise bzw. nach welchen Kriterien ausgewertet werden? Welche Visualisierungsmöglichkeiten gibt es? Wie viel von dem, was man für die Leibniz-Paktabfrage benötigt, kann bereits mittels der Standardinstallation des Systems bedient werden? Können Auswertungen oder Berichtsvorlagen gespeichert und laufend aktualisiert werden?
Welche Reporting-Möglichkeiten gibt es?
UniversiS bietet zwei Arten von Berichten: Klickberichte und template-basierte Berichte. Die Klickberichte sind im Excel-Format und lassen sich durch die Anwenderin zusammenstellen: Auswahl von Datenfeldern und Verknüpfungen. Diese können auch gespeichert und zu jedem Zeitpunkt wieder ausgeführt werden, dann beinhalten diese jeweils das aktuelle Datenset. Die template-basierten Berichte nutzen eine verbreitete Template-Sprache. Folgende Ausgabeformate können erstellt werden: PDF / HTML (auch genutzt um DOCX Dokumente zu erstellen) / TXT (auch genutzt für CSV / RIS / BIBTEX) / XML / XLSX. Hierbei sind auch Visualisierungen von Kuchen- und Balkendiagrammen unterstützt. Auf diese Weise können alle vorhandenen Datenfelder / Verknüpfungen ausgewertet und aufbereitet werden. Eine zusätzliche Parametrisierung mittel Jahr, von -bis, bestimmte Förderprogramme etc. ist vorhanden. Weiter können Kuchen- und Balkendiagramme "zusammengeklickt" werden. Dabei kann sowohl die Anzahl der Datensätze als auch die Aufsummierungen eines Zahlenfeldes zur Visualisierung genutzt werden. Zusätzlich können Datumsfelder auf Monate, Quartale und Jahre projiziert werden und es können Zahlfelder nach frei wählbaren Größenklassen dargestellt werden.
Wie flexibel kann das Reporting angepasst werden?
Die Klickberichte können selbst zusammengestellt werden. Das template-basierte Reporting kann beliebig angepasst und erweitert werden.
Welche Daten können auf welche Weise bzw. nach welchen Kriterien ausgewertet werden?
Siehe Reporting-Möglichkeiten.
Welche Visualisierungsmöglichkeiten gibt es?
Siehe Reporting-Möglichkeiten.
Wie viel von dem, was man für die Leibniz-Paktabfrage benötigt, kann bereits mittels der Standardinstallation des Systems bedient werden?
Es kann die komplette Leibniz-Paktabfrage bedient werden.
Können Auswertungen oder Berichtsvorlagen gespeichert und laufend aktualisiert werden?
Die Ausgabemöglichkeiten können gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt wieder ausgeführt werden. Dabei werden dann immer die jeweils aktuellen Werte ermittelt. Das template-basierte Reporting kann beliebig angepasst und erweitert werden.
🧩 Use Cases
Wofür und wie häufig wird das System verwendet? Welche Anwendungsfälle gibt es, insbesondere auch über die “klassische” CRIS-Aufgabe des Reportings hinaus? Was sind Nutzen und Mehrwert des Systems? Was kann man mit den Daten im System machen?
Wofür und wie häufig wird das System verwendet?
Das System wird für die kontinuierliche Erfassung von forschungsrelevanten Tätigkeiten und den damit verbundenen Berichtspflichten genutzt. Gleichzeitig können die validierten Daten in Echtzeit auf einer Webseite ausgegeben werden. Dabei kann auch eine zeitbezogene Veröffentlich umgesetzt sowie sämtliche Volltexte mit übertragen werden.
Welche Anwendungsfälle gibt es, insbesondere auch über die “klassische” CRIS-Aufgabe des Reportings hinaus?
Die Lösung kann zur „inhaltlichen“ Verwaltung der Mitarbeiterinnen genutzt und den kompletten On- und Offboarding Prozess abbilden. Es können gezielte Abfragen (Datenerhebungen) nach ausgewählten Informationen (z.B. Aufteilung der Tätigkeit nach Forschung / Verwaltung) durchgeführt werden. Im Prinzip können alle auf einem Formular basierenden Prozesse komplett digitalisiert werden.
