⚠️ Diese Seite befindet sich noch im Aufbau. Sie finden Informationen zu FACTScience im Blogbeitrag “FACTScience – ein flexibles System für Fortgeschrittene” von Claudia Müller, Leibniz Institut für Alternsforschung – Fritz Lipmann Institut e.V. (FLI) und Johanna Wiebeler, Geschäftsstelle der Leibniz-Gemeinschaft (ehemals)
Letztes Aktualisierungsdatum dieses CRIS-Profils: 01.02.2024
Dr. Claudia Müller - FLI
📞 03641 656340 📧 claudia.mueller@leibniz-fli.de
📝 Konzeption
- FACTScience ist ein Forschungsinformations- und Forschungsmanagementsystem mit umfassenden Funktionen zur Individualisierung und Integration in die am jeweiligen Forschungsstandort genutzte Systemlandschaft.
- Das FACTScience Datenmodell ist offengelegt und individuell erweiterbar und geht in vielen Bereichen über den in den verschiedenen CERIF oder KDSF definierten Standards hinaus.
- FACTScience bildet flexible Workflows zur dezentralen Erfassung und Konsolidierung von eingegebenen oder aus externen Quellen übernommenen Daten an. Zentrale und dezentrale Eingabe und Konsolidierungswege lassen sich flexibel definieren, auch eine stellvertretende Datenerfassung und – validierung ist damit möglich.
- FACTScience wird von den Endnutzern in der Regel ohne weitere Schulung eingesetzt, dezentrale Funktionalitäten sind in einfach zu bedienenden Webdialogen abgebilde
- Die FACTScience Administration zur eigenen Anpassung erfordert etwas Expertise in PostgreSQL und HTML, gute Kenntnisse in der Datenbankstruktur und der Verwendung einzelner Attribute. Alternativ können Änderungswünsche auch bei der Firma in Auftrag gegeben werden.
FACTScience ist „kein Programm von der Stange“. Um die Software optimal nutzen zu können, bedarf es größerer Anpassungen, die anfangs zeitaufwendig sind, sich aber später definitiv auszahlen. Die meisten Änderungen können nach der Aufbauphase schnell und firmenunabhängig vorgenommen und damit neue Anforderung kurzfristig problemlos umgesetzt werden.
🗃️ Separat erfassbare Datentypen
Welche Datentypen können erfasst werden? Inwiefern können die erfassbaren Datentypen vom Institut angepasst oder um weitere ergänzt werden? Wird nach Stammdaten, Flussdaten, Verlaufsdaten unterschieden? Können neben Metadaten auch Volltexte, Bilder, Videos usw. aufgenommen werden?
Organisationseinheiten und Personaldaten:
Die Stammdaten lassen sich aus Daten der verwendeten HR oder ERP-Systemen aufbauen und synchronisieren.
Die Aufbauorganisation kann sich aus internen und externen Organisationen zusammensetzen. Die Daten der externen Organisationen lassen sich aus externen Datenbanken wie ROR oder GerIT aufbauen oder damit synchronisieren. Letzere Möglichkeit wird am FLI derzeit noch nicht verwendet.
Personaldaten können mit Rollen, Tätigkeiten, Positionen etc. weit ausdifferenziert und über die Zeit dokumentiert werden und lassen in Auswertungen damit z.B. neben den Stichtagsdaten auch den Nachweis zeitraumbezogener Vollzeitäquvalente zu.
Forschungsleistungen oder Produkte:
In vorgegebenen Bereichen: Publikationen, Projekte, Vernetzungen und weiteren Forschungsleistungen lassen sich individuell alle benötigten Leistungsarten definieren.
