⚠️ Diese Seite befindet sich noch im Aufbau. Sie finden Informationen zu FACTScience im Blogbeitrag “FACTScience – ein flexibles System für Fortgeschrittene” von Claudia Müller, Leibniz Institut für Alternsforschung – Fritz Lipmann Institut e.V. (FLI) und Johanna Wiebeler, Geschäftsstelle der Leibniz-Gemeinschaft (ehemals)
Letztes Aktualisierungsdatum dieses CRIS-Profils: 25.10.2024
Dr. Claudia Müller - FLI
📞 03641 656340 📧 claudia.mueller@leibniz-fli.de
📝 Konzeption
- FACTScience ist ein Forschungsinformations- und Forschungsmanagementsystem mit umfassenden Funktionen zur Individualisierung und Integration in die am jeweiligen Forschungsstandort genutzte Systemlandschaft.
- Das FACTScience Datenmodell ist offengelegt und individuell erweiterbar und geht in vielen Bereichen über den in den verschiedenen CERIF oder KDSF definierten Standards hinaus.
- FACTScience bildet flexible Workflows zur dezentralen Erfassung und Konsolidierung von eingegebenen oder aus externen Quellen übernommenen Daten an. Zentrale und dezentrale Eingabe und Konsolidierungswege lassen sich flexibel definieren, auch eine stellvertretende Datenerfassung und – validierung ist damit möglich.
- FACTScience wird mit einer bestimmten Anzahl an Rich Client Lizenzen für Administratoren und Hauptnutzer sowie mit einer unbegrenzten Anzahl an Webapplikationen für alle Mitarbeiter geliefert.
- FACTScience wird von den Endnutzern in der Regel ohne weitere Schulung eingesetzt, dezentrale Funktionalitäten sind in einfach zu bedienenden Webdialogen abgebildet.
- Das FLI setzt auf eine zentrale und semizentrale (stellvertretende) Datenerfassung aller Daten, die in anderen administrativen Prozessen bereits an administrative Stellen oder das Management gemeldet werden müssen, um eine Doppelbelastung für die Wissenschaftler zu vermeiden. Das betrifft z.B. Personendaten, Drittmittel, Dienstreisen mit Vorträgen oder Weiterbildungen, Publikationen, Aktivitäten im Rahmen der Graduiertenschule, Patente, Lizenzen und Verträge.
- Die FACTScience Administration zur eigenen Anpassung erfordert etwas Expertise in PostgreSQL und HTML, gute Kenntnisse in der Datenbankstruktur und der Verwendung einzelner Attribute. Alternativ können Änderungswünsche auch bei der Firma in Auftrag gegeben werden.
FACTScience ist „kein Programm von der Stange“. Um die Software optimal nutzen zu können, bedarf es größerer Anpassungen, die anfangs zeitaufwendig sind, sich aber später definitiv auszahlen. Die meisten Änderungen können nach der Aufbauphase schnell und firmenunabhängig vorgenommen und damit neue Anforderung kurzfristig problemlos umgesetzt werden.
🗃️ Separat erfassbare Datentypen
Welche Datentypen können erfasst werden? Inwiefern können die erfassbaren Datentypen vom Institut angepasst oder um weitere ergänzt werden? Wird nach Stammdaten, Flussdaten, Verlaufsdaten unterschieden? Können neben Metadaten auch Volltexte, Bilder, Videos usw. aufgenommen werden?
Organisationseinheiten und Personaldaten:
Die Stammdaten lassen sich aus Daten der verwendeten HR oder ERP-Systeme aufbauen und synchronisieren.
Die Aufbauorganisation kann sich aus internen und externen Organisationen zusammensetzen. Die Daten der externen Organisationen lassen sich aus externen Datenbanken wie ROR oder GerIT aufbauen oder damit synchronisieren. Letzere Möglichkeit wird am FLI derzeit noch nicht verwendet.
Personaldaten können mit Rollen, Tätigkeiten, Positionen etc. weit ausdifferenziert und über die Zeit dokumentiert werden und lassen in Auswertungen damit z.B. neben den Stichtagsdaten auch den Nachweis zeitraumbezogener Vollzeitäquvalente zu.
