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Letztes Aktualisierungsdatum dieses CRIS-Profils: 08.05.2024
📝 Konzeption
Was ist der eigentliche Kern des Systems? Was ist die dahinter stehende Philosophie? Was soll das System eigentlich leisten? Ist es ein Selbstmeldesystem oder werden die Daten zentral eingetragen? Hat das System auch Bestandteile, die nicht unbedingt zu einem CRIS im engeren Sinne gehören (z. B. Nutzbarkeit auch als Repositorium)? Ist es ein “Out-of-the-Box”-System, oder muss viel konfiguriert werden?
- Pure ist ein umfassendes Programm für Datenerfassung und Reporting auf modularer Basis, das nach der Installation grundsätzlich sofort genutzt werden kann.
- Das Datenmodell von Pure ist ausgereift und versteht sich als Standard, der im Prinzip für alle möglichen Anwendungsfälle geeignet ist.
- Pure ist als dezentrales Selbstmeldesystem konzipiert, aber eine stellvertretende Datenerfassung und –validierung für andere User ist auch zentralisiert möglich.
- Für besondere Konstellationen ist auch individuell die Einsetzung eines ‚trusted user‘ für eine stellvertretende persönliche Dateneingaben möglich.
“Zumal aus Sicht der Nutzer ist Pure einfach und weitgehend intuitiv verständlich!” - Bettina Brandt, Forschungszentrum Borstel | Leibniz Lungenzentrum (FZB), Borstel
🗃️ Separat erfassbare Datentypen
Welche Datentypen können erfasst werden? Inwiefern können die erfassbaren Datentypen vom Institut angepasst oder um weitere ergänzt werden? Wird nach Stammdaten, Flussdaten, Verlaufsdaten unterschieden? Können neben Metadaten auch Volltexte, Bilder, Videos usw. aufgenommen werden?
Das Programm unterscheidet (mehrfach genutzte) Stammdaten von „Flussdaten“ (Datensätze mit Metadaten zu Einzelvorgängen). Stammdateneinträge werden u.a. für interne und externe Organisationen, interne und externe Personen, externe Veranstaltungen, für Zeitschriften und für Verlage verwendet. Darauf kann dann von verschiedenen einzelnen Datensätzen Bezug genommen werden. Die verfügbaren Datentypen sind:
- Publikationen jeglicher Art einschließlich Patente, Poster, Software und multimedialer Produkte
- Drittmittelanträge, Drittmittelbewilligungen und Projekte unterschiedlicher Art (einschließlich finanzieller Details der Förderung oder der bewilligten Budgetlinien)
- akademische Aktivitäten: Vorträge, Gastaufenthalte (outgoing/incoming), Mitgliedschaften, Herausgeberschaften, Konferenzorganisation und -teilnahme, Beratungen, verschiedene Arten von Gutachten, etc.
- Veranstaltungen und Veranstaltungsbestandteile (und deren Organisation)
- Betreuung von akademischen Abschlussarbeiten, Abnahme von Prüfungen
- Studienabschlussarbeiten
- Lehrtätigkeit
- Auszeichnungen (Preise, Ehrungen)
- Presse/Medien (eigene News und Presseresonanzen)
- Forschungsimpacts
- Datasets (Forschungsdaten)
Für praktisch alle Datentypen können während des Einführungsprozesses oder später kundenspezifische Anpassungen (z.B. Umbenennungen oder eigene Differenzierungen) vorgenommen werden. Den Datentypen können zusätzliche Kennzeichner zugewiesen und (vorhandene oder selbst definierte) Schlagworte zugeordnet werden.
Bei den meisten Typen können in die Datensätze auch weitere Dateien eingebunden (hochgeladen) werden, u.a. Dokumente, Bilder, Audio- oder Videofiles. Damit ist eine Nutzung z.B. als Repositorium für Volltexte oder als Hosting-Instanz für Video-Podcasts möglich.
Durch eigene Editoren (Bedien-Interfaces) ist bei vielen Datentypen unkompliziert das Hinzufügen, Umbenennen oder das vollständige Ausblenden nicht genutzter Typen oder Untertypen im laufenden Betrieb (ohne eine Inanspruchnahme des Herstellers) möglich.
