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Letztes Aktualisierungsdatum dieses CRIS-Profils: 01.02.2024
📝 Konzeption
Was ist der eigentliche Kern des Systems? Was ist die dahinter stehende Philosophie? Was soll das System eigentlich leisten? Ist es ein Selbstmeldesystem oder werden die Daten zentral eingetragen? Hat das System auch Bestandteile, die nicht unbedingt zu einem CRIS im engeren Sinne gehören (z. B. Nutzbarkeit auch als Repositorium)? Ist es ein “Out-of-the-Box”-System, oder muss viel konfiguriert werden?
Kurze Zusammenfassung aller Dinge, die wir von dem System wissen/nutzen (Michael)
Der Kern des Systems ist es, den Instituten der WGL zu ermöglichen, ihre für den Pakt-Bericht relevanten Daten mit Hilfe einer einfachen Formularstruktur an die Geschäftsstelle weiterzuleiten. Dabei steht im Fordergrund, dass die Formulare gut strukturiert, verständlich und einfach ausfüllbar sind. Die Daten werden dann in einer SQL-Datenbank gespeichert, auf die die Geschäftsstelle der WGL jederzeit zugreifen kann.
Mit Hilfe von Excel und einer Umwandlung in PDFs können alle Daten aus der Datenbank heruntergeladen werden.
Die Institute selbst können nach eigenem Ermessen Rollen verteilen, sodass die richtigen Personen die Formulare ausfüllen dürfen.
🗃️ Separat erfassbare Datentypen
Welche Datentypen können erfasst werden? Inwiefern können die erfassbaren Datentypen vom Institut angepasst oder um weitere ergänzt werden? Wird nach Stammdaten, Flussdaten, Verlaufsdaten unterschieden? Können neben Metadaten auch Volltexte, Bilder, Videos usw. aufgenommen werden?
🌟 Besonders hervorhebenswerte Features
Wodurch hebt sich das System besonders hervor? Was bietet das System, das andere Systeme eher nicht bieten? Was sind ganz hervorragende und beeindruckende Aspekte des Systems, die seine Nützlichkeit deutlich erhöhen?
Kurze Zusammenfassung aller Dinge, die wir von dem System wissen/nutzen (Michael)
Das System zeichnet sich vor allem durch seine Nutzerfreundlichkeit auf seiten der Institute aus. Es ist für die Nutzer sehr leicht, sich in der Formularstruktur zurechtuzfinden.
📊 Reporting-Funktionen
Welche Reporting-Möglichkeiten gibt es? Wie flexibel kann das Reporting angepasst werden? Welche Daten können auf welche Weise bzw. nach welchen Kriterien ausgewertet werden? Welche Visualisierungsmöglichkeiten gibt es? Wie viel von dem, was man für die Leibniz-Paktabfrage benötigt, kann bereits mittels der Standardinstallation des Systems bedient werden? Können Auswertungen oder Berichtsvorlagen gespeichert und laufend aktualisiert werden?
Kurze Zusammenfassung aller Dinge, die wir von dem System wissen/nutzen (Michael)
Das Reporting findet aktuell über Downloads einzelner Formulare statt. Soll ein gesamtes Formular durch die Geschäftsstelle ausgewertet werden, so müssen alle 97+ Einträge der Institute als Excel exportiert werden. Erst dann kann eine Auswertung der Daten erfolgen. Auswertungen können dementsprechend auch nicht in Real-Time aktualisiert werden, da es jedes mal das Exportieren als Excel benötigt.
IDA selbst bietet keine Mittel, um Daten innerhalb der Datenbank zu filtern / auszuwerten / visualisieren.
🧩 Use Cases
Wofür und wie häufig wird das System verwendet? Welche Anwendungsfälle gibt es, insbesondere auch über die “klassische” CRIS-Aufgabe des Reportings hinaus? Was sind Nutzen und Mehrwert des Systems? Was kann man mit den Daten im System machen?
Das System wird jährlich für die Abfrage zur Erstellung des Pakt Monitoring-Berichts verwendet. Zusätzlich findet es auch Anwendung als Abfragetool für die jährliche JASPER-Abfrage (x) und als Datenbank für die vom Europa-Büro der Geschäftsstelle erfassten Horizon Europe- und Horizon 2020-Projekte sowie die durch das Referat Wettbewerb erfassten Wettbewerbsprojekte. Zudem wird IDA auch für eventuell anfallende AdHoc-Umfragen verwendet.
🛡️ Rollen- und Rechtemodell
Wie detailliert ist das Rollen- und Rechtemodell? Wie viele Rollen gibt es (vielleicht mit Beispielen)? Auf welchen Ebenen können Berechtigungen festgelegt werden? Können Berechtigungen zwischen Nutzer*innen übertragen werden? Berücksichtigt das Rollen- und Rechtemodell auch Gruppen? Wie flexibel sind das Rollen- und Rechtemodell und die Möglichkeiten, Berechtigungen festzulegen?