Forschungsleistungen oder Produkte:
In vorgegebenen Bereichen: Publikationen, Projekte, Vernetzungen und weiteren Forschungsleistungen lassen sich individuell alle benötigten Leistungsarten definieren.
- Publikationen jeglicher Art einschließlich Journalartikel, Buchbeiträge, Herausgeberschaften, Kongressbeiträge, Patente, Poster oder Forschungsdaten
- Projekte unterschiedlicher Art (Drittmittelprojekte, Projekte aus internen Förderprogrammen, extern verwaltete Mittel und Stipendien), im Besonderen
- Details der finanziellen Förderung als vereinnahmte oder verausgabte Mittel, deren Aufteilung in Jahresscheiben oder die Aufteilung auf verschiedene am Projekt beteiligten Forscher oder Gruppen unabhängig von der buchhalterischen Zuordnung
- Separate oder kombinierte Workflows Projektanträge und Drittmittelbewilligungen
- Vernetzungen als Kooperationen, Verträge, Gastaufenthalte (outgoing/incoming), Promotionen, Abschlussarbeiten, Patente und Lizenzen
- Weitere akademische Forschungstätigkeiten: Vorträge, Veranstaltungen und Veranstaltungsbeteiligungen, Lehrtätigkeit, Auszeichnungen (Preise, Ehrungen), Weiterbildungen oder Medienbeiträgen, Mitgliedschaften, Konferenzorganisation und -teilnahme, Beratungen oder Begutachtungen
- Es gibt weiterhin ein Modul für Studienplanung und Lehrorganisation mit Ressourcen - und Prüfungsmanagement, welches am FLI derzeit nicht genutzt wird.
Alle Bereiche lassen sich individuell um neue Leistungsarten erweitern.
FactScience dokumentiert den Erfassungsweg der Leistungen
Zur Erfassung und Konsolidierung der Leistungen lassen sich Workflows definieren und den einzelnen Leistungsarten zuordnen.
Mit den Workflowschritten können Benachrichtigungen von Beteiligten oder Verantwortlichen verbunden werden, die sich an jede einzelne Workflowaktion individuell koppeln lassen. Zudem können mit jeder Aktion auch individuelle Prüfungen zur Plausibilität der eingegebenen Daten automatisiert erfolgen.
Die Zuordnung der Leistungen oder Produkte erfolgt in der Regel über ein Rollenmodell, um Daten sowohl mit Bezug zu Institutionen als auch Personengruppen auswerten zu können.
Besondere Auswertungen für biomedizinische Forschungsbereiche
Durch die Gegenüberstellung der Forschungsleistungen mit dem kompletten Vokabular des MeSH-Thesaurus lassen sich in FACTScience für Wissenschaftler und Institutionen automatisiert Forschungsprofile ermitteln. Diese werden durch die Darstellung von Autoren und Kooperationsnetzwerken und ggf. vorliegende bibliometrische Kennzahlen aufgewertet. Diese Funktion wird am FLI derzeit noch nicht eingesetzt. DIe Darstellungsmöglichkeiten können in der Forschungsdatenbank der Charite eingesehen werden.
🌟 Besonders hervorhebenswerte Features
Wodurch hebt sich das System besonders hervor? Was bietet das System, das andere Systeme eher nicht bieten? Was sind ganz hervorragende und beeindruckende Aspekte des Systems, die seine Nützlichkeit deutlich erhöhen?
- Workflows lassen sich individuell in beliebigen Stufen zu den Datenbereichen oder auch einzelnen Datentypen konfigurieren und mit automatisierbaren Plausibiltätsprüfungen zur Qualitätssicherung und Benachrichtigung versehen.
- Das System kann über eine eigene CronService Anwendung in die IT-Landschaft des Standorts integriert werden. Es bestehen hier flexible Services um Daten aus anderen Systemen zu übernehmen oder (z.B. für die Verwendung im CMS) bereitzustellen
- Für verschiedene externe Datenquellen (PubMed, Unpaywall, verschiedene Services von Clarivate (Web of Science, JournalsAPI, Icite etc.) gibt es Services, mit denen sich Daten übernehmen oder ergänzen lassen.
- Andere Systeme können beliebige Daten aus dem FIS über nahezu frei definierbare REST-Reports abrufen (z.B. zur Darstellung in Webseiten oder dem Intranet). Der Abruf kann dabei individuell (bei Bedarf bis auf die Ebene von einzelnen Datensätzen) gesteuert werden.