Was sind Nutzen und Mehrwert des Systems?
Das System bietet Auswertungstabellen, die normalerweise immer von Hand erstellt werden müssen - die typischen "Hauruck-Aktionen" können entfallen. Weiter bekommt man eine qualitätsgesicherte Datenbasis die in unterschiedliche "Richtungen" ausgewertet werden kann. Über die API können die Daten auch in anderen Systemen genutzt werden. Der große Mehrwert liegt im kontinuierlichen Erfassen und Validieren der für das Reporting notwendigen Daten.
Was kann man mit den Daten im System machen?
Die Daten können exportiert und ausgewertet, in Drittsysteme übertragen oder auf der Webseite dargestellt werden.
🛡️ Rollen- und Rechtemodell
Wie detailliert ist das Rollen- und Rechtemodell? Wie viele Rollen gibt es (vielleicht mit Beispielen)? Auf welchen Ebenen können Berechtigungen festgelegt werden? Können Berechtigungen zwischen Nutzer*innen übertragen werden? Berücksichtigt das Rollen- und Rechtemodell auch Gruppen? Wie flexibel sind das Rollen- und Rechtemodell und die Möglichkeiten, Berechtigungen festzulegen?
Wie detailliert ist das Rollen- und Rechtemodell?
Das System erlaubt die Abbildung beliebiger Rollen und der damit verbundenen Rechte.
Wie viele Rollen gibt es (vielleicht mit Beispielen)?
Typische Rollen sind: Forscher:in / Leitung OrgaEinheit / Sekretariat / Bereichsassistenz / Bibliothek / Kommunikation / Controlling / Transfer / Finanzen / Gutachter:in / Dekanat / Virzepräsident:in / Präsident:in.
Auf welchen Ebenen können Berechtigungen festgelegt werden?
Die Rechte können bis auf Datensatzebene und Workflow-Schritt vergeben werden.
Berücksichtigt das Rollen- und Rechtemodell auch Gruppen?
Wie die von uns genutzten Rollen zeigen, sind auch Gruppen möglich. Diese Gruppen können auch über die Zuordnung zu Inhalten definiert werden - z.B. Teilnehmer:innen einer Veranstaltung.
Wie flexibel sind das Rollen- und Rechtemodell und die Möglichkeiten, Berechtigungen festzulegen?
Die Rollen können frei vergeben und Rechte bis auf Datenfeldebene festgelegt werden. Dabei wird auch die Rolle einer Person am jeweiligen Datensatz berücksichtigt. Mit anderen Worten: eine Projektleiterin kann andere Bearbeitungsrechte haben als ein Projektmitglied oder die zugehörige Leitung der Organisationseinheit.
🖍️ Qualitätssicherung
Bietet das System Workflows zur Kontrolle bzw. Validierung und Bestätigung von Einträgen? Wie detailliert sind solche Workflows ausgearbeitet und für welche Daten sind sie verfügbar? Welche Kommentar- und Beanchrichtigungsfunktionen gibt es? Gibt es automatische Qualitätssicherungsprozesse wie z. B. kontrollierte Vokabulare beim Eintragen von Affiliationen (etwa mit einer ROR-Integration)?
Bietet das System Workflows zur Kontrolle bzw. Validierung und Bestätigung von Einträgen?
Es ist eine Workflow-Engine vorhanden. Mittels dieser können auch sehr detaillierte und komplexe Workflows abgebildet und die Datensätze schrittweise komplettiert und validiert werden.
Wie detailliert sind solche Workflows ausgearbeitet und für welche Daten sind sie verfügbar?
Für jeden Workflow-Schritt können Validierungen für Datenfelder und Verknüpfungen festgelegt werden. Neue Datenfelder können jederzeit mit eingebunden werden. Dabei können beliebige Felder als Pflichtangaben festgelegt werden. Weiter können auch inhaltsbezogene Validierungen erfolgen - also Enddatum nach Startdatum oder zwei Projektleiter:innen wenn die Projektsumme größer als 250.000 Euro ist.
