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Letztes Aktualisierungsdatum dieses CRIS-Profils: 21.11.2024
📝 Konzeption
Was ist der eigentliche Kern des Systems? Was ist die dahinter stehende Philosophie? Was soll das System eigentlich leisten? Ist es ein Selbstmeldesystem oder werden die Daten zentral eingetragen? Hat das System auch Bestandteile, die nicht unbedingt zu einem CRIS im engeren Sinne gehören (z. B. Nutzbarkeit auch als Repositorium)? Ist es ein “Out-of-the-Box”-System, oder muss viel konfiguriert werden?
DSpace-CRIS basiert auf der Software DSpace (Software, um Repositorien zu betreiben). In Göttingen werden Daten zentral aus WoS eingespielt. Forschende können diese “beanspruchen” (claimen). Parallel dazu können Daten von Forschenden auch selbst eingetragen werden.
In Bamberg werden die Daten grundsätzlich von Forschenden selbst eingetragen (Selbstmeldesystem). Die Biblothek prüft (im Gegensatz zu Göttingen) die Einträge auf Vollständigkeit vor Freischaltung.
Out-of-the box ist der Ansatz von Bamberg. Natürlich müssen Workflows (Zwischenschritt für Prüfung) usw. konfiguriert werden. Bei der Anpasssung der Software (= Open Source) empfiehlt es sich am Standard zu bleiben (Updatefähigkeit).
🗃️ Separat erfassbare Datentypen
Welche Datentypen können erfasst werden? Inwiefern können die erfassbaren Datentypen vom Institut angepasst oder um weitere ergänzt werden? Wird nach Stammdaten, Flussdaten, Verlaufsdaten unterschieden? Können neben Metadaten auch Volltexte, Bilder, Videos usw. aufgenommen werden?
DSpace-CRIS vereint Repositorium (DSpace) und CRIS-Funktionalität. Dateien können in DSpace gespeichert werden und via OAI-PMH auch geharvestet werden (z.B. DNB, BASE, OpenAIRE)
🌟 Besonders hervorhebenswerte Features
Wodurch hebt sich das System besonders hervor? Was bietet das System, das andere Systeme eher nicht bieten? Was sind ganz hervorragende und beeindruckende Aspekte des Systems, die seine Nützlichkeit deutlich erhöhen?
DSpace-CRIS bietet eine umfängliche ORCID-Integration (Import von, Aktualisierung nach) Zudem ist die OpenAIRE Anbindung komplett implementiert. Für Bamberg haben wir z.B. einen Export auf die HomePage (Typo3) realisiert. Eigenes Typo3-PlugIn bzw. Nutzung von OData am Literaturangaben in beliebigen CSDL Formaten darzustellen: Siehe dazu : https://fis.uni-bamberg.de/handle/uniba/53683
📊 Reporting-Funktionen
Welche Reporting-Möglichkeiten gibt es? Wie flexibel kann das Reporting angepasst werden? Welche Daten können auf welche Weise bzw. nach welchen Kriterien ausgewertet werden? Welche Visualisierungsmöglichkeiten gibt es? Wie viel von dem, was man für die Leibniz-Paktabfrage benötigt, kann bereits mittels der Standardinstallation des Systems bedient werden? Können Auswertungen oder Berichtsvorlagen gespeichert und laufend aktualisiert werden?
In Bamberg werden die Metadaten bspw. jede Nacht in .csv Dateien ausgespeichert (Publikationen / Forschungsdaten getrennt). Basierend auf diesen .csv-Dateien können bspw. mit RONs Data Edit (https://www.ronsplace.ca/products/ronsdataedit) oder auch mit Excel Dateien zum benötigten Zeitpunkt ausgewertet, Zeitpunkte vergleichen werden. Aktueller Einsatz z.B. für die Ermittlung der Leistungsorientierten Mittelvergabe (LOM) Die Firma 4Science bietet auch ein Modul für Reporting aus DSpace-CRIS heraus an : https://4science.com/dspace-add-ons/
🧩 Use Cases
Wofür und wie häufig wird das System verwendet? Welche Anwendungsfälle gibt es, insbesondere auch über die “klassische” CRIS-Aufgabe des Reportings hinaus? Was sind Nutzen und Mehrwert des Systems? Was kann man mit den Daten im System machen?