- Zu jedem Datentyp lassen sich beliebige Zusatzattribute, auch zur Aufnahme von Dokumenten oder anderen Dateiarten ergänzen, etwa um Projektanträge, Protokolle oder andere Datenarten über das System zu dokumentieren oder bereitzustellen.
- Die Abbildung der Forschungsprofile über den MeSH-Thesaurus für Experten und Forschungsgruppen (Abteilungen, Institutionen) ist besonders für Standorte der biomedizinischen Forschung attraktiv.
📊 Reporting-Funktionen
Welche Reporting-Möglichkeiten gibt es? Wie flexibel kann das Reporting angepasst werden? Welche Daten können auf welche Weise bzw. nach welchen Kriterien ausgewertet werden? Welche Visualisierungsmöglichkeiten gibt es? Wie viel von dem, was man für die Leibniz-Paktabfrage benötigt, kann bereits mittels der Standardinstallation des Systems bedient werden? Können Auswertungen oder Berichtsvorlagen gespeichert und laufend aktualisiert werden?
- Das FACTScience Report Tool setzt auf zu konfigurierende Templates, mit denen auf alle verwalteten Informationen zugegriffen werden kann.
- In die Templates lassen sich beliebige auch mehrstufige Filter definieren, so dass einzelne Templates zu kompletten Recherchetools werden.
- Aus dem Reporting-Modul können die geforderten Informationen in unterschiedlichen Formaten (z.B. html, xls, docx, xml, json) ausgegeben und durch integrierte Funktionen unmittelbar per Mail bereitgestellt werden.
- Mit den Templates lassen sich auch vorgegebene Berichtsdefinitionen (Zeugnisse, Drittmittelanzeigen, Tischvorlagen) erstellen und versenden.
🧩 Use Cases
Wofür und wie häufig wird das System verwendet? Welche Anwendungsfälle gibt es, insbesondere auch über die “klassische” CRIS-Aufgabe des Reportings hinaus? Was sind Nutzen und Mehrwert des Systems? Was kann man mit den Daten im System machen?
FACTScience wird am FLI fast täglich verwendet. Hauptverwendungszweck sind die umfangreichen Berichtspflichten.
Außerdem wird es für die Außendarstellung (Webseiten) des Institutes verwendet. Dafür nuzt das FLI derzeit noch manuell angestoßene Berichtsausgaben, die dann ins CMS importiert werden. Eine automatiesierte Anbindung über REST-Reports ist aber möglich.
Weiterhin findet das System Verwendung bei der Erstellung von Telefonlisten, zur Verwaltung der Aktivitäten der Graduiertenschule und zur Planung von FLI internen Veranstaltungen genutzt.
Durch die Verarbeitung bibliometrischer Funktionen ist eine Verwendung auch im Bereich der Leistungsorientierten Mittelvergabe möglich, die am FLI derzeit nicht genutzt wird.
Ebenfalls möglich ist eine Nutzung für Personenprofile und akademische Lebensläufe.
FACTScience bietet eigene Komponenten zur Betreuung von Qualifizierungsarbeiten sowie zur Organisation von Fortbildungsveranstaltungen bis hin zum kompletten Campusmanagement für medizinische Studiengänge.
🛡️ Rollen- und Rechtemodell
Wie detailliert ist das Rollen- und Rechtemodell? Wie viele Rollen gibt es (vielleicht mit Beispielen)? Auf welchen Ebenen können Berechtigungen festgelegt werden? Können Berechtigungen zwischen Nutzer*innen übertragen werden? Berücksichtigt das Rollen- und Rechtemodell auch Gruppen? Wie flexibel sind das Rollen- und Rechtemodell und die Möglichkeiten, Berechtigungen festzulegen?
Rollen und Rechte werden in FACTScience individuell definiert. Die Berechtigungen sind mit den Workflows verzahnt. Für jeden in einem Workflow definierten Zustand und jede Aktion sind individuelle Zuordnungen von Berechtigungen mit individuellen Filtern auf die Objekte möglich. Damit sind individuelle Anzeigen und ein individueller Zugriff auf bis auf die Ebene einzelner Dialogeinträge möglich.