“Das Schöne an Pure ist, dass ich es für unsere Zwecke einrichten kann, ohne dass ich großartig technische Kenntnisse benötige oder etwas programmieren muss.” - Bianca Pramann, Leibniz-Institut für Bildungsmedien | Georg-Eckert-Institut (GEI), Braunschweig
🌟 Besonders hervorhebenswerte Features
Wodurch hebt sich das System besonders hervor? Was bietet das System, das andere Systeme eher nicht bieten? Was sind ganz hervorragende und beeindruckende Aspekte des Systems, die seine Nützlichkeit deutlich erhöhen?
- Es existieren mehrstufige, konfigurierbare Qualitätssicherungsworkflows für viele Datentypen.
- Personal- oder Finanzdaten aus dem HR- oder dem Buchhaltungssystem können manuell oder zeitgesteuert (z.B. 1 x täglich) übertragen werden.
- Die Erfassung bzw. Anreicherung von Daten aus verfügbaren Online-Diensten und Plattformen ist über eine API möglich; das kann auch (teil-) automatisiert erfolgen.
- Über eine REST-API kann das System Daten an andere Systeme ausliefern (z.B. an eine Website oder ein Intranet). Die Anzeige (”Sichtbarkeit”) kann dabei auf der Ebene einzelner Datensätze reguliert werden.
- Durch die Möglichkeit zum Upload von Dateien als Anlage zu einzelnen Datensätzen ist auch die Eignung als Repository (z.B. für Volltexte von Publikationen oder für Forschungsdaten) gegeben.
- Es ist ein differenziertes Open Access-Management für Publikationen möglich (u.a. Monitoring der Embargo-Fristen).
- Die zusätzliche Verschlagwortung von Inhalten durch eigene (konfigurierbare) Schlagwortlisten und vorgegebene Stichworte erleichtert die spätere Recherche und Filterung.
📊 Reporting-Funktionen
Welche Reporting-Möglichkeiten gibt es? Wie flexibel kann das Reporting angepasst werden? Welche Daten können auf welche Weise bzw. nach welchen Kriterien ausgewertet werden? Welche Visualisierungsmöglichkeiten gibt es? Wie viel von dem, was man für die Leibniz-Paktabfrage benötigt, kann bereits mittels der Standardinstallation des Systems bedient werden? Können Auswertungen oder Berichtsvorlagen gespeichert und laufend aktualisiert werden?
- Das Reporting mit mehrstufiger Filterung und diversen Auswertungsmöglichkeiten ist über alle Datensätze und -typen möglich.
- Aus dem Reporting-Modul können die geforderten Informationen in unterschiedlicher Weise ausgegeben und nach Wahl gruppiert werden (u.a. vollständige Listen in wählbarer Sortierung, aber auch Analysen, z.B. Auszählungen, Verteilungen oder Durchschnittswerte).
- Die Erstellung von Berichtsdefinitionen (dauerhafte Berichtsvorlagen für wiederkehrende Anlässe) ist möglich.
- Definierte Reports können zeitgesteuert vom System per E-Mail auch an andere User über „scheduled / shared reports“ weitergegeben werden.
- Verschiedene Tabellen und Grafiken (Linien-, Balken- oder Torten-Diagramme) sind als Ausgabeformat ebenfalls verfügbar.
- Eine Visualisierung von Datenverknüpfungen (Dashboard) kann angezeigt werden.
“Pure bietet unzählige Möglichkeiten, sich Daten als Bericht ausgeben zu lassen. Dies erleichtert es ungemein, den verschiedenen Berichtspflichten des Instituts nachzukommen.” - Ute Ringelband, IPN | Leibniz-Institut für die Pädagogik der Naturwissenschaften und Mathematik, Kiel
🧩 Use Cases
Wofür und wie häufig wird das System verwendet? Welche Anwendungsfälle gibt es, insbesondere auch über die “klassische” CRIS-Aufgabe des Reportings hinaus? Was sind Nutzen und Mehrwert des Systems? Was kann man mit den Daten im System machen?