Welche Kommentar- und Beanchrichtigungsfunktionen gibt es?
Kommentarfelder können frei definiert werden. Weiter werden die in einem Arbeitsschritt verantwortlichen Personen über eine E-Mail informiert. Zusätzlich können Erinnerungs-Mails und Wiedervorlagen vorgegeben werden.
Gibt es automatische Qualitätssicherungsprozesse wie z. B. kontrollierte Vokabulare beim Eintragen von Affiliationen (etwa mit einer ROR-Integration)?
Insbesondere für Klassifikationen werden kontrollierte Vokabulare angeboten. Bei Affiliationen wird über eine ROR Integration seitens des Anbieters gerade nachgedacht. Im Nachgang zur Erhebung der Anforderungen seitens der UniversiS Nutzerinnen wird dann über eine Einführung entschieden. Dies verdeutlicht auch die typische Vorgehensweise des Anbieters: die Anforderungen seitens der Kundinnen aufnehmen, strukturieren und gemeinsam über die Umsetzung entscheiden.
↔️ Schnittstellen
Hat das System eine (offene) Schnittstelle zur Datenausgabe? Wie ist diese dokumentiert? An welche anderen Arten von Software kann das System beispielsweise Daten übergeben? Aus welchen Quellen kann das System Daten aufnehmen? In welchen Formaten werden Daten ausgegeben und aufgenommen? Welche Daten können ausgegeben oder aufgenommen werden?
Hat das System eine (offene) Schnittstelle zur Datenausgabe?
Das System bietet eine zentrale API über die alle Datenmanipulationsprozesse laufen. Die bereitgestellte GUI nutzt auch diese API. Datenoperationen können erst nach erfolgreicher Autorisation durchgeführt werden.
Wie ist diese offene Schnittstelle dokumentiert?
Die API ist über Swagger dokumentiert.
An welche anderen Arten von Software kann das System beispielsweise Daten übergeben?
Das System kann an alle Systeme, die über eine API verfügen, Daten übergeben. Durch das gegebene Reporting können auch Datenaustauschdateien erzeugt und einem Drittsystem bereitgestellt werden.
Aus welchen Quellen kann das System Daten aufnehmen?
Die Aufnahme von Daten entspricht den Möglichkeiten der Übergabe. Es können also auch beliebige Systeme mittels einer API angebunden werden. UniversiS bietet folgende standardisierten Anbindungen: The Lens / Web of Science / Scopus (in Vorbereitung) für Publikationen. Diese Quellen werden kontinuierlich abgefragt und die einrichtungseigenen Publikationen importiert. Weitere Anbindungen sind AD (Active Directory / LDAP) sowie HR-Systeme zur Einbindung von Personendaten. Die Einbindung von Finanz-Systeme ist in Vorbereitung.
In welchen Formaten werden Daten ausgegeben und aufgenommen?
Die Daten werden mittels JSON ausgegeben und aufgenommen.
Welche Daten können ausgegeben oder aufgenommen werden?
Da es sich um eine generische Schnittstelle handelt, gibt es keinerlei Beschränkungen hinsichtlich der Daten.
🧾 Unterstützung persistenter Identifikatoren (PIDs)
Welche persistenten Idenfikatoren (PIDs) unterstützt das System (z. B. DOI für Publikationen, ORCID für Personen, ROR für Institutionen…)? Welche Integrationen gibt es, und wie funktionieren diese? Wofür können PIDs genutzt werden (z. B. Validierung von Eingaben oder Abruf von Daten aus externen Quellen)?
Welche persistenten Idenfikatoren (PIDs) unterstützt das System (z. B. DOI für Publikationen, ORCID für Personen, ROR für Institutionen…)?
UniversiS erlaubt die Dokumentation von beliebigen PIDs. Heute genutzte Datenfelder: ORCID / ResearchGate / ResearcherID / magid / GoogleScholar / DOI / ISBN / ISSN / ESSN / ROR etc.