- Publikationen jeglicher Art einschließlich Journalartikel, Buchbeiträge, Herausgeberschaften, Kongressbeiträge, Patente, Poster oder Forschungsdaten
- Projekte unterschiedlicher Art (Drittmittelprojekte, Projekte aus internen Förderprogrammen, Sondertatbestände, Geräteförderungen), im Besonderen
- Details der finanziellen Förderung als vereinnahmte oder verausgabte Mittel, deren Aufteilung in Jahresscheiben oder die Aufteilung auf verschiedene am Projekt beteiligten Forscher oder Gruppen unabhängig von der buchhalterischen Zuordnung
- Separate oder kombinierte Workflows Projektanträge und Drittmittelbewilligungen
- Vernetzungen als Kooperationen, Verträge, Gastaufenthalte (outgoing/incoming), , Promotionen, Abschlussarbeiten
- Weitere akademische Forschungstätigkeiten: Vorträge, Veranstaltungen und Veranstaltungsbeteiligungen, Lehrtätigkeit, Auszeichnungen (Preise, Ehrungen), Weiterbildungen oder Medienbeiträgen, Mitgliedschaften, Konferenzorganisation und -teilnahme, Beratungen oder Begutachtungen
- Es gibt weiterhin ein Modul für Studienplanung und Lehrorganisation mit Ressourcen - und Prüfungsmanagement, welches am FLI derzeit nicht genutzt wird.
Alle Bereiche lassen sich individuell um neue Leistungsarten erweitern.
🌟 Besonders hervorhebenswerte Features
Wodurch hebt sich das System besonders hervor? Was bietet das System, das andere Systeme eher nicht bieten? Was sind ganz hervorragende und beeindruckende Aspekte des Systems, die seine Nützlichkeit deutlich erhöhen?
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📊 Reporting-Funktionen
Welche Reporting-Möglichkeiten gibt es? Wie flexibel kann das Reporting angepasst werden? Welche Daten können auf welche Weise bzw. nach welchen Kriterien ausgewertet werden? Welche Visualisierungsmöglichkeiten gibt es? Wie viel von dem, was man für die Leibniz-Paktabfrage benötigt, kann bereits mittels der Standardinstallation des Systems bedient werden? Können Auswertungen oder Berichtsvorlagen gespeichert und laufend aktualisiert werden?
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🧩 Use Cases
Wofür und wie häufig wird das System verwendet? Welche Anwendungsfälle gibt es, insbesondere auch über die “klassische” CRIS-Aufgabe des Reportings hinaus? Was sind Nutzen und Mehrwert des Systems? Was kann man mit den Daten im System machen?
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🛡️ Rollen- und Rechtemodell
Wie detailliert ist das Rollen- und Rechtemodell? Wie viele Rollen gibt es (vielleicht mit Beispielen)? Auf welchen Ebenen können Berechtigungen festgelegt werden? Können Berechtigungen zwischen Nutzer*innen übertragen werden? Berücksichtigt das Rollen- und Rechtemodell auch Gruppen? Wie flexibel sind das Rollen- und Rechtemodell und die Möglichkeiten, Berechtigungen festzulegen?
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🖍️ Qualitätssicherung
Bietet das System Workflows zur Kontrolle bzw. Validierung und Bestätigung von Einträgen? Wie detailliert sind solche Workflows ausgearbeitet und für welche Daten sind sie verfügbar? Welche Kommentar- und Beanchrichtigungsfunktionen gibt es? Gibt es automatische Qualitätssicherungsprozesse wie z. B. kontrollierte Vokabulare beim Eintragen von Affiliationen (etwa mit einer ROR-Integration)?
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↔️ Schnittstellen
Hat das System eine (offene) Schnittstelle zur Datenausgabe? Wie ist diese dokumentiert? An welche anderen Arten von Software kann das System beispielsweise Daten übergeben? Aus welchen Quellen kann das System Daten aufnehmen? In welchen Formaten werden Daten ausgegeben und aufgenommen? Welche Daten können ausgegeben oder aufgenommen werden?