Pure eignet sich - erster Use Case - vor allem als vielseitiges Berichtstool. Aus dem Datenpool können grundsätzlich auch andere Analysen erfolgen (z.B. ein Monitoring von Bewilligungsquoten oder zum Verbleib von Alumni, sofern die Daten weiterhin entsprechend gepflegt werden). Alle Daten können an ein Content Management System weitergeleitet oder über das herstellerseitige Portal ausgegeben werden. Daraus resultiert ein zweiter Use Case - die Nutzung von aktuellen, gepflegten und qualitätsgesicherten Daten für die Außendarstellung (Website, Personenprofile). Mit den bereits vorhandenen Schlagwortlisten (u.a. zu den Sustainable Development Goals SDGs) oder mit selbst hinterlegten Schlagworten können Schwerpunkte definiert werden, die ein übergreifendes Monitoring und auch die Außendarstellung quer zu den Datentypen (z.B. über Projekte, Publikationen, Veranstaltungen hinweg) erlauben. Falls das Award Management Modul mit im Einsatz ist, kann mit Pure - dritter Use Case - auch eine akademische und/oder administrative Meilenstein-Planung im Zuge der Bearbeitung und Umsetzung von Projekten erfolgen. Falls das CV-Modul mit lizensiert ist, können Pure-Nutzer - vierter Use Case - auch verschiedene Vorlagen für akademische Lebensläufe definieren (z.B. in Deutsch oder in Englisch), die bei jeder Verwendung den gerade aktuellen Stand der in Pure zur eigenen Person erfassten Daten enthalten.
🛡️ Rollen- und Rechtemodell
Wie detailliert ist das Rollen- und Rechtemodell? Wie viele Rollen gibt es (vielleicht mit Beispielen)? Auf welchen Ebenen können Berechtigungen festgelegt werden? Können Berechtigungen zwischen Nutzer*innen übertragen werden? Berücksichtigt das Rollen- und Rechtemodell auch Gruppen? Wie flexibel sind das Rollen- und Rechtemodell und die Möglichkeiten, Berechtigungen festzulegen?
Pure besitzt ein ausgereiftes und gut konfigurierbares Rollen- und Rechtemodell (zurzeit mehr als 60 Rollen). Rollen und Rechte können sowohl global wie auch bezogen auf einzelne Organisationseinheiten wie auch bezogen nur für bestimmte Datentypen vergeben werden.
Einzelne User können individuell entscheiden, Aufgaben aus ihrem spezifischen Rechtekontext an einen bestimmten anderen User (’trusted user’) zu übertragen. Bei der Protokollierung von Änderungen an Datensätzen berücksichtigt Pure das (im Protokoll erscheint dann “User ABC als User xyz”).
Vom Potential her ist das Rollen- und Rechtemodell auch für Verhältnisse mit komplexer Arbeitsteilung (z.B. an Universitäten mit einer Zentralverwaltung und dezentralen Einheiten in den Fachbereichen, Fakultäten oder Instituten) geeignet und dürfte gerade für kleinere Leibniz-Einrichtungen in der Tendenz über das hinausgehen, was benötigt wird.
🖍️ Qualitätssicherung
Bietet das System Workflows zur Kontrolle bzw. Validierung und Bestätigung von Einträgen? Wie detailliert sind solche Workflows ausgearbeitet und für welche Daten sind sie verfügbar? Welche Kommentar- und Benachrichtigungsfunktionen gibt es? Gibt es automatische Qualitätssicherungsprozesse wie z. B. kontrollierte Vokabulare beim Eintragen von Affiliationen (etwa mit einer ROR-Integration)?
Pure unterstützt die Qualitätssicherung mit Workflows, die für viele Datentypen unterschiedlich konfigurierbar sind. Die Workflows können bei Bedarf mehrstufig (z.B. zur Umsetzung eines 4-Augen-Prinzips) angelegt werden. Für die meisten Qualitätssicherungsprozesse besteht einzeln die Option, anstelle des 4-Augen-Prinzips auch einen vereinfachten Prozess zu implementieren (’lazy process’) oder die Qualitätssicherung komplett fortzulassen.