Welche Integrationen gibt es, und wie funktionieren diese?
Die ROR wird für den Import von Publikationen aus The Lens genutzt.
Wofür können PIDs genutzt werden (z. B. Validierung von Eingaben oder Abruf von Daten aus externen Quellen)?
Mittels der ORCID können weitere, nicht einrichtungsbezogene Publikationen, importiert werden.
🔍 Suchfunktion
Welche Möglichkeiten der Suche gibt es? Wird zwischen einfacher und erweiterter Suche unterschieden? Wie stark kann in der erweiterten Suche differenziert werden? Kann mit Operatoren (UND, ODER, NICHT) gesucht werden? Gibt es auch eine Volltextsuche (wenn auch Volltexte in das System aufgenommen werden)? Können Suchanfragen gespeichert werden?
Welche Möglichkeiten der Suche gibt es?
UniversiS bietet sowohl eine übergreifende Suche in allen Inhalten als auch eine spezifische Suche in einem Datentyp mit ausgewählten Datenfeldern. Bei der spezifischen (erweiterten) Suche kann in einzelnen Datenfeldern explizit gesucht werden.
Wird zwischen einfacher und erweiterter Suche unterschieden?
Ja, siehe Möglichkeiten der Suche.
Wie stark kann in der erweiterten Suche differenziert werden? Kann mit Operatoren (UND, ODER, NICHT) gesucht werden?
Es kann nach allen Datenfeldern differenziert werden. Die Operatoren werden implizit angewendet. Also bei eindeutigen Datenfeldern als ODER (z.B. Workflow-Schritt / Publikationstyp) und bei mehrfach genutzten als UND (z.B. Suchbegriff im Titel).
Gibt es auch eine Volltextsuche (wenn auch Volltexte in das System aufgenommen werden)?
Eine Volltextsuche wird nicht angeboten. Die Dateien können beliebig verschlagwortet werden.
Können Suchanfragen gespeichert werden?
Die spezifischen (erweiterten) Suchen können gespeichert werden.
🪄 Anpassbarkeit / Customization
Welche Möglichkeiten gibt es für das Institut, Anpassungen an den Datentypen, Formularen und Strukturen vorzunehmen? Können neue Datentypen angelegt und bestehende geändert werden? Lassen sich Pflichtfelder definieren? Können Workflows erstellt und angepasst werden? Lässt sich das Reporting anpassen bzw. konfigurieren? Welche Anpassungsmöglichkeiten am Design gibt es?
Welche Möglichkeiten gibt es für das Institut, Anpassungen an den Datentypen, Formularen und Strukturen vorzunehmen?
Es können über die Konfigurationsdatei sämtliche Formulare (Datenfelder) angepasst werden.
Können neue Datentypen angelegt und bestehende geändert werden?
Neue Datentypen und Datenfelder können ohne Programmierung eingebunden werden. Einige Kundinnen machen das sogar selbst.
Lassen sich Pflichtfelder definieren?
Sowohl die Pflichtfelder als auch die Workflows lassen sich individuell festlegen und anpassen.
Können Workflows erstellt und angepasst werden?
Ja.
Lässt sich das Reporting anpassen bzw. konfigurieren?
Das template-basierte Reporting kann jederzeit angepasst und erweitert werden.
Welche Anpassungsmöglichkeiten am Design gibt es?
Bei Bedarf kann über eine CSS Datei die komplette GUI an die eigene CI angepasst werden. Die template-basierten Berichte können auch an die eigene CI angepasst werden.
🧱 Erweiterbarkeit
Welche Möglichkeiten bietet der Hersteller bzw. das System, zusätzliche Funktionen aufzunehmen? Gibt es optionale Zusatzmodule? Welche Zusatzmodule, die in der Standardversion nicht automatisch enthalten sind, sind am wichtigsten? Auf welche Weise können Erweiterungen des Systems durchgeführt werden?