Aus Sicht eines Forschenden:
- Selbstmeldesystem, um LOM-relevante Literatur in einem System (FIS) zu erfassen.
- Zentrales System um Open Access zu publizieren (orginär OA, z.B. Thesis) oder Zweitveröffentlichung
- Verknüpfungen schaffen: Eigenes Profil - Publikationen - Forschungsdaten - Auszeichnungen : siehe bspw. https://fis.uni-bamberg.de/entities/person/d564fe66-00af-49af-928f-30b8cb0329d2
- Sichtbarkeit erhöhen. D.h. Wichtig ist, dass freie Metadaten (CC0) weltweit geharvestet werden können (z.B. auch durch Google - insbesondere für Google scholar)
- Literaturlisten / Projekte / .. auf die HomePage bringen.
Aus Sicht Bibliothek:
- Es wird ohnehin ein Repositorium benötigt (warum also zwei Systeme)
- Die Inhalte des FIS stellen letztlich eine Bibliographie der Universität dar, dies ist auch die Grundlage für mögliche Zweitveröffentlichungen
- Monitoring für OA Publikationskosten. Die Universität fördert OA Publikationen mit bis zu 2.000 Euro pro Publikation (spezieller Fond). Publikationen die daraus finanziert werden, müssen (!) im FIS veröffentlicht werden, ebenso werden dort die Kosten hinterlegt (siehe Projekt open cost : https://www.opencost.de/en/)
Aus Sicht Forschungsförderung:
- Nachweis über alle aktuellen Forschungsprojekt an der Universität, verknüpft mit den korrekten ORG-Einheiten
Aus Sicht Universitätsleitung:
- Außendarstellung gegenüber Ministerien bzw. anderen Universitäten
- Nachweissystem für Auszeichnungen / Preise
Aus Sicht Archiv:
- Überblick über Forschungsoutput einer Person
🛡️ Rollen- und Rechtemodell
Wie detailliert ist das Rollen- und Rechtemodell? Wie viele Rollen gibt es (vielleicht mit Beispielen)? Auf welchen Ebenen können Berechtigungen festgelegt werden? Können Berechtigungen zwischen Nutzer*innen übertragen werden? Berücksichtigt das Rollen- und Rechtemodell auch Gruppen? Wie flexibel sind das Rollen- und Rechtemodell und die Möglichkeiten, Berechtigungen festzulegen?
In Bamberg gibt es folgende Rollen:
- Forschende
- Bibliothek (spezielle Sicht / Aufgabenpool, um Meldungen zu validieren/ergänzen)
- Administratoren
🖍️ Qualitätssicherung
Bietet das System Workflows zur Kontrolle bzw. Validierung und Bestätigung von Einträgen? Wie detailliert sind solche Workflows ausgearbeitet und für welche Daten sind sie verfügbar? Welche Kommentar- und Beanchrichtigungsfunktionen gibt es? Gibt es automatische Qualitätssicherungsprozesse wie z. B. kontrollierte Vokabulare beim Eintragen von Affiliationen (etwa mit einer ROR-Integration)?
Es sind Workflows möglich. Z.B. Ein Workflow-ITEM wird vor Veröffentlichung erst zur Bibliothek weitergegeben (Qualitätskontrolle) und erst dann veröffentlicht.
↔️ Schnittstellen
Hat das System eine (offene) Schnittstelle zur Datenausgabe? Wie ist diese dokumentiert? An welche anderen Arten von Software kann das System beispielsweise Daten übergeben? Aus welchen Quellen kann das System Daten aufnehmen? In welchen Formaten werden Daten ausgegeben und aufgenommen? Welche Daten können ausgegeben oder aufgenommen werden?