Eine Filterung von Datensätzen nach dem Workflow-Status ist möglich. Die Möglichkeit zur Kommentierung von Datensätzen und ein automatischer Versand des Kommentars aus dem Programm heraus an andere Rolleninhaber per E-Mail erleichtert die Qualitätssicherung ebenfalls.
“Mein Lieblingsmoment in Pure - wenn ich bei der Qualitätssicherung eines Datensatzes eine Ungereimtheit finde und den Verfasser oder einen Editor per Kommentar darauf aufmerksam mache. Pure versendet das beim Speichern des Datensatzes direkt an die ausgewählten Adressaten, die dann vom System eine E-Mail bekommen und gleich darauf reagieren können. Diese Arbeitsweise ist sehr zielführend und erspart umständliches Beschreiben des Kontextes.” - Gregor Prinzensing, IRS | Leibniz-Institut für Raumbezogene Sozialforschung, Erkner
↔️ Schnittstellen
Hat das System eine (offene) Schnittstelle zur Datenausgabe? Wie ist diese dokumentiert? An welche anderen Arten von Software kann das System beispielsweise Daten übergeben? Aus welchen Quellen kann das System Daten aufnehmen? In welchen Formaten werden Daten ausgegeben und aufgenommen? Welche Daten können ausgegeben oder aufgenommen werden?
- Ein Datenexport ist möglich als HTML, PDF, Excel, zum Teil auch als Word.
- Für Publikationsdaten sind auch CERIF-XML, BibTeX oder RIS als Formate verfügbar.
- Ein Datenimport kann über XML-Synchronisation oder über die Write API erfolgen.
- Die Datenausgabe über eine REST-API (z.B. zur Weiterverarbeitung an ein CMS) ist möglich.
Eine automatische Synchronisierung mit dem HR-System (für Personaldaten) und / oder der Buchhaltungssoftware (für Projektinformationen) wird vom Hersteller empfohlen und kann im Rahmen der Implementierung eingerichtet werden.
“Dank der sehr gut funktionierenden Schnittstellen zwischen Pure und der Website ist der Internetauftritt des Instituts dynamisch und tagesaktuell. Das erspart viel Arbeit, die bis zur Einrichtung der Schnittstellen manuell erledigt werden musste.” - Ute Ringelband, IPN | Leibniz-Institut für die Pädagogik der Naturwissenschaften und Mathematik, Kiel
🧾 Unterstützung persistenter Identifikatoren (PIDs)
Welche persistenten Idenfikatoren (PIDs) unterstützt das System (z. B. DOI für Publikationen, ORCID für Personen, ROR für Institutionen…)? Welche Integrationen gibt es, und wie funktionieren diese? Wofür können PIDs genutzt werden (z. B. Validierung von Eingaben oder Abruf von Daten aus externen Quellen)?
Pure unterstützt ISSN, ISBN, DOI und Handle und hat einige weitere PIDs bereits implementiert, z.B. ORCID oder Geo-Tags; weitere Identifikatoren (z.B. ROR, ISNI) können hinterlegt werden.
🔍 Suchfunktion
Welche Möglichkeiten der Suche gibt es? Wird zwischen einfacher und erweiterter Suche unterschieden? Wie stark kann in der erweiterten Suche differenziert werden? Kann mit Operatoren (UND, ODER, NICHT) gesucht werden? Gibt es auch eine Volltextsuche (wenn auch Volltexte in das System aufgenommen werden)? Können Suchanfragen gespeichert werden?
Eine einfache globale Suche über alle Datensätze hinweg ist verfügbar, die Ergebnisse können weiter gefiltert und auf einzelne Datentypen beschränkt werden (oben). Volltexte aus Dokumenten, die an die Datensätze angehängt sind, werden nicht mit durchsucht. Häufig genutzte Suchparameter oder komplexe Filterungen können als Favoriten (wie Bookmarks) dauerhaft gespeichert und wieder aufgerufen werden. Für die einzelnen Datentypen existiert neben der Filterung nach spezifischen Merkmalen auch eine Freitext-Filterung. Für die Suche können auch Suchoperatoren sowie die Lucene Query Syntax verwendet werden (rechts).