Welche Möglichkeiten bietet der Hersteller bzw. das System, zusätzliche Funktionen aufzunehmen? Gibt es optionale Zusatzmodule?
Zusätzliche Funktionen werden in Abstimmung mit dem Anbieter bereitgestellt. Sind die neuen Funktionen für weitere Kundinnen interessant, so übernimmt der Anbieter einen Teil der Kosten.
Welche Zusatzmodule, die in der Standardversion nicht automatisch enthalten sind, sind am wichtigsten?
Folgende Zusatzmodule sind vorhanden: AD (LDAP) Authentifizierung / AD (LDAP) Import / The Lens Import / WoS Import / Scopus Import (in Vorbereitung) / Mail-Collector / Mail-Manager.
Auf welche Weise können Erweiterungen des Systems durchgeführt werden?
Erweiterungen werden entweder über die Code-Basis implementiert (in diesem Fall nur durch den Anbieter) oder über die API in Form eines externen Zusatzprogrammes. Im zweiten Fall muss der Anbieter nicht eingebunden werden.
📡 Updatezyklen
Wie häufig und in welchem Umfang gibt es Systemupdates? Müssen die Updates übernommen werden, oder ist das (teilweise) optional? Wie laufen die Updateprozesse ab? Welchen Einfluss haben Nutzer*innen auf die allgemeine Weiterentwicklung des Systems?
Wie häufig und in welchem Umfang gibt es Systemupdates?
Der Anbieter stellt jährlich vier Updates bereit. Bei Bedarf kann aber auch ein „individueller“ Release erfolgen.
Müssen die Updates übernommen werden, oder ist das (teilweise) optional?
Sämtliche Updates sind optional. Der Updateprozess besteht darin, dass die bereitgestellte Programmdatei auf dem Server eingespielt werden muss. Sollten dann interne Änderungen an der Datenstruktur notwendig sein, so laufen diese automatisch ab.
Welchen Einfluss haben Nutzer*innen auf die allgemeine Weiterentwicklung des Systems?
Der Anbieter ist offen für Anregungen aus dem Kreis der Kundinnen. Laut Aussage des Anbieters wird damit sichergestellt, dass sich UniversiS an den Anforderungen der Kundinnen orientiert. Hierbei wird im Normalfall schnell reagiert und wenn es sich um grundlegende Verbesserungen handelt, so übernimmt der Anbieter auch einen Teil der Kosten.
Erfahrungswerte IfW
Das IfW nutzt Universis als SaaS. Wir erhalten eine Ankündigung von Sofwareupdates. Der Rest übernimmt der Hersteller selbst. Die Downtimes bewegen sich im Minutenbereich. Sind gewisse Features nicht im System verfügbar, können diese durch den Kunden bestellt werden. Der Hersteller schätzt die Aufwände im Vorfeld ab. Zeichnet sich ein Feature Wunsch bei mehreren Kunden ab, rabattiert der Hersteller erfahrungsgemäß entsprechend.
🔧 Wartung und Support
Welche Support- und Wartungsmodelle gibt es? Mit welcher Geschwindigkeit und welcher Gründlichkeit werden Supportanfragen bearbeitet? Gibt es für den Support ein Ticketsystem? Lässt sich das System (auch) selbst warten?
Welche Support- und Wartungsmodelle gibt es?
Der Support seitens der UniversiS GmbH erfolgt nach Aufwand. Es werden auch Supportpakete zu 10 und 20 Tagen mit einem reduzierten Preis angeboten. Zusätzlich bietet das Unternehmen auch ein Hosting der Lösung an.
Mit welcher Geschwindigkeit und welcher Gründlichkeit werden Supportanfragen bearbeitet?
Zu den Bürozeiten erhalten wir (IfW) i.d.R. innerhalb 1-2h eine qualifizierte Reaktion. Auf dem ersten Level des Supports liegt die Lösungsquote nach Einschätzung IfW bei 90%. Schwierigere Probleme werden gründlich und tiefgreifend analyisiert. Wir hatten bislang kein gravierendes Problem, dass nicht innerhalb von spätestens 3 Arbeitstagen abgestellt wurde.