Kurze Zusammenfassung aller Dinge, die wir von dem System wissen/nutzen (Michael)
Das Rollen- und Rechtesystem von IDA ist auf Seiten der Geschäftsstelle durchaus detailliert. Allgemeine Berechtigungen beinhalten: Mandat-Admin, Formularverwaltung, Nutzerverwaltung und Aufgabenerstellung. Auf der Datenebene wird ebenfalls nochmal unterschieden in Acces-Level:Person, Access-Level:Organisation und ob Daten aus der Datenbank per Excel ausgewertet werden dürfen.
Auf Seiten der Institute gibt es eine Unterteilung in Administratoren und keine solchen. Admins dürfen Formulare öffnen, verändern und abgeben. Personen ohne Admin-Rechte können vom Admin einzeln die Rechte für Bearbeitung, Lesen und Abgeben erhalten in einer beliebigen Kombination.
🖍️ Qualitätssicherung
Bietet das System Workflows zur Kontrolle bzw. Validierung und Bestätigung von Einträgen? Wie detailliert sind solche Workflows ausgearbeitet und für welche Daten sind sie verfügbar? Welche Kommentar- und Beanchrichtigungsfunktionen gibt es? Gibt es automatische Qualitätssicherungsprozesse wie z. B. kontrollierte Vokabulare beim Eintragen von Affiliationen (etwa mit einer ROR-Integration)?
Text hier einfügen.
↔️ Schnittstellen
Hat das System eine (offene) Schnittstelle zur Datenausgabe? Wie ist diese dokumentiert? An welche anderen Arten von Software kann das System beispielsweise Daten übergeben? Aus welchen Quellen kann das System Daten aufnehmen? In welchen Formaten werden Daten ausgegeben und aufgenommen? Welche Daten können ausgegeben oder aufgenommen werden?
Text hier einfügen.
🧾 Unterstützung persistenter Identifikatoren (PIDs)
Welche persistenten Idenfikatoren (PIDs) unterstützt das System (z. B. DOI für Publikationen, ORCID für Personen, ROR für Institutionen…)? Welche Integrationen gibt es, und wie funktionieren diese? Wofür können PIDs genutzt werden (z. B. Validierung von Eingaben oder Abruf von Daten aus externen Quellen)?
Kurze Zusammenfassung aller Dinge, die wir von dem System wissen/nutzen (Michael)
Noch keine, soweit wir wissen. RORs werden allerdings in Kürze angefragt.
🔍 Suchfunktion
Welche Möglichkeiten der Suche gibt es? Wird zwischen einfacher und erweiterter Suche unterschieden? Wie stark kann in der erweiterten Suche differenziert werden? Kann mit Operatoren (UND, ODER, NICHT) gesucht werden? Gibt es auch eine Volltextsuche (wenn auch Volltexte in das System aufgenommen werden)? Können Suchanfragen gespeichert werden?
Kurze Zusammenfassung aller Dinge, die wir von dem System wissen/nutzen (Michael)
Im Moment gibt es in jeglicher Hinsicht nur die Möglichkeit nach Worten zu suchen. Es gibt keine direkten Filterfunktionen. Allerdings können Formulare vorab nach bestimmten Einträgen sortiert werden, wodurch dann eine spätere Filterung möglich ist.
Dies funktioniert allerdings nicht allgemein und muss vorher eingerichtet werden. Die Suche in IDA selbst erlaubt es den Nutzern nicht nach Formulareinträgen mit gewissen Parametern zu suchen.
Volltextsuche und Suche mit Operatoren sind aktuell nicht möglich und beim derzeitigen Stand von IDA auch nicht sinnvoll. Hierzu müsste die Struktur der Datenspeicherung vollständig erneuert, und die Formulare / Einträge nach anderen Parametern unterschieden werden.
Die Speicherung von Suchanfragen ist insofern möglich, dass die letzte Suchanfrage des Nutzers bei Neustart von IDA immer noch vorliegt. Eine tatsächliche, langzeitige Speicherung von Suchanfragen ist allerdings nicht möglich.
Es wird in naher Zukunft eine Suchfunktion mit Filterung für IDA erfragt.
🪄 Anpassbarkeit / Customization
Welche Möglichkeiten gibt es für das Institut, Anpassungen an den Datentypen, Formularen und Strukturen vorzunehmen? Können neue Datentypen angelegt und bestehende geändert werden? Lassen sich Pflichtfelder definieren? Können Workflows erstellt und angepasst werden? Lässt sich das Reporting anpassen bzw. konfigurieren? Welche Anpassungsmöglichkeiten am Design gibt es?
Kurze Zusammenfassung aller Dinge, die wir von dem System wissen/nutzen (Michael)
Für die Institute gibt es (soweit mir bekannt) keine Möglichkeiten, sich ihre Nutzeroberfläche selbst anzupassen. Auch Workflows und das Reporting werden von IDA vorgegeben und können nicht von den Einrichtungen selbst geändert werden.