“Pure bietet in allen Modulen sehr gute Filtermöglichkeiten, die durch eine individuelle Verschlagwortung der Inhalte noch verfeinert werden können. So kann man in kürzester Zeit die gewünschten Informationen abrufen.” - Christina Spilker, LIN | Leibniz-Institut für Neurobiologie, Magdeburg
🪄 Anpassbarkeit / Customization
Welche Möglichkeiten gibt es für das Institut, Anpassungen an den Datentypen, Formularen und Strukturen vorzunehmen? Können neue Datentypen angelegt und bestehende geändert werden? Lassen sich Pflichtfelder definieren? Können Workflows erstellt und angepasst werden? Lässt sich das Reporting anpassen bzw. konfigurieren? Welche Anpassungsmöglichkeiten am Design gibt es?
Die Anpassbarkeit des Programms dürfte in der Summe als “mittel” zu bezeichnen sein. Diverse datentypspezifische Editoren zum Anlegen zusätzlicher (neuer) Datentypen und zum Umbenennen oder Ausblenden bereits vorhandener Typen existieren. Einträge in Formularfeldern können über zentralisierte Schemata und Textressourcen angepasst werden.
Der Screenshot rechts zeigt ein Beispiel, wie die Erfassung von Datensätzen des Typs “Presse/Medien” an die Bedürfnisse der eigenen Pressestelle angepasst werden kann. Alle Einträge bei Medientyp sowie die Benennung des Formulareintrags “Anbahnung” mit den dabei verfügbaren Optionen sind selbst definiert. Auf vergleichbare Weise können an vielen Stellen bestehende Felder umbenannt und vorhandene Listeneinträge abgeändert und angepasst werden.
Neuerdings ist auch die Definition neuer, eigener Felder („custom defined fields“) begrenzt möglich, was mit einem Prozess über den Hersteller zur Einrichtung des Feldes verbunden ist. Änderungen im Code der Software und bei der Ergonomie sind nicht möglich. Das Design und die Farbsprache sind auch weitgehend festgelegt; das eigene Logo kann jedoch eingebunden werden.
“Das Metadatenschema von Pure mag nicht erweiterbar sein, aber es ist so umfassend, dass ich noch nicht an seine Grenzen gestoßen bin.” - Barbara Senkbeil, IPN | Leibniz-Institut für die Pädagogik der Naturwissenschaften und Mathematik, Kiel
🧱 Erweiterbarkeit
Welche Möglichkeiten bietet der Hersteller bzw. das System, zusätzliche Funktionen aufzunehmen? Gibt es optionale Zusatzmodule? Welche Zusatzmodule, die in der Standardversion nicht automatisch enthalten sind, sind am wichtigsten? Auf welche Weise können Erweiterungen des Systems durchgeführt werden?
Über zusätzliche Module kann die Funktionalität von Pure bei Bedarf erweitert werden. Das Berichtsmodul ist bereits ein essentieller Basisbestandteil; ohne dieses Modul kann das System eigentlich nicht sinnvoll betrieben werden. Mit dem optionalen Award Management-Modul kann der Drittmittelakquise-Prozess auch bereits vor einer Einreichung beim Mittelgeber vollständig digitalisiert und das Management laufender Projekte z.B. durch Meilenstein-Planungen besser unterstützt werden. Auch ein eigenes herstellerseitiges Web-Portal ist als Modul optional verfügbar. Es existiert schließlich auch ein CV-Modul, mit dem wissenschaftliche Nutzer vorkonfigurierte Lebensläufe (”curriculum vitae”) als Vorlagen mit jeweils individuellen Bestandteilen definieren können. Pure aktualisiert diese Vorlagen beim Abruf automatisch um die zurzeit für diese Person erfassten Produkte. Es können so auch mehrere Vorlagen parallel angelegt werden, die von Pure automatisch gepflegt werden (z.B. ein Lebenslauf auf Deutsch etwa nach den Vorgaben der DFG und ein weiterer deutscher oder englischer Lebenslauf nur mit allen Publikationen); die Anzahl der Vorlagen ist nicht begrenzt.