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🧾 Unterstützung persistenter Identifikatoren (PIDs)
Welche persistenten Idenfikatoren (PIDs) unterstützt das System (z. B. DOI für Publikationen, ORCID für Personen, ROR für Institutionen…)? Welche Integrationen gibt es, und wie funktionieren diese? Wofür können PIDs genutzt werden (z. B. Validierung von Eingaben oder Abruf von Daten aus externen Quellen)?
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🔍 Suchfunktion
Welche Möglichkeiten der Suche gibt es? Wird zwischen einfacher und erweiterter Suche unterschieden? Wie stark kann in der erweiterten Suche differenziert werden? Kann mit Operatoren (UND, ODER, NICHT) gesucht werden? Gibt es auch eine Volltextsuche (wenn auch Volltexte in das System aufgenommen werden)? Können Suchanfragen gespeichert werden?
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🪄 Anpassbarkeit / Customization
Welche Möglichkeiten gibt es für das Institut, Anpassungen an den Datentypen, Formularen und Strukturen vorzunehmen? Können neue Datentypen angelegt und bestehende geändert werden? Lassen sich Pflichtfelder definieren? Können Workflows erstellt und angepasst werden? Lässt sich das Reporting anpassen bzw. konfigurieren? Welche Anpassungsmöglichkeiten am Design gibt es?
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🧱 Erweiterbarkeit
Welche Möglichkeiten bietet der Hersteller bzw. das System, zusätzliche Funktionen aufzunehmen? Gibt es optionale Zusatzmodule? Welche Zusatzmodule, die in der Standardversion nicht automatisch enthalten sind, sind am wichtigsten? Auf welche Weise können Erweiterungen des Systems durchgeführt werden?
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📡 Updatezyklen
Wie häufig und in welchem Umfang gibt es Systemupdates? Müssen die Updates übernommen werden, oder ist das (teilweise) optional? Wie laufen die Updateprozesse ab? Welchen Einfluss haben Nutzer*innen auf die allgemeine Weiterentwicklung des Systems?
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🔧 Wartung und Support
Welche Support- und Wartungsmodelle gibt es? Mit welcher Geschwindigkeit und welcher Gründlichkeit werden Supportanfragen bearbeitet? Gibt es für den Support ein Ticketsystem? Lässt sich das System (auch) selbst warten?
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⚙️ Technische Anforderungen
Wie und wo wird das System gehostet? Gibt es hier unterschiedliche Modelle, aus denen gewählt werden kann? Wenn das Institut das System hostet (oder hosten kann), welche technischen Anforderungen muss der Server erfüllen? Welche weitere technische Infrastruktur ist erforderlich?
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💶 Kosten und Lizenzmodell
Welche Sachkosten entstehen? Wie hoch sind die einmaligen Kosten, wie hoch sind die laufenden Kosten pro Jahr? Welche Lizenzbänder gibt es, und wie stark unterscheiden sich die Preise zwischen ihnen? Wie hoch ist der Preisunterschied zwischen Hosting seitens des Herstellers und Hosting seitens des Instituts? Welche zusätzlichen Kosten enstehen etwa durch Zusatzmodule? UND: Welcher Personalaufwand entsteht? Wie viel Arbeitszeit muss das Institut investieren, sowohl im Rahmen der Einführung als auch jährlich während des Produktivbetriebs?
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👥 User-Community
Welche User-Communities gibt es (in der Leibniz-Gemeinschaft, in Deutschland, weltweit)? Wie kann man Teil der Communities werden? Wie und wann kommunizieren die Community-Mitglieder? Gibt es öffentlich verfügbare Ressourcen der Communities? Wie kommuniziert der Hersteller mit den Communities?
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⚠️ Nachteile und Verbesserungsbedarf
Was sind mögliche Nachteile des Systems? Was sollte bei der Wahl dieses Systems unbedingt beachtet werden? Inwiefern ist das System stellenweise noch verbesserungsbedürftig? Welche Lücken gibt es, die das System nicht abdeckt?
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