Das Modell ermöglicht auch stellvertretende Datenerfassung auf Gruppenebene (Assistentinnen).
Die Rollen am FLI werden derzeit automatisch beim Import der Personaldaten aus SAP aus der Kombination von Positions und Tätigkeit gebildet und gesetzt.
Das Rollen- und Rechtemodell geht weit über das hinaus, was an einer kleineren Einrichtung benötigt wird.
🖍️ Qualitätssicherung
Bietet das System Workflows zur Kontrolle bzw. Validierung und Bestätigung von Einträgen? Wie detailliert sind solche Workflows ausgearbeitet und für welche Daten sind sie verfügbar? Welche Kommentar- und Beanchrichtigungsfunktionen gibt es? Gibt es automatische Qualitätssicherungsprozesse wie z. B. kontrollierte Vokabulare beim Eintragen von Affiliationen (etwa mit einer ROR-Integration)?
In FACTScience erfolgt die Konsolidierung und Qualitätssicherung über definierte Workflows. Dabei lässt sich für jede Daten Art eine passende Tiefe (dezentrale Eingabe, dezentrale Konsolidierung, auch als 4 Augenprinzip ausführbar) vorgeben. Mit jeder Zustandsänderung lassen sich automatisierte Anfragen als Plausibilisierungprüfung der eingegebenen Daten umsetzen.
Am FLI efolgt eine zentrale Konsolidierung und Qualitätssicherung über Arbeitslisten. Viele Felder sind mit festen Begriffen in Auswahllisten versehen.
↔️ Schnittstellen
Hat das System eine (offene) Schnittstelle zur Datenausgabe? Wie ist diese dokumentiert? An welche anderen Arten von Software kann das System beispielsweise Daten übergeben? Aus welchen Quellen kann das System Daten aufnehmen? In welchen Formaten werden Daten ausgegeben und aufgenommen? Welche Daten können ausgegeben oder aufgenommen werden?
- Datenexporte werden in der Regel als Reporttemplate angelegt und sind dann für alle im System verfügbare Daten in verschiedenen Formaten möglich (csv, json,xml, html, via xslt in PDF, xslx oder als mit Daten aus dem System angereicherte Word-Dokumente).
- Datenimporte werden konfigurativ auf Importklassen aufgebaut, in denen spezifischen Prüfungen (z.B. bei Personen die häufig sehr spezifischen Prüfungen zu Vertragslaufzeiten, Dienstein- und -austritt sowie die Zuordnung Kostenstellen) umgesetzt sind. Die definierten Importe lassen sich über einen CronService auch automatisiert betreiben.
- Die Datenausgabe über eine REST-API (z.B. zur Weiterverarbeitung an ein CMS) ist ebenfalls umgesetzt.
- Eine automatische Synchronisierung mit dem HR-System (für Personaldaten) und / oder der Buchhaltungssoftware (für Projektinformationen) wird vom Hersteller empfohlen und kann im Rahmen der Implementierung eingerichtet werden.
- Am FLI werden derzeit noch keine automatisierten Schnittstellen verwendet. Alle Datenübertragungen erfolgen über das gezielte Auslösen von Reports oder Importen.
🧾 Unterstützung persistenter Identifikatoren (PIDs)
Welche persistenten Idenfikatoren (PIDs) unterstützt das System (z. B. DOI für Publikationen, ORCID für Personen, ROR für Institutionen…)? Welche Integrationen gibt es, und wie funktionieren diese? Wofür können PIDs genutzt werden (z. B. Validierung von Eingaben oder Abruf von Daten aus externen Quellen)?
Text hier einfügen.
Publikationen werden in FACTScience über PubMedID, WosID oder DOI identifiziert. Zeitschriften über die ID der JournalsAPI (Clarivate) oder ISSN/ESSN.
Autorenschaften können über OrcID oder WoS-ID auch automatisiert Personen zugeordnet werden, externe Einrichtungen via ROR oder GRID_ID.
Institutionen und Projekte werden über das jeweils am Standort etablierte System identifiziert (z.B. Kostenstellen), Personen über Personal- oder Vertragsnummern.