“Das Basismodul ist bereits sehr umfassend. In den rund zehn Jahren, die wir Pure nutzen, habe ich noch keine weiteren, zukaufbaren Module vermisst.” - Ute Ringelband, IPN | Leibniz-Institut für die Pädagogik der Naturwissenschaften und Mathematik, Kiel
📡 Updatezyklen
Wie häufig und in welchem Umfang gibt es Systemupdates? Müssen die Updates übernommen werden, oder ist das (teilweise) optional? Wie laufen die Updateprozesse ab? Welchen Einfluss haben Nutzer*innen auf die allgemeine Weiterentwicklung des Systems?
Pro Jahr erscheinen 3 große Updates mit neuen Features, zusätzlich kommen kleinere Updates mit Bugfixes monatlich. Die späteren Updates schließen grundsätzlich alle vorangegangenen ein. Beim Cloud-Hosting werden die Updates automatisch installiert. Gegen Aufpreis gibt es für Pure auch einen ‘managed service’, dann kann der Zeitpunkt des Updates vom Kunden beeinflusst werden.
Ein User-gestützter Prozess über das Ticket Board mit Voting-Möglichkeit eröffnet einen begrenzten Einfluss auf die Weiterentwicklung des Programms. Features, die von vielen Usern bzw. Usergroups unterstützt werden, kommen eher auf die Agenda oder werden schneller entwickelt und implementiert.
🔧 Wartung und Support
Welche Support- und Wartungsmodelle gibt es? Mit welcher Geschwindigkeit und welcher Gründlichkeit werden Supportanfragen bearbeitet? Gibt es für den Support ein Ticketsystem? Lässt sich das System (auch) selbst warten?
Der Zugang zum Ticket-Board und gegebenenfalls zu individuell angepassten Problemlösungen ist über die Lizenzkosten bereits abgedeckt. Der Hersteller hat ein fähiges Support-Team mit schnellen Reaktionszeiten. Beim Cloud Hosting sind grundlegende Wartungsarbeiten (u.a. Installation von Updates) bereits inbegriffen.
“Bislang wurden wir bei Problemen vom Support immer ziemlich schnell und in einem sehr professionellen Prozess unterstützt, sie konnten alle unsere Fragen lösen.” - Gregor Prinzensing, IRS | Leibniz-Institut für Raumbezogene Sozialforschung, Erkner
⚙️ Technische Anforderungen
Wie und wo wird das System gehostet? Gibt es hier unterschiedliche Modelle, aus denen gewählt werden kann? Wenn das Institut das System hostet (oder hosten kann), welche technischen Anforderungen muss der Server erfüllen? Welche weitere technische Infrastruktur ist erforderlich?
Der Betrieb von Pure wird für Neukunden inzwischen nur noch in der Cloud angeboten (keine ‘on premise’-Installation mehr möglich). Das System wird auf Servern in der Amazon Cloud gehostet (Standort in Europa nach Standards der EU-DSGVO und mit Zertifizierung ISO 27001:2013) und wird komplett mit Wartung durch den Hersteller gemietet. Neben dem Standard-Hosting wird gegen Aufpreis auch ein ‘managed service’ angeboten, bei dem der Kunde z.B. Einfluss auf den Zeitpunkt nehmen kann, wann neue Updates eingespielt werden. Für jede lizensierte Maschine (auch für eine Test- oder Entwicklungsumgebung) muss ein eigener Hosting-Vertrag abgeschlossen werden.
💶 Kosten und Lizenzmodell
Welche Sachkosten entstehen? Wie hoch sind die einmaligen Kosten, wie hoch sind die laufenden Kosten pro Jahr? Welche Lizenzbänder gibt es, und wie stark unterscheiden sich die Preise zwischen ihnen? Wie hoch ist der Preisunterschied zwischen Hosting seitens des Herstellers und Hosting seitens des Instituts? Welche zusätzlichen Kosten entstehen etwa durch Zusatzmodule? UND: Welcher Personalaufwand entsteht? Wie viel Arbeitszeit muss das Institut investieren, sowohl im Rahmen der Einführung als auch jährlich während des Produktivbetriebs?