Gibt es für den Support ein Ticketsystem?
Ein Ticketsystem wird im Laufe des Jahres eingeführt. Gegenwärtig werden E-Mail und ggf. Online-Meetings zur Übermittlung einer Supportanfrage genutzt. Die Zahl der Tickets im Zusammenhang mit Systemfehlern ist sehr gering - hauptsächslich handelt es sich bei den Supportfällen um Anpassungen / Erweiterungen einer Lösung.
Lässt sich das System (auch) selbst warten?
Ja, es gibt Kundinnen die dies tun.
⚙️ Technische Anforderungen
Wie und wo wird das System gehostet? Gibt es hier unterschiedliche Modelle, aus denen gewählt werden kann? Wenn das Institut das System hostet (oder hosten kann), welche technischen Anforderungen muss der Server erfüllen? Welche weitere technische Infrastruktur ist erforderlich?
Wie und wo wird das System gehostet?
Das System kann entweder an der Einrichtung selbst oder beim Anbieter gehostet werden. Da das System relativ ressourcenschonend ist, ist auch die Einrichtung / Installation nicht kompliziert.
Gibt es hier unterschiedliche Modelle, aus denen gewählt werden kann?
Ja, siehe System-Hosting.
Wenn das Institut das System hostet (oder hosten kann), welche technischen Anforderungen muss der Server erfüllen?
Will man die Lösung selbst hosten, so müssen folgende Anforderungen erfüllt sein: Server-Hardware: CPU: 4 Core / Hauptspeicher: 8 GB RAM / Festplatte: 25 GB SSD für System, ggf. Speicherplatz für Dateien / Betrieb auf virtueller Maschine / im Container auch hinter Firewall ist unterstützt. Server-Software: Betriebssystem: Linux / Windowsserver / Datenbank: PostgreSQL 11 bis 14 / Java: Java SE Runtime Environment 8 (OpenJDK oder Oracle) / mit dem Sommer-Release 2024 erfolgt der Wechsel auf Java 17. Ein physikalisch getrennter Backup-Speicher wird seitens des Anbieters empfohlen.
Welche weitere technische Infrastruktur ist erforderlich?
Siehe System-Hosting.
💶 Kosten und Lizenzmodell
Welche Sachkosten entstehen? Wie hoch sind die einmaligen Kosten, wie hoch sind die laufenden Kosten pro Jahr? Welche Lizenzbänder gibt es, und wie stark unterscheiden sich die Preise zwischen ihnen? Wie hoch ist der Preisunterschied zwischen Hosting seitens des Herstellers und Hosting seitens des Instituts? Welche zusätzlichen Kosten enstehen etwa durch Zusatzmodule? UND: Welcher Personalaufwand entsteht? Wie viel Arbeitszeit muss das Institut investieren, sowohl im Rahmen der Einführung als auch jährlich während des Produktivbetriebs?
Welche Sachkosten entstehen?
Es entstehen keine Sachkosten.
Wie hoch sind die einmaligen Kosten, wie hoch sind die laufenden Kosten pro Jahr?
Der jährliche Lizenzpreis beträgt 12.000 Euro für Einrichtungen bis 500 Mitarbeiterinnen. Je nach Situation kann hier mit dem Anbieter nachverhandelt werden. Die Hosting-Kosten betragen 600 Euro im Monat.
Welche Lizenzbänder gibt es, und wie stark unterscheiden sich die Preise zwischen ihnen?
Bis 500 Mitarbeiterinnen, darüber Verhandlungssache.
Wie hoch ist der Preisunterschied zwischen Hosting seitens des Herstellers und Hosting seitens des Instituts?
Die Hosting-Kosten betragen 600 Euro im Monat.
Welche zusätzlichen Kosten enstehen etwa durch Zusatzmodule?
Das Zusatzmodul AD (LADP) Authentifizierung kostet jährlich 2.000 Euro. Der automatische Import von The Lens kostet 3.000 Euro. Auch hier gilt das oben geschriebenen: bei mehreren Paketen ist eine Nachverhandlung möglich.