🔍 Suchfunktion
Welche Möglichkeiten der Suche gibt es? Wird zwischen einfacher und erweiterter Suche unterschieden? Wie stark kann in der erweiterten Suche differenziert werden? Kann mit Operatoren (UND, ODER, NICHT) gesucht werden? Gibt es auch eine Volltextsuche (wenn auch Volltexte in das System aufgenommen werden)? Können Suchanfragen gespeichert werden?
Text hier einfügen.
FACTScience enthält eine eigene Recherche App, die wahlweise intern, extern, mit oder ohne Login betrieben werden kann. Die Recherche für externe Suchen kann auf einer eigenständig laufenden Datenbank erfolgen, die dann ausschließlich zur Recherche freigegeben Daten enthält. Zudem ist eine Aufbereitung von Daten dabei möglich, die z.B. über einen in FACTScience integrierten Statistik Dienst.
Spezifische Suchen erlauben eine nahezu beliebige Kombination der ausgeführten Filter, und auch die Menge der angebotenen Filter ist individuell erweiterbar. Alle über Filter definierte Anfragen sind Bookmark-fähig, so dass damit Suchanfragen definiert werden können, die über Links wiederholt auf der aktuellen Datenbasis abfragbar sind.
Am FLI ist die Recherche App derzeit noch nicht implementiert. Sie ist z.B. für die Forschungsdatenbank der Charite abrufbar.
🪄 Anpassbarkeit / Customization
Welche Möglichkeiten gibt es für das Institut, Anpassungen an den Datentypen, Formularen und Strukturen vorzunehmen? Können neue Datentypen angelegt und bestehende geändert werden? Lassen sich Pflichtfelder definieren? Können Workflows erstellt und angepasst werden? Lässt sich das Reporting anpassen bzw. konfigurieren? Welche Anpassungsmöglichkeiten am Design gibt es?
Text hier einfügen.
In FactScience lassen sich alle Fachtabellen durch individuelle Attribute ergänzen. Die Ergänzungen werden vollständig in die Programmlogik integriert. Damit können die eigenen Attribute durch Importe beschickt, in Dialogen bearbeitet, in Listen als Suchspalten verwendet, zur Steuerung von Workflows eingesetzt und auch wieder im Export oder in Auswertungen verwendet werden.
Durch die Offenlegung des kompletten FACTScience Datenmodelle ist eine sehr große Anpassbarkeit des Programms gewährleistet.
Anpassungsmöglichkeiten am Design der Webanwendung ist nur sehr rudimentär möglich.
🧱 Erweiterbarkeit
Welche Möglichkeiten bietet der Hersteller bzw. das System, zusätzliche Funktionen aufzunehmen? Gibt es optionale Zusatzmodule? Welche Zusatzmodule, die in der Standardversion nicht automatisch enthalten sind, sind am wichtigsten? Auf welche Weise können Erweiterungen des Systems durchgeführt werden?
Das gesamte System ist modular aufgebaut und ermöglicht, eine für die Einrichtung passende Austattung zu wählen.
FACTScience bietet durch einen sehr breiten Funktionsumfang besonders den medizinischen Standorten die Option, vom Forschungsinformationssystem über Veranstaltungs- und Campus-Management mit einer Integrierten Raum- und Ressourcenverwaltung bis hin zum Postgraduate Management mit einem einheitlichen durchgehenden System abzudecken.
Am FLI werden neben dem Navigationsmodul folgende Module verwendet:
Einrichtungen
Personen
Publikationen
Projekte
Vernetzungen
Zusatzinformationen
Importe
📡 Updatezyklen
Wie häufig und in welchem Umfang gibt es Systemupdates? Müssen die Updates übernommen werden, oder ist das (teilweise) optional? Wie laufen die Updateprozesse ab? Welchen Einfluss haben Nutzer*innen auf die allgemeine Weiterentwicklung des Systems?
Text hier einfügen.
Pro Jahr erscheinen ca. 4 Updates mit neuen Features, zusätzlich erscheinen kleinere Updates mit Bugfixes. Die späteren Updates schließen grundsätzlich alle vorangegangenen ein.
Die Entwicklung von FACTScience erfolgt unmittelbar durch Anforderungen aus den Standorten. Über ein Ticketsystem werden diese gesammelt und verarbeitet, dabei kommen die umgesetzten Anforderungen aus einem oder mehreren Standorten – wenn diese allgemein anzuwenden sind – allen Standorten zugute.