Import: ISBN-Import, DOI-Import, ORCID-Import : Nur geringe Auswahl (an tatsächlich möglichen) aktiviert, da man Mappings (externes Schema auf internes Schema) auch pflegen muss. Export über OAI-PMH : DNB, BASE, OpenAIRE Realisierung ORCID Push (Direkte Weitergabe von Daten an ORCID, wenn vom Forschenden gewünscht) Schnittstelle Typo3 🧾 Unterstützung persistenter Identifikatoren (PIDs)
Welche persistenten Idenfikatoren (PIDs) unterstützt das System (z. B. DOI für Publikationen, ORCID für Personen, ROR für Institutionen…)? Welche Integrationen gibt es, und wie funktionieren diese? Wofür können PIDs genutzt werden (z. B. Validierung von Eingaben oder Abruf von Daten aus externen Quellen)?
Personen: ORCID; GND
Organisation (Einrichtung selbst): ROR. Projekt-IDs
🔍 Suchfunktion
Welche Möglichkeiten der Suche gibt es? Wird zwischen einfacher und erweiterter Suche unterschieden? Wie stark kann in der erweiterten Suche differenziert werden? Kann mit Operatoren (UND, ODER, NICHT) gesucht werden? Gibt es auch eine Volltextsuche (wenn auch Volltexte in das System aufgenommen werden)? Können Suchanfragen gespeichert werden?
Ja. Siehe hier : https://fis.uni-bamberg.de/home . Allgemeine Suche auf Startseite, jeweils eigene Suche für jede Entität (Publikationen, Forschungsdaten, …) Volltextsuche prinzipell möglich, in Bamberg aber aktuell nicht genutzt.
🪄 Anpassbarkeit / Customization
Welche Möglichkeiten gibt es für das Institut, Anpassungen an den Datentypen, Formularen und Strukturen vorzunehmen? Können neue Datentypen angelegt und bestehende geändert werden? Lassen sich Pflichtfelder definieren? Können Workflows erstellt und angepasst werden? Lässt sich das Reporting anpassen bzw. konfigurieren? Welche Anpassungsmöglichkeiten am Design gibt es?
Die Software ist Open Source. Die Konfigurationsmöglichkeiten sehr vielfältig.
🧱 Erweiterbarkeit
Welche Möglichkeiten bietet der Hersteller bzw. das System, zusätzliche Funktionen aufzunehmen? Gibt es optionale Zusatzmodule? Welche Zusatzmodule, die in der Standardversion nicht automatisch enthalten sind, sind am wichtigsten? Auf welche Weise können Erweiterungen des Systems durchgeführt werden?
Von 4Science angebotene Moduele bspw. hier : https://4science.com/dspace-add-ons/
📡 Updatezyklen
Wie häufig und in welchem Umfang gibt es Systemupdates? Müssen die Updates übernommen werden, oder ist das (teilweise) optional? Wie laufen die Updateprozesse ab? Welchen Einfluss haben Nutzer*innen auf die allgemeine Weiterentwicklung des Systems?
DSpace-CRIS basiert auf DSpace. Sobald eine neue DSpace Version erscheint, folgt (in gewissem Abstand) eine CRIS Version. Wenn man am Standard bleibt sind Updateprozesse weniger aufwändig. Eigenentwicklungen müssen getestet und ggf. angepasst werden. Es ist jeder Einrichtung selbst überlassen, welches Update sie machen bzw. überspringen. In Bamberg werden aber bspw. vom Rechenzentrum keine veralteten JAVA Versionen geduldet und es existieren Vorgaben zu verwendeter Betriebssystemversionen (LTS). D.h. es ist generell ein Thema der IT-Sicherheit.