Welcher Personalaufwand entsteht?
Das ist anhängig vom Komplexitätsgrad der Einführung. Nach Übermittlung der Anforderungen können die Aufwände fundiert abgeschätzt werden.
Wie viel Arbeitszeit muss das Institut investieren, sowohl im Rahmen der Einführung als auch jährlich während des Produktivbetriebs?
Das ist anhängig vom Komplexitätsgrad der Lösung. Der Aufwand für den Betrieb der Lösung ist sehr gering.
👥 User-Community
Welche User-Communities gibt es (in der Leibniz-Gemeinschaft, in Deutschland, weltweit)? Wie kann man Teil der Communities werden? Wie und wann kommunizieren die Community-Mitglieder? Gibt es öffentlich verfügbare Ressourcen der Communities? Wie kommuniziert der Hersteller mit den Communities?
Welche User-Communities gibt es (in der Leibniz-Gemeinschaft, in Deutschland, weltweit)?
Gegenwärtig gibt es noch keine User-Community. Laut Aussage des Anbieters befindet diese gerade im Aufbau und soll im kommenden Jahr aktiv werden. Dabei soll es keine Restriktionen hinsichtlich einer Beteiligung geben.
Wie kann man Teil der Communities werden?
Es wird keine Beschränkung geben.
Wie und wann kommunizieren die Community-Mitglieder?
Noch offen.
Gibt es öffentlich verfügbare Ressourcen der Communities?
Diese sind geplant.
Wie kommuniziert der Hersteller mit den Communities?
Über Beiträge und Online-Meetings.
⚠️ Nachteile und Verbesserungsbedarf
Was sind mögliche Nachteile des Systems? Was sollte bei der Wahl dieses Systems unbedingt beachtet werden? Inwiefern ist das System stellenweise noch verbesserungsbedürftig? Welche Lücken gibt es, die das System nicht abdeckt?
Was sind mögliche Nachteile des Systems?
Aufgrund der weitreichenden Flexibilität des Systems besteht die Gefahr, dass man zu viele Aspekte auf einmal abbilden möchte. Hier bietet sich eine gestaffelte Systemeinführung an.
Was sollte bei der Wahl dieses Systems unbedingt beachtet werden?
Über „besondere“ Anforderungen kann bereits im Vorfeld einer möglichen Einführung gesprochen werden. Diese werden dann bereits bei der Produktpräsentation aufgegriffen und man kann sich ein besseres Bild über die Möglichkeiten / Eignung der Software machen.
Inwiefern ist das System stellenweise noch verbesserungsbedürftig?
Das System bietet sehr weitreichende Möglichkeiten die für eine „seltene“ Nutzerin als "zu viel" wahrgenommen werden können. Hier wäre die Möglichkeit der Wegnahme von Aktionen hilfreich. Der Anbieter plant hier eine besondere Berücksichtigung dieser Nutzergruppe, indem die Startseite (das Dashboard) weiter aufgewertet und untergeordnete Klickmöglichkeiten ausgeblendet werden.
Welche Lücken gibt es, die das System nicht abdeckt?
Aufgrund der Flexibilität sind noch keine bekannt.
🌐Webanbindung
Gibt es eine Webanbindung?
Über die API ist dies ohne Einschränkungen möglich.
📔Datenkuratierung
Wie funktioniert die Datenkuratierung?
Über die API in Verbindung mit der Workflow-Engine und den Validierungen..
🔤Sprachen
Welche (wieviele) Sprachen werden unterstützt?
Deutsch und Englich, weitere können einfach eingebunden werden.
🖥️Datenmodell
Gibt es ein Datenmodell?
Das Datenmodell ist flexibel modellierbar. Der Anbieter bietet kostenlos das Startdatenmodell "Leibniz" als Grundlage an.
🖖Open Source
Ist die Software Open Source?
Die dahinterliegende Datenbank ist Open Source, die Lösung selbst nicht.