Die Lizenzgebühren für die jährliche Erneuerung einer Mietlizenz hängen von den lizensierten Modulen in Verbindung mit der Anzahl der Wissenschaftler*innen (Academic Staff) einer Einrichtung ab. Je nach Anzahl des Academic Staff (Personen als Produzenten relevanter Inhalte) ist ein Lizenzband 250 Köpfe (im niedrigen Bereich) bis 500 Köpfe (in höheren Bereichen) breit.
Im Lizenzband 1-249 Personen beträgt die jährliche Gebühr (Listenpreise 2023 ohne Mehrwertsteuer):
- für das Modul CORE: 11.493 €,
- für das Modul REPORTING: 4.028 €,
- für das Modul PORTAL: 4.028 €,
- für das Modul AWARD MANAGEMENT: 6.602 €.
Hosting Services für 1 Pure-Instanz sowie alle Support Services sind in der Lizenzgebühr für das CORE Modul bereits enthalten. Beim Übergang in ein höheres Lizenzband steigen die jährlichen Lizenzgebühren um ca. 12%.
Für die Implementierungsunterstützung kommen im ersten Jahr einmalige Kosten hinzu, die je nach Service Level zwischen ca. 12.000 Euro und 60.000 Euro (ohne Mehrwertsteuer) betragen.
Im Rahmen der Implementierung muss von einem Personalaufwand von mindestens einer halben Stelle für die Dauer des Projekts ausgegangen werden. Der Einführungsprozess dauert zwischen wenigen Monaten bis hin zu einem Jahr (z.B. bei der Einbindung weiterer Systeme oder der Übernahme von Altdaten). Auch im Echtbetrieb sollten ausreichend Personalkapazitäten für die Dateneingabe, die Qualitätssicherung, das Berichtswesen, die Administration und die Weiterentwicklung des Systems eingeplant werden. Der erforderliche Umfang ist schwer zu generalisieren, da das Anspruchsniveau der betreibenden Einrichtung dabei eine Rolle spielt. Die Arbeit lässt sich gut auf mehrere Personen verteilen.
👥 User-Community
Welche User-Communities gibt es (in der Leibniz-Gemeinschaft, in Deutschland, weltweit)? Wie kann man Teil der Communities werden? Wie und wann kommunizieren die Community-Mitglieder? Gibt es öffentlich verfügbare Ressourcen der Communities? Wie kommuniziert der Hersteller mit den Communities?
Es existieren selbst organisierte, national verankerte Communities (zum Teil mit Sub-Communities), die offen für neue Pure-Benutzer sind. Der Hersteller sucht mit regelmäßigen nationalen und internationalen Konferenzen den Kontakt zu ihnen und entsendet auf Anfrage auch Personal zu den Treffen der User Groups. Die Leibniz Pure User Group ist eine informelle Praxisgemeinschaft auf Arbeitsebene, die sich mehrmals jährlich inzwischen in der Regel online trifft.
⚠️ Nachteile und Verbesserungsbedarf
Was sind mögliche Nachteile des Systems? Was sollte bei der Wahl dieses Systems unbedingt beachtet werden? Inwiefern ist das System stellenweise noch verbesserungsbedürftig? Welche Lücken gibt es, die das System nicht abdeckt?
Wir haben versucht, in den obigen Punkten alles fair und ausgewogen zu beschreiben. Aus unserer Sicht gibt es keine echten Nachteile bei Pure. Da das System in erster Linie für Universitäten ausgelegt ist, wirkt es für kleinere Forschungseinrichtungen an manchen Stellen etwas überdimensioniert. In einem erweiterten Sinne gibt es natürlich Risiken, z.B. wie gut man bei einem Umstieg auf ein anderes System gegebenenfalls seine Daten wieder aus Pure zurückbekommt. Der Hersteller sichert in allen Verträgen seine Hilfestellung beim Export der Daten zu und erkennt das Eigentumsrecht an den Daten an.