🔧 Wartung und Support
Welche Support- und Wartungsmodelle gibt es? Mit welcher Geschwindigkeit und welcher Gründlichkeit werden Supportanfragen bearbeitet? Gibt es für den Support ein Ticketsystem? Lässt sich das System (auch) selbst warten?
DSpace-CRIS kann selbst betrieben werden (Open Source) oder man lässt bei einer Firma hosten. Aktuell bspw. 4 Science (Italien) und The Library Code (Deutschland) Anfrage an die Communtiy siehe Punkt Community.
⚙️ Technische Anforderungen
Wie und wo wird das System gehostet? Gibt es hier unterschiedliche Modelle, aus denen gewählt werden kann? Wenn das Institut das System hostet (oder hosten kann), welche technischen Anforderungen muss der Server erfüllen? Welche weitere technische Infrastruktur ist erforderlich?
Siehe Wartung und Support. Technische Anforderungen siehe auf den Seiten von Lyrasis (Dachorganisation von DSpace) bzw. in GitHub zur jeweiligen Version von DSpace bzw. DSpace-CRIS
💶 Kosten und Lizenzmodell
Welche Sachkosten entstehen? Wie hoch sind die einmaligen Kosten, wie hoch sind die laufenden Kosten pro Jahr? Welche Lizenzbänder gibt es, und wie stark unterscheiden sich die Preise zwischen ihnen? Wie hoch ist der Preisunterschied zwischen Hosting seitens des Herstellers und Hosting seitens des Instituts? Welche zusätzlichen Kosten enstehen etwa durch Zusatzmodule? UND: Welcher Personalaufwand entsteht? Wie viel Arbeitszeit muss das Institut investieren, sowohl im Rahmen der Einführung als auch jährlich während des Produktivbetriebs?
Einrichtungsspezifisch / je nach Ziel
👥 User-Community
Welche User-Communities gibt es (in der Leibniz-Gemeinschaft, in Deutschland, weltweit)? Wie kann man Teil der Communities werden? Wie und wann kommunizieren die Community-Mitglieder? Gibt es öffentlich verfügbare Ressourcen der Communities? Wie kommuniziert der Hersteller mit den Communities?
Leibniz : Weltweit : Lyrasis ist die Dachorganisation (non-profit) D-Space selbst ist m.E. die weltweit am verbeiteste Lösung für Repositorien (17.11.2024 : 3.124 Instanzen) : https://dspace.org/meet-our-users/
D-Space-CRIS ist Teil der DSpace-Community. Die Instanzen von DSpace-CRIS sind hier aufgeführt : https://wiki.lyrasis.org/display/DSPACECRIS/DSpace-CRIS+Users (17.1..2024 : ca. 160-180)
Aktuell (2025) ist eine Entscheidung geplant, ob DSpace-CRIS vollständig in DSpace integriert werden kann: 
4Science DSpace leadership investigates DSpace/DSpace-CRIS merger - 4Sciencells d
In Deutschland:
- gibt es ein DSpace-Konsortium um die Software zu finanzieren (2024, 42 Mitglieder) : https://wiki.lyrasis.org/display/DSPACE/DSpace-Konsortium+Deutschland
- gibt es jedes Jahr ein DSpace/DSpace-CRIS Praxistreffen : z.B. 2024 in Mainz : https://wiki.lyrasis.org/display/DSPACE/DSpace+Praxistreffen+2024
- veranstaltet the Library Code (Pascal Becker, Berlin) sogenannte Open Houre um über die Entwicklung in der Community zu berichten
Technische Mitarbeit in Working Groups (Dpace bzw. DSpace-CRIS möglich).
⚠️ Nachteile und Verbesserungsbedarf
Was sind mögliche Nachteile des Systems? Was sollte bei der Wahl dieses Systems unbedingt beachtet werden? Inwiefern ist das System stellenweise noch verbesserungsbedürftig? Welche Lücken gibt es, die das System nicht abdeckt?
Einrichtungsspezifisch. Je nach Ziele