Alle Features für Anpassbarkeit, sofern vorhanden, werden von der Geschäftsstelle vorab eingestellt und sind dann für den Verlauf der Ausfüllperiode fest vorgegeben. Pflicht- und Hinweisfelder werden am häufigsten verwendet. Die Nutzeroberfläche ist vorgegeben und lässt sich bis auf den strukturellen Aufbau der Formulare (Überschriften/Unterüberschriften/Auszufüllende Felder) nicht anpassen.
🧱 Erweiterbarkeit
Welche Möglichkeiten bietet der Hersteller bzw. das System, zusätzliche Funktionen aufzunehmen? Gibt es optionale Zusatzmodule? Welche Zusatzmodule, die in der Standardversion nicht automatisch enthalten sind, sind am wichtigsten? Auf welche Weise können Erweiterungen des Systems durchgeführt werden?
Kurze Zusammenfassung aller Dinge, die wir von dem System wissen/nutzen (Michael)
Da IDA nur für die WGL entwickelt wird und kein Ableger einer größeren, übergeordneten Datenbank ist, gibt es keine Zusatzmodule, welche nicht standardmäßig schon in IDA zu finden sind.
Erweiterungen des Systems müssen (soweit ich weiß) immer direkt beim Entwickler angefragt werden, welcher diese dann speziell für die WGL umsetzt.
Dementsprechend ist die einzige Möglichkeit zusätzliche Funktionen in das System zu integrieren der direkte Kontakt mit dem Hersteller.
📡 Updatezyklen
Wie häufig und in welchem Umfang gibt es Systemupdates? Müssen die Updates übernommen werden, oder ist das (teilweise) optional? Wie laufen die Updateprozesse ab? Welchen Einfluss haben Nutzer*innen auf die allgemeine Weiterentwicklung des Systems?
Text hier einfügen.
🔧 Wartung und Support
Welche Support- und Wartungsmodelle gibt es? Mit welcher Geschwindigkeit und welcher Gründlichkeit werden Supportanfragen bearbeitet? Gibt es für den Support ein Ticketsystem? Lässt sich das System (auch) selbst warten?
Text hier einfügen.
⚙️ Technische Anforderungen
Wie und wo wird das System gehostet? Gibt es hier unterschiedliche Modelle, aus denen gewählt werden kann? Wenn das Institut das System hostet (oder hosten kann), welche technischen Anforderungen muss der Server erfüllen? Welche weitere technische Infrastruktur ist erforderlich?
Text hier einfügen.
💶 Kosten und Lizenzmodell
Welche Sachkosten entstehen? Wie hoch sind die einmaligen Kosten, wie hoch sind die laufenden Kosten pro Jahr? Welche Lizenzbänder gibt es, und wie stark unterscheiden sich die Preise zwischen ihnen? Wie hoch ist der Preisunterschied zwischen Hosting seitens des Herstellers und Hosting seitens des Instituts? Welche zusätzlichen Kosten enstehen etwa durch Zusatzmodule? UND: Welcher Personalaufwand entsteht? Wie viel Arbeitszeit muss das Institut investieren, sowohl im Rahmen der Einführung als auch jährlich während des Produktivbetriebs?
Text hier einfügen.
👥 User-Community
Welche User-Communities gibt es (in der Leibniz-Gemeinschaft, in Deutschland, weltweit)? Wie kann man Teil der Communities werden? Wie und wann kommunizieren die Community-Mitglieder? Gibt es öffentlich verfügbare Ressourcen der Communities? Wie kommuniziert der Hersteller mit den Communities?
Text hier einfügen.
⚠️ Nachteile und Verbesserungsbedarf
Was sind mögliche Nachteile des Systems? Was sollte bei der Wahl dieses Systems unbedingt beachtet werden? Inwiefern ist das System stellenweise noch verbesserungsbedürftig? Welche Lücken gibt es, die das System nicht abdeckt?
Kurze Zusammenfassung aller Dinge, die wir von dem System wissen/nutzen (Michael)
Das System ist auf Seiten der Institute sehr nutzerfreundlich und bietet ihnen schon sehr viele Optionen, ihre Daten möglichst effizient in die Datenbank einzuspeisen.
Auf Seiten der Geschäftsstelle, speziell der Administration / Datenauswertung, sind aktuell noch viele Baustellen fertigzustellen.
IDA fungiert (soweit ich das bisher sehe) nicht direkt als Datenbank, sondern bietet lediglich einen Speicherort für Daten. Diese können nicht, wie bei Datenbanken üblich, direkt ausgelesen, ausgewertet, sortiert, etc. werden, sondern stehen lediglich zur Suche und zum Export zur Verfügung.
Auch das Fehlen eines Massenimports und -exports von Daten macht IDA zu wenig mehr als einem Massenspeicher mit Suchfunktion. Daten können zwar als Excel / PDF exportiert werden, lassen sich allerdings nicht aus solchen importieren. Dies sorgt dafür, dass Einträge in IDA ausschließlich manuell stattfinden können, was die Produktivität deutlich schmälert.
Viele dieser Probleme werden allerdings in Kürze an den Hersteller weitergeleitet und (hoffentlich) bald behoben.