🔧 Wartung und Support
Welche Support- und Wartungsmodelle gibt es? Mit welcher Geschwindigkeit und welcher Gründlichkeit werden Supportanfragen bearbeitet? Gibt es für den Support ein Ticketsystem? Lässt sich das System (auch) selbst warten?
Der Umfang der von QLEO geleisteten Pflege wird von den Institutionen gewählt. QLEO bietet spezifischen Systempflege, Kontingent für individuellen Support und die komplette Betreuung der Systemlandschaft (DBMS und Applikationsserver) an, so dass vom Standort nur Server und Netzwerkeinbindung bereitgestellt werden muss.
⚙️ Technische Anforderungen
Wie und wo wird das System gehostet? Gibt es hier unterschiedliche Modelle, aus denen gewählt werden kann? Wenn das Institut das System hostet (oder hosten kann), welche technischen Anforderungen muss der Server erfüllen? Welche weitere technische Infrastruktur ist erforderlich?
FactScience wird derzeit grundsätzlich ‘on premise’, also auf Servern der Standorte betrieben. Lizenzen gelten Campusweit, es werden weder bei der Anzahl der dezentralen Nutzer noch bei der Anzahl der dezentral eingesetzten Systeme Mengenbeschränkungen eingesetzt.
💶 Kosten und Lizenzmodell
Welche Sachkosten entstehen? Wie hoch sind die einmaligen Kosten, wie hoch sind die laufenden Kosten pro Jahr? Welche Lizenzbänder gibt es, und wie stark unterscheiden sich die Preise zwischen ihnen? Wie hoch ist der Preisunterschied zwischen Hosting seitens des Herstellers und Hosting seitens des Instituts? Welche zusätzlichen Kosten enstehen etwa durch Zusatzmodule? UND: Welcher Personalaufwand entsteht? Wie viel Arbeitszeit muss das Institut investieren, sowohl im Rahmen der Einführung als auch jährlich während des Produktivbetriebs?
Lizenzgebühren werden wahlweise einmalig oder jährlich vereinbart. Lizenzgebühren werden auf Basis der jeweils eingesetzten Module kalkuliert. Es gibt unterschiedliche Wartungsverträge für den allgemeinen Support mit Updates und dem indiviuellen Support, so dass der Vertrag für den individuellen Support dem jeweiligen Stand der Selbstständigkeit und den geplanten Veränderungen am System jährlich angepasst werden kann.
Für die komplette Einführung hat das FLI eine wissenschafltiche Mitarbeiterin in Vollzeit eingesetzt. Im laufenden Betrieb werden ca. 0,5 VZÄ der Wissenschaftskoordination und stundenweiser Support der IT an 2-3 Tagen im Jahr benötigt. Für die Implementierung der inzischen vielen neuen Möglichkeiten wäre 1 VZÄ in der Wissenschaftskoordination wünschenswert.
👥 User-Community
Welche User-Communities gibt es (in der Leibniz-Gemeinschaft, in Deutschland, weltweit)? Wie kann man Teil der Communities werden? Wie und wann kommunizieren die Community-Mitglieder? Gibt es öffentlich verfügbare Ressourcen der Communities? Wie kommuniziert der Hersteller mit den Communities?
Es gibt derzeit keine eigene Community.
⚠️ Nachteile und Verbesserungsbedarf
Was sind mögliche Nachteile des Systems? Was sollte bei der Wahl dieses Systems unbedingt beachtet werden? Inwiefern ist das System stellenweise noch verbesserungsbedürftig? Welche Lücken gibt es, die das System nicht abdeckt?
Für viele eigenen Anpassungen am System sind Programmierkenntnisse notwendig. Wir empfinden das nicht unbedingt als Nachteil, da das System uns damit viel Flexibilität bietet, die den sich ständig verändernden Anforderungen gerecht wird. Nach einer Trainingsphase ermöglicht das weitgehend firmenunabhängiges Arbeiten.
Das Design der Webanwendung für die dezentralen Nutzer und der Recherche App ist in die Jahre gekommen. Laut Qleo wird bereits an einer Modernisierung gearbeitet.